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Wie ein Firmenkonto aus meinem Meal-Prep-Nebenverdienst ein Unternehmen machte

Von Nathan Brooks, Inhaber eines Meal-Prep-Services — Nashville, TN

Ich habe 2019 angefangen, Mahlzeiten für mich selbst vorzubereiten. Mitte 2020 zahlten mir vier Arbeitskollegen 85 $/Woche dafür, dass ich auch ihre Mahlzeiten vorbereitete. Ich machte das sonntagnachmittags in meiner eigenen Küche. Es war ein Nebenverdienst, kein Unternehmen.

Der Nebenverdienst wurde in einem einzigen Telefonat zum Unternehmen. Ein gesundheitsorientiertes Tech-Unternehmen in Nashville rief an — sie hatten mein Instagram gesehen — und fragte, ob ich ihr Mitarbeiter-Wellness-Programm beliefern könne. Sechzig Mitarbeiter, die wöchentlich vorbereitete Mittagessen montags ins Büro geliefert haben wollten.

Ich sagte Ja. Dann verbrachte ich die nächsten zwei Wochen damit, herauszufinden, wie ich ihnen eine Rechnung schicken sollte.

Das Problem mit dem Firmenkonto

Die Personalleiterin des Unternehmens war höflich, aber bestimmt: Sie benötigten eine formelle Rechnung mit ihrer Bestellnummer, meinem Firmennamen und hinterlegter Steuernummer sowie einer Zahlungsstruktur, die ihre Kreditorenbuchhaltung verarbeiten konnte. Eine Überweisungsanfrage per App über 3.200 $ würde nicht funktionieren.

Ich hatte kein Unternehmen. Ich hatte ein Zahlungsdienst-Konto und einen Bezahl-App-Handle. Ich hatte meine vier Einzelkunden per Bezahl-App abgerechnet und ihre Zahlungen in einer Google-Tabelle verfolgt.

Ich verbrachte ein Wochenende damit, ein Unternehmen zu gründen, ein Geschäftskonto zu eröffnen und InvoiceFlow herunterzuladen. Ich erstellte die Vorlage für die Firmen-Meal-Prep-Rechnung von Grund auf, basierend auf dem, was die Personalleiterin beschrieben hatte.

Betriebliches Meal Prep — [Firmenname] — Woche vom [Datum]:

Die Anforderung der Steuernummer überraschte mich. Firmen-Kreditorenbuchhaltungen benötigen sie für die steuerliche Verarbeitung. Sobald ich das Unternehmen und die Steuernummer auf der Rechnung hatte, wurden die Zahlungen des Unternehmens innerhalb von zehn Werktagen ohne jegliche Nachverfolgung ausgeglichen.

Rechnungen für einzelne Abonnenten

Vor dem Firmenkonto zahlten meine Einzelkunden per Bezahl-App ohne formelle Rechnung. Nach dem Onboarding des Firmenkontos formalisierte ich die gesamte Abrechnung.

Wöchentliches Meal Prep — [Abonnentenname] — Woche vom [Datum]:

Die automatisch versendete wiederkehrende Rechnung war die Abrechnungsänderung, die die Einzelabonnenten-Seite des Geschäfts skalierte. Als ich Kunden jede Woche manuell per Bezahl-App zur Zahlung aufforderte, waren verspätete und vergessene Zahlungen an der Tagesordnung. Eine Rechnung, die vor der Lieferung automatisch versendet wird — mit meinem Zahlungslink direkt darauf — beseitigte beides.

Rechnungen für Monatsabonnements

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines Meal-Prep-Unternehmens – Familien-, High-Protein-, vegetarische, Keto- und Athleten-Pläne plus ein Corporate-Mitarbeiterprogramm
Jeder Plan in seinem eigenen Wochenzyklus – die ganze Kundenkartei rechnet sich selbst ab.

Kunden mit hohem Volumen — Menschen, die jede Woche ohne Ausnahme Meal Prep in Anspruch nehmen — wechseln zu Monatsabonnements mit einem leichten Rabatt.

Monatliches Meal-Prep-Abonnement — [Abonnentenname] — [Monat Jahr]:

Monatsabonnenten machen derzeit etwa 65 % meines Einzelkundenstamms aus. Eine Rechnung pro Monat, automatisch versendet. Keine wöchentliche manuelle Abrechnung.

Ernährungsspezifische Mahlzeitenpläne

Spezialisierte Pläne — Keto, pflanzenbasiert, makro-optimiert, allergiegerecht — sind aufgrund der Beschaffungskomplexität mit einem Premium-Preis versehen.

