Invoice Flow app icon Invoice Flow management حمّل التطبيق
AR

حساب المقهى الذي علّمني كيف أفوتر مخبزًا

بقلم ديان كوفالسكي، صاحبة مخبز — بورتلاند، أوريغون

افتتحت مخبز Honeycomb عام 2016 من مطبخ تجاري كنت أستأجره بالساعة. في العامين الأولين، كان كل شيء تجزئة — أسواق مزارعين، وأكشاك مؤقتة، ونظام طلب مسبق صغير عبر Instagram. ثم في أواخر 2018 سألني مقهى يبعد أربعة مربّعات عن منزلي إن كنت أستطيع تزويد واجهة عرض المعجنات لديهم.

ثمانية كرواسون يوميًا. اثنتا عشرة مافن. ستة سكونز. أرادوا التوصيل يوم الاثنين والأربعاء والجمعة. وكان لديهم نحو عشرين ألف دولار شهريًا من حركة الزوار.

قلت نعم على الفور.

بعد ثلاثة أشهر، صار لديّ مشكلة في جدول البيانات، ودفعتان فائتتان، وفاتورة الأسبوع الأول التي وصفها محاسب المقهى بأنها «مجرد صورة لشعارك مع رقم». كنت قد بنيت عملًا للتجزئة. ولم تكن لديّ أدنى فكرة عن كيفية فوترة الجملة.

مشكلة فاتورة حساب الجملة

كان محاسب المقهى محقًا. كانت فوترتي محرجة. كنت أرسل لها الإجمالي في رسالة نصية نهاية الأسبوع، وهي كانت بحاجة إلى فاتورة رسمية ببنود، ورقم أمر شراء، ورقم فاتورة يمكنها تتبّعه.

كما لم أفهم كيف يعمل صافي 30 يومًا عمليًا. كانوا قد قالوا «صافي 30» في البداية، وفهمت أنها تعني أنهم سيدفعون خلال ثلاثين يومًا. ما لم أفهمه هو أن العدّاد يبدأ حين يتلقون الفاتورة — وإذا لم أرسل الفاتورة إلا نهاية الشهر، فإن الثلاثين يومًا تبدأ حينها.

كنت أفوتر عمليات التوصيل الأسبوعية دفعة واحدة نهاية الشهر، ثم أنتظر ثلاثين يومًا أخرى. كان نقدي مقيّدًا لمدة ستين يومًا مقابل مؤن اشتريتها وسلّمتها قبل ستة أسابيع.

كان حساب المقهى 2,800 دولار شهريًا. ومع دورة فوترتي المعطوبة، كنت دائمًا مستحِقة لشهر إلى شهرين من الإيرادات. أول مرة حسبتها فعلًا، كنت جالسة على 4,900 دولار من الذمم المستحقة من حساب واحد.

أصلحت ثلاثة أمور: تكرار الفوترة، وتنسيق الفاتورة، وشروط السداد الصافية.

فاتورة الجملة الأسبوعية

محرر الفواتير في تطبيق Invoice Flow لمخبز — كعكة زفاف من 3 طبقات، صندوق تذوّق، توصيل للمكان واستئجار حامل مع تاريخ الفعالية وعدد الحصص والتصميم في حقول مخصصة
الكعكة، صندوق التذوّق، التوصيل، الحامل — مع تاريخ الزفاف ودفعة 50% مُسجّلين.

بعد مشكلة المقهى، نقلت حسابات الجملة إلى الفوترة الأسبوعية بشروط صافي 7 أيام. صافي 7 أيام غير معتاد للجملة — فمعظم المخابز تفوتر شهريًا بصافي 30 يومًا. لكن بالنسبة لعمل صغير بتكاليف إنتاج يومية، كان انتظار ثلاثين يومًا غير مستدام.

مخبز جملة — فاتورة أسبوعية — [اسم الحساب] — أسبوع [التاريخ]:

تفاصيل الحساب:

عمليات التوصيل هذا الأسبوع:

كان التفصيل بحسب يوم التسليم طلبًا محددًا من محاسبة المقهى — كانت بحاجة إلى التوفيق بين عمليات التوصيل وسجل الاستلام لديها. وبمجرد أن بدأت أطابق تنسيقها، هبطت نزاعات الفواتير إلى صفر.

فواتير الكيك المخصص والطلبات الخاصة

تتطلب الطلبات المخصصة — كيك الأعراس، وكيك أعياد الميلاد، والمخبوزات المتخصصة — بنية عربون. فالمواد والعمالة تُنفق قبل استلام الطلب.

طلب مخصص — [اسم العميل] — [تاريخ الاستلام/التسليم]:

العربون للطلبات المخصصة ضروري. صنعت ذات مرة كيك عيد ميلاد مخصصًا بقيمة 380 دولارًا — زخارف فوندان، ونظام ألوان محدد، واسم طفل العميلة بخط منمّق — ولم تحضر العميلة. كان العربون الذي جمعته آنذاك 100 دولار. خسرت مواد بقيمة 280 دولارًا ويوم سبت كامل من العمل.

