Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Клієнт-кафе, який навчив мене виставляти рахунки для пекарні

Автор: Діана Ковальскі, власниця пекарні — Портленд, штат Орегон

Я відкрила пекарню Honeycomb Bakery у 2016 році, орендуючи погодинно промислову кухню. Перші два роки все було роздрібним — фермерські ринки, поп-ап-події, невелика система передзамовлень через Instagram. Потім наприкінці 2018 року кафе за чотири квартали від мого дому запитало, чи не постачатиму я їхню вітрину випічки.

Вісім круасанів на день. Дванадцять мафінів. Шість сконів. Вони хотіли доставку в понеділок, середу та п’ятницю. У них було близько двадцяти тисяч доларів на місяць від відвідувачів.

Я одразу погодилася.

Три місяці по тому я мала проблему з таблицями, два пропущені платежі та рахунок за перший тиждень, який бухгалтерка кафе описала як «просто фото вашого логотипа з цифрою». Я побудувала роздрібний бізнес. Я гадки не мала, як виставляти оптові рахунки.

Проблема оптового рахунку клієнта

Бухгалтерка кафе мала рацію. Мої рахунки були ганебними. Я надсилала їй загальну суму в кінці тижня повідомленням, а їй був потрібен офіційний рахунок із позиціями, номером PO та номером рахунку, який вона могла б відстежувати.

Я також не розуміла, як net-30 працює на практиці. Вони на початку сказали «net-30», що я зрозуміла як обіцянку заплатити протягом тридцяти днів. Чого я не розуміла — це те, що відлік починався, коли вони отримували рахунок, і якщо я не надсилала рахунок до кінця місяця, тридцять днів починалися саме тоді.

Я виставляла рахунки за щотижневі доставки всі разом наприкінці місяця, а потім чекала ще тридцять днів. Мої гроші були заморожені на шістдесят днів на продуктах, які я купила й доставила шість тижнів тому.

Клієнт-кафе давало $2 800 на місяць. З моїм зламаним циклом виставлення рахунків мені постійно були винні дохід за один-два місяці. Коли я вперше це справді розписала, я сиділа на $4 900 непогашеної дебіторки від одного клієнта.

Я виправила три речі: частоту рахунків, формат рахунків та умови оплати.

Щотижневий оптовий рахунок

Редактор рахунків пекарні в Invoice Flow app — 3-ярусний весільний торт, дегустаційний бокс, доставка на локацію та оренда підставки з датою заходу, кількістю порцій і дизайном у кастомних полях
Торт, дегустаційний бокс, доставка, підставка — з весільною датою та 50% депозитом на обліку.

Після проблеми з кафе я перевела оптових клієнтів на щотижневе виставлення рахунків з умовами net-7. Net-7 незвично для опту — більшість пекарень виставляють рахунки щомісяця з net-30. Але для малого бізнесу з щоденними виробничими витратами чекати тридцять днів було нежиттєздатно.

Оптова пекарня — Щотижневий рахунок — [Назва клієнта] — Тиждень від [Дата]:

Дані клієнта:

Доставки цього тижня:

Деталізація за днями доставки була конкретним запитом бухгалтерки мого кафе — їй треба було звіряти доставки зі своїм журналом отримання. Щойно я почала відповідати її формату, спори щодо рахунків впали до нуля.

Рахунки за авторські торти та спеціальні замовлення

Авторські замовлення — весільні торти, торти на день народження, фірмова випічка — вимагають структури завдатку. Матеріали та праця вкладаються ще до того, як замовлення заберуть.

Авторське замовлення — [Ім’я клієнта] — [Дата видачі/доставки]:

Завдаток за авторські замовлення є необхідним. Одного разу я зробила авторський торт на день народження за $380 — декор із мастики, конкретна кольорова схема, ім’я дитини клієнтки прописом — і клієнтка не з’явилася. Завдаток, який я тоді зібрала, був $100. Я втратила матеріалів на $280 і цілу суботу праці.

Тепер авторські замовлення — це 50% безповоротно при підтвердженні. Завдаток покриває матеріали. Залишок збирається при видачі.

Корпоративні передзамовлення та передзамовлення на заходи

Документи застосунку Invoice Flow пекарні — весільний торт із завдатком, оптове замовлення кав’ярні, сплачена корпоративна програма офісних тортів і сплачена доставка
Індивідуальні торти, оптова кав’ярня, корпоративні програми — кожен тип замовлення на обліку.

Офіси, координатори заходів та контакти закладів часто розміщують великі передзамовлення для зустрічей, офісних сніданків та кейтеринг-заходів.

Корпоративне передзамовлення випічки — [Назва компанії] — [Дата]:

Корпоративні передзамовлення — це те, де номери PO мають значення. Ріелторська фірма, яку я постачаю для щомісячних сніданків агентів, одного разу змусила мене чекати вісім тижнів на платіж $460, бо в мене не було номера PO на рахунку. Їхня система кредиторської заборгованості не могла його опрацювати. Тепер я прошу PO під час замовлення.

Чеки з фермерського ринку та роздрібних продажів

Продажі на фермерському ринку — це готівка й картка, рахунки не потрібні. Але деякі покупці хочуть чек для звітності про витрати чи бізнес-податкових цілей.

Роздрібний чек продажу — Honeycomb Bakery — [Дата]:

InvoiceFlow швидко генерує їх, коли покупці просять — професійний чек з назвою мого бізнесу та контактом, надісланий на їхній email.

Рахунки за підписки та постійні замовлення

Регулярні рахунки Invoice Flow app пекарні — щотижневе постійне замовлення кафе та місячна підписка на клуб ремісничого хліба
Щотижневе замовлення кафе та хлібний клуб виставляють собі рахунки самі — ви печете, а не наздоганяєте.

Деякі клієнти розміщують те саме замовлення щотижня — ресторан, який замовляє хліб двічі на тиждень, домогосподарство, яке підписується на щотижневий бокс випічки. Для них я використовую регулярний рахунок.

Щотижнева підписка на бокс випічки — [Ім’я клієнта] — Тиждень від [Дата]:

Модель підписки я наважилася спробувати аж через два роки, і шкодую, що не почала раніше. Тридцять одна активна підписка в середньому по $52/тиждень = $1 612/тиждень гарантованого доходу, незалежно від погоди чи ринкового дня.

Бізнес через вісім років

Поточний розподіл доходу:

Коли я продавала лише на фермерських ринках, я заробляла близько $2 800/місяць. Оптові клієнти змінили нижню межу. Підписки змінили верхню.

Що InvoiceFlow робить для пекарень

Виставлення рахунків у пекарні охоплює щотижневі оптові рахунки з деталізацією за днями доставки, завдатки за авторські торти з політиками скасування, корпоративні передзамовлення з полями PO, роздрібні чеки та регулярне виставлення рахунків за підписку. InvoiceFlow обробляє все це в одному застосунку для Android — щотижневі регулярні рахунки для оптових клієнтів, відстеження завдатків для авторських замовлень і поля PO для корпоративних клієнтів.

Завантажте InvoiceFlow. Побудуйте шаблон оптового рахунку з деталізацією за днями доставки та умовами net-7. Налаштуйте виставлення рахунків за підписку зі щотижневим авто-виставленням. Додайте завдаток і політику скасування до рахунків за авторські замовлення. Клієнт-кафе, що платить net-7, вартий більше, ніж місяць ринкових столів — і починається це з професійного рахунку.

Діана Ковальскі — власниця пекарні Honeycomb Bakery у Портленді, штат Орегон, що надає оптову випічку, авторські торти, бокси-підписки, роздрібні ринкові продажі та корпоративні передзамовлення.