Spezial-Meal-Prep — [Abonnentenname] — Woche vom [Datum]:

Die Beschaffungsgebühr für Spezialzutaten — getrennt vom Preis pro Mahlzeit — war eine Lektion, die ich von einer Kundin lernte, die für eine medizinisch überwachte Eliminationsdiät alles biologisch und aus einer einzigen Quelle wollte. Allein ihre Zutatenkosten waren fast doppelt so hoch wie bei Standardkunden. Ich machte bei diesem Auftrag Verlust, bis ich die Position für die Spezialbeschaffung hinzufügte.

Monatsrechnung für betriebliches Wellness-Programm

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Meal-Prep-Dienstes — wöchentliche Lieferungen für 12 Mitarbeitende, Ernährungsanpassungen und Lieferung mit Programmreferenz in benutzerdefinierten Feldern
12 Mitarbeitende, Ernährungsanpassungen, Lieferung — eine monatliche Programmabrechnung, die die Personalabteilung einfach ablegt.

Große Firmenkunden mit stabilen wöchentlichen Teilnehmerzahlen erhalten konsolidierte Monatsrechnungen.

Betriebliches Wellness-Meal-Prep — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Das der Monatsrechnung beigefügte Teilnahmeprotokoll ist das Werkzeug des Firmenkunden, um die Kosten auf die Abteilungen umzulegen. Das erste Unternehmen, für das ich es hinzufügte, sagte mir, es habe seinem HR-Team zwei Stunden Abstimmungsarbeit pro Monat erspart. Dieses Detail hält das Konto stabil.

Meal-Kit-Vorbestellungen (Gelegenheitskunden)

Manche Kunden wollen kein Abonnement — sie wollen gelegentlich bestellen, typischerweise vor einem Urlaub oder einer arbeitsreichen Zeit.

Meal-Kit-Vorbestellung — [Kundenname] — [Datum]:

Vorbestellungen werden vor der Zubereitung bezahlt — nicht bei der Lieferung. Das ist dasselbe Prinzip wie das Vorauszahlungsmodell für wöchentliche Abonnenten: Ich kaufe keine Zutaten, für die ich nicht bezahlt wurde.

Das Geschäft vier Jahre später

Aktuelle Umsatzaufteilung:

Umsatz aus dem Nebenverdienst 2020: ungefähr 1.840 $/Monat von vier Kunden. Aktuell: auf Kurs für ungefähr 482.000 $ in diesem Jahr.

Das Firmenkonto brachte nicht nur einen Kunden. Es zwang mich, die Geschäftsinfrastruktur aufzubauen, die ich von Anfang an hätte haben sollen — ein ordentliches Unternehmen, ein Geschäftskonto und professionelle Rechnungsstellung. InvoiceFlow war das Abrechnungsstück davon.

Was InvoiceFlow für Meal-Prep-Services leistet

Die Meal-Prep-Abrechnung umfasst wöchentliche Rechnungen für Einzelabonnenten, die vor der Lieferung automatisch versendet werden, monatliche Abonnementabrechnung, Rechnungen für betriebliche Wellness-Programme mit Bestellnummern-Feldern und Teilnahmeprotokollen, die Abrechnung von Spezialplänen mit Beschaffungsgebühren sowie gelegentliche Vorbestellungsrechnungen. InvoiceFlow deckt all das über eine einzige Android-App ab — wiederkehrende Einzel- und Firmenrechnungen, automatische Rechnungsstellung, Verfolgung von Anzahlungen und Vorauszahlungen sowie die Felder für Steuernummer/USt-IdNr. und Bestellnummer, die Firmen-Kreditorenbuchhaltungen benötigen.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie die Firmen-Meal-Prep-Vorlage mit Bestellnummern-Feld, Steuernummer/USt-IdNr. und Zahlungsziel von 15 Tagen netto. Stellen Sie Einzelabonnenten auf wöchentliche wiederkehrende automatische Rechnungsstellung ein. Wandeln Sie Ihre regelmäßigen Wochenkunden in Monatsabonnements um. Das Firmenkonto, das ein wöchentliches Programm mit 15 Tagen netto bezahlt, ist der stabilste Umsatz im Meal-Prep-Geschäft — und es beginnt mit einer Rechnung, die eine Kreditorenbuchhaltung tatsächlich verarbeiten kann.

Nathan Brooks ist Inhaber der Nashville Meal Prep Co. in Nashville, Tennessee, und bietet wöchentliche individuelle Meal-Prep-Abonnements, betriebliche Wellness-Mahlzeitenprogramme, spezielle Ernährungspläne und gelegentliche Meal-Kit-Vorbestellungen an.