Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Firmakontoen, der forvandlede mit meal prep-sidegesjæft til en virksomhed

Af Nikolaj Brandt, ejer af meal prep-tjeneste — Aarhus

Jeg begyndte at lave meal prep til mig selv i 2019. I midten af 2020 betalte fire kolleger mig 650 kr./uge for også at lave deres måltider. Jeg gjorde det fra mit hjemmekøkken søndag eftermiddag. Det var et sidegesjæft, ikke en virksomhed.

Sidegesjæftet blev til en virksomhed på ét telefonopkald. En sundhedsorienteret techvirksomhed i Aarhus ringede — de havde set min Instagram — og spurgte, om jeg kunne levere til deres medarbejder-wellnessprogram. Tres medarbejdere, der ønskede ugentlig frokost-meal prep leveret til kontoret om mandagen.

Jeg sagde ja. Så brugte jeg de næste to uger på at finde ud af, hvordan jeg sendte dem en faktura.

Problemet med firmakontoen

Virksomhedens HR-chef var høflig, men bestemt: de skulle bruge en formel faktura med deres indkøbsordrenummer, mit firmanavn og CVR-nummer på fil samt en betalingsstruktur, som deres kreditorafdeling kunne behandle. En MobilePay-anmodning på 24.000 kr. ville ikke fungere.

Jeg havde ingen virksomhed. Jeg havde en privat konto og MobilePay. Jeg havde faktureret mine fire individuelle kunder via MobilePay og sporet deres betalinger i et Google Sheet.

Jeg brugte en weekend på at oprette et selskab, åbne en erhvervskonto og downloade InvoiceFlow. Jeg byggede firma-meal prep-fakturaskabelonen fra bunden ud fra det, HR-chefen beskrev.

Firma-meal prep — [Virksomhedsnavn] — Uge for [dato]:

CVR-kravet overraskede mig. Erhvervskreditorafdelinger har brug for det for at oprette dig som leverandør. Da jeg først havde selskabet og CVR-nummeret på fakturaen, begyndte virksomhedens betalinger at gå igennem inden for ti hverdage uden nogen opfølgning.

Fakturaer til individuelle abonnenter

Før firmakontoen betalte mine individuelle kunder via MobilePay uden en formel faktura. Efter onboarding af firmakontoen formaliserede jeg al fakturering.

Ugentlig meal prep — [Abonnentnavn] — Uge for [dato]:

Den automatisk afsendte tilbagevendende faktura var den faktureringsændring, der skalerede den individuelle abonnentside af forretningen. Da jeg manuelt sendte MobilePay-anmodninger til kunder hver uge, var forsinkede og glemte betalinger konstante. En faktura, der sendes automatisk før levering — med mit betalingslink direkte på den — fjernede begge dele.

Fakturaer for månedsabonnement

Invoice Flow app-tilbagevendende fakturaer for en meal-prep-virksomhed — familie-, high-protein-, vegetar-, keto- og atletplaner plus et corporate medarbejderprogram
Hver plan på sin egen ugentlige cyklus — hele kundebogen fakturerer sig selv.

Kunder med stort forbrug — folk, der laver meal prep hver uge uden undtagelse — konverteres til månedsabonnementer med en lille rabat.

Meal prep-månedsabonnement — [Abonnentnavn] — [Måned år]:

Månedsabonnenter udgør i øjeblikket omkring 65 % af min individuelle kundebase. Én faktura pr. måned, sendt automatisk. Ingen ugentlig manuel fakturering.

Kostspecifikke måltidsplaner

Specialiserede planer — keto, plantebaseret, makrooptimeret, allergibegrænset — prissættes til en merpris på grund af kompleksiteten i indkøb.

Special-meal prep — [Abonnentnavn] — Uge for [dato]:

Gebyret for indkøb af specialingredienser — adskilt fra prisen pr. måltid — var en lektie, jeg lærte af en kunde, der ville have økologisk, enkeltkilde-alt til en lægeovervåget eliminationsdiæt. Hendes ingredienser alene kostede næsten det dobbelte af standardkunder. Jeg tabte penge på opgaven, indtil jeg tilføjede linjen for specialindkøb.

Månedlig faktura for firma-wellnessprogram

Invoice Flow app fakturaeditor for en måltidskasse-service — ugentlige leveringer til 12 medarbejdere, kosttilpasninger og levering med programreference i brugerdefinerede felter
12 medarbejdere, kosttilpasninger, levering — et månedligt programdokument, HR bare arkiverer.

Store firmakunder med stabile ugentlige deltagertal får månedlige samlede fakturaer.

Firma-wellness-meal prep — [Virksomhedsnavn] — [Måned år]:

Deltagerloggen, der vedhæftes den månedlige faktura, er firmakundens værktøj til at fordele omkostninger på tværs af afdelinger. Den første virksomhed, jeg tilføjede den for, fortalte mig, at det sparede deres HR-team to timers afstemning om måneden. Den detalje holder på kontoen.

Måltidskasse-forudbestillinger (lejlighedsvise kunder)

Nogle kunder ønsker ikke et abonnement — de vil bestille lejlighedsvis, typisk før en ferie eller en travl periode.

Måltidskasse-forudbestilling — [Kundenavn] — [dato]:

Forudbestillinger betales før tilberedning — ikke ved levering. Dette er samme princip som betalingsmodellen før levering for ugentlige abonnenter: Jeg køber ikke ingredienser, jeg ikke er blevet betalt for.

Virksomheden fire år inde

Nuværende omsætningsfordeling:

Sidegesjæftomsætning i 2020: cirka 13.500 kr./måned fra fire kunder. Nu: på vej mod cirka 3,5 mio. kr. i år.

Firmakontoen tilføjede ikke bare en kunde. Den tvang mig til at opbygge den forretningsinfrastruktur, jeg burde have haft fra begyndelsen — et ordentligt selskab, erhvervsbank og professionel fakturering. InvoiceFlow var faktureringsdelen af det.

Hvad InvoiceFlow gør for meal prep-tjenester

Meal prep-fakturering spænder over ugentlige fakturaer til individuelle abonnenter, der sendes automatisk før levering, månedlig abonnementsfakturering, firma-wellnessprogramfakturaer med indkøbsordre-felter og deltagerlogger, specialplanfakturering med indkøbsgebyrer og lejlighedsvise forudbestillingsfakturaer. InvoiceFlow håndterer alle disse fra én Android-app — tilbagevendende individuelle og firmafakturaer, automatisk fakturering, sporing af depositum og forudbetaling samt CVR- og indkøbsordre-felterne, som erhvervskreditorafdelinger kræver.

Download InvoiceFlow. Byg firma-meal prep-skabelonen med indkøbsordre-felt, CVR-nummer og netto 15-betingelser. Sæt individuelle abonnenter til ugentlig tilbagevendende autofakturering. Konverter dine faste ugentlige kunder til månedsabonnementer. Firmakontoen, der betaler netto 15 på et ugentligt program, er den mest stabile omsætning i meal prep-forretningen — og den starter med en faktura, som en kreditorafdeling rent faktisk kan behandle.

Nikolaj Brandt er ejer af Aarhus Meal Prep i Aarhus og leverer ugentlige individuelle meal prep-abonnementer, firma-wellness-måltidsprogrammer, specialkostplaner og lejlighedsvise måltidskasse-forudbestillinger.