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L’account aziendale che ha trasformato il mio meal prep da attività secondaria a impresa

Di Nathan Brooks, titolare di un servizio di meal prep — Nashville, TN

Ho iniziato a prepararmi i pasti da solo nel 2019. A metà del 2020, quattro colleghi mi pagavano 85 €/settimana perché preparassi i pasti anche per loro. Lo facevo nella cucina di casa mia la domenica pomeriggio. Era un’attività secondaria, non un’impresa.

L’attività secondaria è diventata un’impresa con una sola telefonata. Un’azienda tech focalizzata sulla salute a Nashville chiamò — avevano visto il mio Instagram — e mi chiese se potevo fornire il loro programma di benessere per i dipendenti. Sessanta dipendenti che volevano un meal prep settimanale per il pranzo consegnato in ufficio il lunedì.

Dissi di sì. Poi passai le due settimane successive cercando di capire come inviare loro una fattura.

Il problema dell’account aziendale

La responsabile delle risorse umane dell’azienda fu cortese ma ferma: avevano bisogno di una fattura formale con il loro numero di ordine d’acquisto, il mio nome aziendale e la Partita IVA registrata, e una struttura di pagamento che il loro ufficio contabilità fornitori potesse elaborare. Una richiesta di pagamento informale da 3.200 € non avrebbe funzionato.

Non avevo una società. Avevo un conto per i pagamenti e gestivo le richieste in modo informale. Fatturavo i miei quattro clienti individuali con pagamenti informali e tenevo traccia dei loro pagamenti su un foglio Google.

Passai un weekend a costituire una società, ad aprire un conto bancario aziendale e a scaricare InvoiceFlow. Costruii da zero il modello di fattura aziendale per il meal prep in base a quanto descritto dalla responsabile delle risorse umane.

Meal Prep aziendale — [Nome azienda] — Settimana del [Data]:

Il requisito della Partita IVA mi sorprese. Gli uffici contabilità fornitori aziendali ne hanno bisogno per registrarti come fornitore. Una volta che ebbi la società e la Partita IVA sulla fattura, i pagamenti dell’azienda iniziarono ad arrivare entro dieci giorni lavorativi senza alcun sollecito.

Fatture per abbonati individuali

Prima dell’account aziendale, i miei clienti individuali pagavano in modo informale senza alcuna fattura formale. Dopo l’onboarding dell’account aziendale, ho formalizzato tutta la fatturazione.

Meal Prep settimanale — [Nome abbonato] — Settimana del [Data]:

La fattura ricorrente inviata automaticamente è stato il cambiamento di fatturazione che ha fatto crescere la parte degli abbonati individuali dell’attività. Quando facevo richieste di pagamento manuali ai clienti ogni settimana, i pagamenti in ritardo e quelli dimenticati erano costanti. Una fattura che parte automaticamente prima della consegna — con il mio link di pagamento direttamente sopra — ha eliminato entrambi.

Fatture per abbonamenti mensili

Fatture ricorrenti dell'app Invoice Flow di un'attività di meal-prep — piani famiglia, iperproteico, vegetariano, keto e atleti più un programma aziendale per dipendenti
Ogni piano sul proprio ciclo settimanale — l'intero portafoglio clienti si fattura da solo.

I clienti ad alto volume — persone che fanno meal prep ogni settimana senza saltarne nessuna — si convertono ad abbonamenti mensili con un leggero sconto.

Abbonamento Meal Prep mensile — [Nome abbonato] — [Mese Anno]:

Gli abbonati mensili rappresentano attualmente circa il 65% della mia base di clienti individuali. Una fattura al mese, inviata automaticamente. Nessuna fatturazione manuale settimanale.

Piani pasto dietetici specifici

I piani specializzati — keto, plant-based, ottimizzati per i macro, con restrizioni allergiche — hanno un prezzo premium per via della complessità di approvvigionamento.

Meal Prep speciale — [Nome abbonato] — Settimana del [Data]:

Il costo di approvvigionamento degli ingredienti speciali — separato dalla tariffa per pasto — è stata una lezione che ho imparato da una cliente che voleva tutto biologico e a singola fonte per una dieta di eliminazione sotto supervisione medica. Solo i suoi costi degli ingredienti erano quasi il doppio rispetto ai clienti standard. Stavo perdendo soldi su quell’incarico finché non aggiunsi la voce di approvvigionamento speciale.

Fattura mensile del programma di benessere aziendale

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un servizio di meal-prep — consegne settimanali per 12 dipendenti, adattamenti dietetici e consegna con riferimento del programma nei campi personalizzati
12 dipendenti, adattamenti dietetici, consegna — un estratto mensile del programma che l'HR archivia e basta.

I grandi clienti aziendali con conteggi settimanali stabili ricevono fatture mensili consolidate.

Meal Prep per il benessere aziendale — [Nome azienda] — [Mese Anno]:

Il registro delle partecipazioni allegato alla fattura mensile è lo strumento del cliente aziendale per ripartire i costi tra i reparti. La prima azienda per cui lo aggiunsi mi disse che faceva risparmiare al loro team risorse umane due ore di riconciliazione al mese. Quel dettaglio mantiene l’account fidelizzato.

Pre-ordini di kit pasto (clienti occasionali)

Alcuni clienti non vogliono un abbonamento — vogliono ordinare occasionalmente, di solito prima di una vacanza o di un periodo intenso.

Pre-ordine Kit Pasto — [Nome cliente] — [Data]:

I pre-ordini sono pagati prima della preparazione — non alla consegna. È lo stesso principio del modello di pagamento anticipato per gli abbonati settimanali: non compro ingredienti per cui non sono stato pagato.

L’attività dopo quattro anni

Ripartizione attuale dei ricavi:

Ricavi dell’attività secondaria nel 2020: circa 1.840 €/mese da quattro clienti. Attuali: in linea per circa 482.000 € quest’anno.

L’account aziendale non ha semplicemente aggiunto un cliente. Mi ha costretto a costruire l’infrastruttura aziendale che avrei dovuto avere fin dall’inizio — una società vera e propria, conti bancari aziendali e una fatturazione professionale. InvoiceFlow è stato il pezzo della fatturazione di tutto questo.

Cosa fa InvoiceFlow per i servizi di meal prep

La fatturazione del meal prep spazia dalle fatture settimanali per abbonati individuali inviate automaticamente prima della consegna, alla fatturazione di abbonamenti mensili, alle fatture dei programmi di benessere aziendale con campi PO e registri delle partecipazioni, alla fatturazione di piani speciali con costi di approvvigionamento, fino alle occasionali fatture di pre-ordine. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android — fatture ricorrenti individuali e aziendali, fatturazione automatica, monitoraggio di acconti e pagamenti anticipati, e i campi Partita IVA e PO che gli uffici contabilità fornitori aziendali richiedono.

Scarica InvoiceFlow. Costruisci il modello aziendale di meal prep con campo PO, Partita IVA e termini a 15 giorni. Imposta gli abbonati individuali sulla fatturazione automatica ricorrente settimanale. Converti i tuoi clienti settimanali abituali in abbonamenti mensili. L’account aziendale che paga a 15 giorni su un programma settimanale è il ricavo più stabile dell’attività di meal prep — e inizia con una fattura che un ufficio contabilità fornitori può effettivamente elaborare.

Nathan Brooks è il titolare di Nashville Meal Prep Co. a Nashville, Tennessee, e offre abbonamenti settimanali individuali di meal prep, programmi di meal prep per il benessere aziendale, piani dietetici speciali e occasionali pre-ordini di kit pasto.