Invoice Flow app icon Invoice Flow management Stáhnout aplikaci
CS

Kavárenský účet, který mě naučil, jak fakturovat v pekárně

Napsala Diane Kowalski, majitelka pekárny — Portland, Oregon

Pekárnu Honeycomb Bakery jsem otevřela v roce 2016 v komerční kuchyni, kterou jsem si pronajímala na hodiny. První dva roky bylo všechno maloobchod — farmářské trhy, pop-up akce, malý systém předobjednávek přes Instagram. Pak se na konci roku 2018 kavárna čtyři bloky od mého domu zeptala, jestli bych jim nezásobovala vitrínu s pečivem.

Osm croissantů denně. Dvanáct muffinů. Šest scones. Chtěli rozvoz v pondělí, ve středu a v pátek. Měli asi dvacet tisíc dolarů měsíčně z návštěvnosti.

Okamžitě jsem řekla ano.

O tři měsíce později jsem měla problém s tabulkou, dvě zmeškané platby a fakturu z prvního týdne, kterou účetní kavárny popsala jako „jen fotku vašeho loga s číslem“. Vybudovala jsem maloobchodní podnik. Neměla jsem ponětí, jak fakturovat velkoobchod.

Problém s fakturou velkoobchodního účtu

Účetní kavárny měla pravdu. Moje fakturace byla trapná. Na konci týdne jsem jí posílala esemesku s celkovou částkou a ona potřebovala formální fakturu s položkami, číslem objednávky (PO) a číslem faktury, které si mohla evidovat.

Taky jsem nechápala, jak v praxi funguje splatnost 30 dní. Na začátku řekli „net-30“, což jsem chápala tak, že zaplatí do třiceti dnů. Nepochopila jsem, že hodiny začínají běžet, když fakturu obdrží — a když jsem fakturu neposlala až do konce měsíce, těch třicet dní začalo běžet teprve tehdy.

Fakturovala jsem týdenní rozvozy najednou na konci měsíce a pak čekala dalších třicet dní. Peníze mi byly zablokované na šedesát dní za suroviny, které jsem nakoupila a dodala před šesti týdny.

Kavárenský účet byl 2 800 dolarů měsíčně. S mým rozbitým fakturačním cyklem mi trvale dlužili jeden až dva měsíce tržeb. Když jsem si to poprvé skutečně rozkreslila, seděla jsem na 4 900 dolarech nesplacených pohledávek z jednoho účtu.

Opravila jsem tři věci: frekvenci fakturace, formát faktury a platební podmínky.

Týdenní velkoobchodní faktura

Editor faktur pekárny v aplikaci Invoice Flow — 3patrový svatební dort, degustační krabička, dovoz na místo konání a zapůjčení stojanu s datem akce, počtem porcí a designem ve vlastních polích
Dort, degustační krabička, dovoz, stojan — s datem svatby a 50% zálohou v záznamu.

Po problému s kavárnou jsem přešla u velkoobchodních účtů na týdenní fakturaci se splatností 7 dní (net-7). Splatnost 7 dní je u velkoobchodu neobvyklá — většina pekáren fakturuje měsíčně se splatností 30 dní. Ale pro malý podnik s každodenními výrobními náklady bylo čekání třicet dní neudržitelné.

Velkoobchodní pekárna — Týdenní faktura — [Název účtu] — Týden od [Datum]:

Údaje o účtu:

Rozvozy tento týden:

Rozpis podle dne rozvozu byl konkrétní požadavek účetní kavárny — potřebovala odsouhlasit rozvozy proti své přijímací evidenci. Jakmile jsem začala dodržovat její formát, počet sporů o faktury klesl na nulu.

Faktury na zakázkové dorty a speciální objednávky

Zakázkové objednávky — svatební dorty, narozeninové dorty, speciální pečivo — vyžadují zálohovou strukturu. Materiál a práce jdou do toho dřív, než si objednávku vyzvednou.

Zakázková objednávka — [Jméno klienta] — [Datum vyzvednutí/dodání]:

Záloha u zakázkových objednávek je nezbytná. Jednou jsem udělala zakázkový narozeninový dort za 380 dolarů — fondánové ozdoby, konkrétní barevné schéma, jméno dítěte klienta psané kurzívou — a klient se neukázal. Záloha, kterou jsem tehdy vybrala, byla 100 dolarů. Přišla jsem o materiál za 280 dolarů a celou sobotu práce.