الآن، الطلبات المخصصة 50% غير قابلة للاسترداد عند التأكيد. يغطي العربون المواد. ويُجمع الرصيد عند الاستلام.

الطلبات المؤسسية وطلبات الفعاليات المسبقة

مستندات تطبيق Invoice Flow لمخبز — كعكة زفاف بعربون، وطلب مقهى بالجملة، وبرنامج كعك مكتب شركة مدفوع، وتوصيل مدفوع
كعك مخصص، ومقهى بالجملة، وبرامج شركات — كل نوع طلب مسجّل.

كثيرًا ما تقدّم المكاتب ومنسّقو الفعاليات وجهات التواصل في القاعات طلبات مسبقة كبيرة للاجتماعات، وإفطار المكاتب، والفعاليات المزوّدة بالطعام.

طلب معجنات مؤسسي مسبق — [اسم الشركة] — [التاريخ]:

الطلبات المؤسسية المسبقة هي حيث تهمّ أرقام أوامر الشراء. شركة عقارات أزوّدها بإفطار الوكلاء الشهري جعلتني أنتظر ثمانية أسابيع مقابل دفعة قدرها 460 دولارًا ذات مرة لأنني لم يكن لديّ رقم أمر شراء على الفاتورة. لم يستطع نظام الحسابات الدائنة لديهم معالجتها. الآن أطلب أمر الشراء عند الطلب.

إيصالات مبيعات أسواق المزارعين والتجزئة

مبيعات أسواق المزارعين نقدًا وبطاقة — لا حاجة للفوترة. لكن بعض العملاء يريدون إيصالًا لأغراض تقارير المصروفات أو الأغراض الضريبية للأعمال.

إيصال مبيعات تجزئة — مخبز Honeycomb — [التاريخ]:

يُنشئ InvoiceFlow هذه بسرعة عندما يطلبها العملاء — إيصال احترافي يحمل اسم عملي وجهة تواصلي، يُرسل إلى بريدهم الإلكتروني.

فواتير الاشتراك والطلبات الدائمة

الفواتير المتكررة في تطبيق Invoice Flow لمخبز — طلب مقهى أسبوعي دائم واشتراك نادي خبز حرفي شهري
طلب المقهى الأسبوعي ونادي الخبز يُفوتران نفسيهما — أنتَ تخبز، لا تُطارِد.

بعض العملاء يقدّمون الطلب نفسه كل أسبوع — مطعم يطلب الخبز مرتين أسبوعيًا، أو أسرة تشترك في صندوق معجنات أسبوعي. لهؤلاء أستخدم فاتورة متكررة.

اشتراك صندوق المعجنات الأسبوعي — [اسم العميل] — أسبوع [التاريخ]:

استغرقني نموذج الاشتراك عامين لأجرّبه، وأتمنى لو بدأته أبكر. واحد وثلاثون اشتراكًا نشطًا بمتوسط 52 دولارًا/أسبوع = 1,612 دولارًا/أسبوع من إيرادات مضمونة، بغض النظر عن الطقس أو يوم السوق.

العمل بعد ثماني سنوات

توزيع الإيرادات الحالي:

عندما كنت أبيع في أسواق المزارعين فقط، كنت أجني نحو 2,800 دولار/شهر. حسابات الجملة غيّرت الحد الأدنى. والاشتراكات غيّرت الحد الأقصى.

ماذا يفعل InvoiceFlow للمخابز

تمتد فوترة المخابز عبر فواتير جملة أسبوعية بتفصيل بحسب يوم التسليم، وعرابين كيك مخصصة بسياسات إلغاء، وطلبات مؤسسية مسبقة بحقول أمر شراء، وإيصالات تجزئة، وفوترة اشتراك متكررة. يتعامل InvoiceFlow مع كل هذه من تطبيق Android واحد — فواتير أسبوعية متكررة لحسابات الجملة، وتتبّع عربون للطلبات المخصصة، وحقول أمر شراء للعملاء المؤسسيين.

نزّل InvoiceFlow. ابنِ قالب فاتورة الجملة مع التفصيل بحسب يوم التسليم وشروط صافي 7 أيام. أنشئ فوترة الاشتراك مع فوترة تلقائية أسبوعية. أضف العربون وسياسة الإلغاء إلى فواتير الطلبات المخصصة. حساب المقهى الذي يدفع بصافي 7 أيام يساوي أكثر من شهر من طاولات السوق — ويبدأ بفاتورة احترافية.

ديان كوفالسكي هي صاحبة مخبز Honeycomb في بورتلاند، أوريغون، وتقدّم معجنات الجملة، والكيك المخصص، وصناديق الاشتراك، ومبيعات أسواق التجزئة، والطلبات المؤسسية المسبقة.