Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

חשבון בית הקפה שלימד אותי איך לחייב מאפייה

מאת דיאן קובלסקי, בעלת מאפייה — פורטלנד, אורגון

פתחתי את מאפיית Honeycomb ב-2016 ממטבח מסחרי ששכרתי לפי שעה. בשנתיים הראשונות הכול היה קמעונאי — שווקי איכרים, דוכני פופ-אפ, מערכת הזמנות מראש קטנה דרך אינסטגרם. אז, בסוף 2018, בית קפה במרחק ארבעה רחובות מביתי שאל אם אספק את מקרר המאפים שלו.

שמונה קרואסונים ביום. שנים-עשר מאפינס. שישה סקונס. הם רצו משלוח בימי שני, רביעי ושישי. הייתה להם תנועת לקוחות של כעשרים אלף בחודש.

עניתי כן מיד.

שלושה חודשים לאחר מכן, הייתה לי בעיית גיליון אלקטרוני, שני תשלומים שהוחמצו, וחשבונית של השבוע הראשון שמנהלת החשבונות של בית הקפה תיארה כ”סתם תמונה של הלוגו שלך עם מספר”. בניתי עסק קמעונאי. לא היה לי מושג איך לחייב בסיטונאות.

בעיית חשבונית החשבון הסיטונאי

מנהלת החשבונות של בית הקפה צדקה. החיוב שלי היה מביך. שלחתי לה סכום כולל בהודעה בסוף השבוע, והיא הייתה זקוקה לחשבונית רשמית עם שורות פירוט, מספר הזמנת רכש ומספר חשבונית שהיא יכולה לעקוב אחריו.

גם לא הבנתי איך שוטף+30 עובד בפועל. הם אמרו “שוטף+30” בהתחלה, שהבנתי כאילו ישלמו תוך שלושים יום. מה שלא הבנתי הוא שהשעון מתחיל לרוץ כשהם מקבלים את החשבונית — ואם לא שלחתי את החשבונית עד סוף החודש, שלושים הימים התחילו רק אז.

חייבתי את כל משלוחי השבוע בבת אחת בסוף החודש, ואז חיכיתי עוד שלושים יום. המזומן שלי היה תקוע במשך שישים יום על חומרים שקניתי ומסרתי שישה שבועות קודם לכן.

חשבון בית הקפה היה ₪10,000 בחודש. עם מחזור החיוב השבור שלי, תמיד היו חייבים לי הכנסה של חודש עד חודשיים. בפעם הראשונה שבאמת מיפיתי את זה, ישבתי על ₪17,500 בחובות פתוחים מחשבון אחד.

תיקנתי שלושה דברים: תדירות החיוב, פורמט החשבונית ותנאי התשלום.

החשבונית הסיטונאית השבועית

עורך החשבוניות של Invoice Flow app של מאפייה — עוגת חתונה תלת-קומתית, קופסת טעימות, משלוח לאולם והשכרת מעמד עם תאריך אירוע, מספר מנות ועיצוב בשדות מותאמים
העוגה, קופסת הטעימות, המשלוח, המעמד — עם תאריך החתונה ומקדמת 50% מתועדים.

אחרי בעיית בית הקפה, העברתי את החשבונות הסיטונאיים לחיוב שבועי בתנאי שוטף+7. שוטף+7 חריג בסיטונאות — רוב המאפיות מחייבות חודשית בשוטף+30. אבל לעסק קטן עם עלויות ייצור יומיות, המתנה של שלושים יום לא הייתה ברת-קיימא.

מאפייה סיטונאית — חשבונית שבועית — [שם החשבון] — שבוע של [תאריך]:

פרטי חשבון:

משלוחים השבוע:

פירוט לפי יום משלוח היה בקשה ספציפית של מנהלת החשבונות של בית הקפה — היא הייתה צריכה להתאים את המשלוחים ליומן הקבלה שלה. ברגע שהתחלתי להתאים את הפורמט שלה, מחלוקות על חשבוניות ירדו לאפס.

חשבוניות עוגות מותאמות והזמנות מיוחדות

הזמנות מותאמות — עוגות חתונה, עוגות יום הולדת, מאפים מיוחדים — דורשות מבנה מקדמה. החומרים והעבודה נכנסים לפני שההזמנה נאספת.

הזמנה מותאמת — [שם לקוח] — [תאריך איסוף/מסירה]:

המקדמה להזמנות מותאמות היא חיונית. פעם הכנתי עוגת יום הולדת מותאמת ב-₪1,400 — קישוטי פונדנט, סכמת צבעים מסוימת, שם הילד של הלקוחה בכתב יד — והלקוחה לא הגיעה. המקדמה שגביתי הייתה ₪370 באותה תקופה. הפסדתי ₪1,030 של חומרים ויום שבת שלם של עבודה.