Teď jsou zakázkové objednávky z 50 % nevratné při potvrzení. Záloha pokrývá materiál. Doplatek se vybírá při vyzvednutí.

Firemní a předobjednávky na akce

Dokumenty v aplikaci Invoice Flow app u pekárny — svatební dort na zálohu, velkoobchodní objednávka kavárny, zaplacený firemní program kancelářských dortů a zaplacená dodávka
Zakázkové dorty, velkoobchod pro kavárny, firemní programy — každý typ objednávky zaznamenaný.

Kanceláře, koordinátoři akcí a kontakty na místech konání často zadávají velké předobjednávky na porady, kancelářské snídaně a cateringové akce.

Firemní předobjednávka pečiva — [Název firmy] — [Datum]:

U firemních předobjednávek záleží na číslech objednávek (PO). Realitní kancelář, které dodávám měsíční snídaně pro makléře, mě jednou nechala čekat osm týdnů na platbu 460 dolarů, protože jsem na faktuře neměla číslo PO. Jejich systém závazků to nedokázal zpracovat. Teď si o PO říkám už při objednávce.

Účtenky z farmářských trhů a maloobchodu

Prodej na farmářských trzích je za hotové a kartou — fakturace není potřeba. Ale někteří zákazníci chtějí účtenku pro vyúčtování nákladů nebo pro daňové účely podnikání.

Účtenka za maloobchodní prodej — Honeycomb Bakery — [Datum]:

InvoiceFlow je vygeneruje rychle, když si o ně zákazníci řeknou — profesionální účtenka s názvem mé firmy a kontaktem, odeslaná na jejich e-mail.

Faktury na předplatné a trvalé objednávky

Opakované faktury v Invoice Flow app pro pekárnu — týdenní stálá objednávka kavárny a měsíční předplatné klubu řemeslného chleba
Týdenní objednávka kavárny i chlebový klub se fakturují sama — vy pečete, ne honíte platby.

Někteří klienti zadávají stejnou objednávku každý týden — restaurace, která objednává chléb dvakrát týdně, domácnost, která si předplatila týdenní box s pečivem. Pro tyto případy používám opakovanou fakturu.

Předplatné týdenního boxu s pečivem — [Jméno klienta] — Týden od [Datum]:

Model předplatného mi trvalo dva roky vyzkoušet a přeju si, abych začala dřív. Třicet jedna aktivních předplatných v průměru 52 dolarů týdně = 1 612 dolarů týdně zaručeného příjmu, bez ohledu na počasí nebo trhový den.

Podnik po osmi letech

Aktuální rozklad tržeb:

Když jsem prodávala jen na farmářských trzích, vydělávala jsem asi 2 800 dolarů měsíčně. Velkoobchodní účty změnily spodní hranici. Předplatná změnila strop.

Co InvoiceFlow dělá pro pekárny

Pekařská fakturace zahrnuje týdenní velkoobchodní faktury s rozpisem podle dne rozvozu, zálohy na zakázkové dorty se storno podmínkami, firemní předobjednávky s poli pro PO, maloobchodní účtenky a opakovanou fakturaci předplatného. InvoiceFlow to všechno zvládá z jedné aplikace pro Android — týdenní opakované faktury pro velkoobchodní účty, sledování záloh u zakázkových objednávek a pole pro PO u firemních klientů.

Stáhněte si InvoiceFlow. Sestavte šablonu velkoobchodní faktury s rozpisem podle dne rozvozu a splatností 7 dní. Nastavte fakturaci předplatného s týdenním automatickým vystavováním faktur. Přidejte zálohu a storno podmínky k fakturám za zakázkové objednávky. Kavárenský účet, který platí do 7 dnů, má větší hodnotu než měsíc trhových stolků — a začíná profesionální fakturou.

Diane Kowalski je majitelkou pekárny Honeycomb Bakery v Portlandu v Oregonu, která poskytuje velkoobchodní pečivo, zakázkové dorty, předplatné boxy, maloobchodní prodej na trzích a firemní předobjednávky.