עכשיו, הזמנות מותאמות הן 50% לא ניתנות להחזר באישור. המקדמה מכסה חומרים. היתרה נגבית באיסוף.

הזמנות מראש עסקיות ולאירועים

מסמכים באפליקציית Invoice Flow של מאפייה — עוגת חתונה עם מקדמה, הזמנה סיטונאית לבית קפה, תוכנית עוגות משרד ארגונית משולמת ומשלוח משולם
עוגות מותאמות, סיטונאות לבתי קפה, תוכניות ארגוניות — כל סוג הזמנה מתועד.

משרדים, מפיקי אירועים ואנשי קשר של אולמות מבצעים לעיתים קרובות הזמנות מראש גדולות לפגישות, לארוחות בוקר במשרד ולאירועים עם קייטרינג.

הזמנת מאפים מראש עסקית — [שם חברה] — [תאריך]:

הזמנות מראש עסקיות הן המקום שבו מספרי הזמנת רכש חשובים. חברת נדל”ן שאני מספקת לה ארוחות בוקר חודשיות לסוכנים גרמה לי פעם להמתין שמונה שבועות לתשלום של ₪1,700 כי לא היה לי מספר הזמנת רכש בחשבונית. מערכת הזכאים לתשלום שלהם לא יכלה לעבד אותה. עכשיו אני מבקשת את הזמנת הרכש בזמן ההזמנה.

קבלות מכירה בשוק איכרים ובקמעונאות

מכירות בשוק איכרים הן במזומן ובכרטיס — אין צורך בחשבונית. אך חלק מהלקוחות רוצים קבלה לצורכי דיווח הוצאות או מס עסקי.

קבלת מכירה קמעונאית — מאפיית Honeycomb — [תאריך]:

InvoiceFlow מפיק אותן במהירות כשלקוחות מבקשים — קבלה מקצועית עם שם העסק ופרטי הקשר שלי, נשלחת לדוא”ל שלהם.

חשבוניות מנוי והזמנות קבע

חשבוניות חוזרות באפליקציית Invoice Flow של מאפייה — הזמנה קבועה שבועית לבית קפה ומנוי מועדון לחם מלאכה חודשי
ההזמנה השבועית של בית הקפה ומועדון הלחם מחייבים את עצמם — אתה אופה, לא רודף.

חלק מהלקוחות מבצעים את אותה הזמנה מדי שבוע — מסעדה שמזמינה לחם פעמיים בשבוע, משק בית שמנוי על ארגז מאפים שבועי. עבורם, אני משתמשת בחשבונית תקופתית.

מנוי ארגז מאפים שבועי — [שם לקוח] — שבוע של [תאריך]:

מודל המנוי לקח לי שנתיים לנסות, והלוואי שהתחלתי מוקדם יותר. שלושים ואחד מנויים פעילים בממוצע של ₪195/שבוע = ₪6,045/שבוע בהכנסה מובטחת, ללא קשר למזג האוויר או ליום השוק.

העסק שמונה שנים לתוך הדרך

פילוח הכנסות נוכחי:

כשמכרתי בשווקי איכרים בלבד, הרווחתי בערך ₪10,000/חודש. חשבונות סיטונאיים שינו את הרצפה. מנויים שינו את התקרה.

מה InvoiceFlow עושה למאפיות

חיוב מאפייה משתרע על חשבוניות סיטונאיות שבועיות עם פירוט לפי יום משלוח, מקדמות עוגה מותאמת עם מדיניות ביטול, הזמנות מראש עסקיות עם שדות הזמנת רכש, קבלות קמעונאיות וחיוב מנויים תקופתי. InvoiceFlow מטפל בכל אלה מאפליקציית Android אחת — חשבוניות תקופתיות שבועיות לחשבונות סיטונאיים, מעקב מקדמות להזמנות מותאמות, ושדות הזמנת רכש ללקוחות עסקיים.

הורידו את InvoiceFlow. בנו את תבנית החשבונית הסיטונאית עם פירוט לפי יום משלוח ותנאי שוטף+7. הגדירו חיוב מנויים עם חשבונית אוטומטית שבועית. הוסיפו את המקדמה ומדיניות הביטול לחשבוניות ההזמנות המותאמות. חשבון בית הקפה שמשלם בשוטף+7 שווה יותר מחודש של דוכני שוק — וזה מתחיל בחשבונית מקצועית.

דיאן קובלסקי היא בעלת מאפיית Honeycomb בפורטלנד, אורגון, המספקת מאפים סיטונאיים, עוגות מותאמות, ארגזי מנוי, מכירות קמעונאיות בשוק והזמנות מראש עסקיות.