Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Contul corporate care mi-a transformat activitatea secundară de meal prep într-o afacere

De Nathan Brooks, proprietar de serviciu de meal prep — Nashville, TN

Am început să-mi pregătesc mese pentru mine în 2019. Până la mijlocul anului 2020, patru colegi îmi plăteau 85 USD/săptămână ca să le pregătesc și lor mesele. Făceam asta în bucătăria de acasă, duminica după-amiaza. Era o activitate secundară, nu o afacere.

Activitatea secundară a devenit o afacere într-un singur apel telefonic. O companie de tehnologie axată pe sănătate din Nashville a sunat — îmi văzuseră Instagramul — și a întrebat dacă puteam aproviziona programul lor de wellness pentru angajați. Șaizeci de angajați care doreau meal prep săptămânal de prânz, livrat la birou în fiecare luni.

Am spus da. Apoi am petrecut următoarele două săptămâni încercând să-mi dau seama cum să le trimit o factură.

Problema contului corporate

Managerul de HR al companiei a fost politicos, dar ferm: aveau nevoie de o factură formală cu numărul comenzii lor de achiziție, cu numele afacerii mele și codul fiscal în evidență, și de o structură de plată pe care departamentul lor de contabilitate o putea procesa. O cerere de plată prin aplicație pentru 3.200 USD nu avea să funcționeze.

Nu aveam nicio entitate juridică. Aveam un cont de plăți și o adresă de portofel. Îmi facturam cei patru clienți individuali prin transfer și le urmăream plățile într-un Google Sheet.

Am petrecut un weekend înființând un SRL, deschizând un cont bancar de afaceri și descărcând InvoiceFlow. Am construit de la zero șablonul facturii corporate de meal prep, pe baza a ceea ce descrisese managerul de HR.

Meal prep corporate — [Numele companiei] — Săptămâna [Data]:

Cerința privind codul fiscal m-a luat prin surprindere. Departamentele corporate de contabilitate au nevoie de el pentru procesarea fiscală. După ce am avut SRL-ul și codul fiscal pe factură, plățile companiei au început să fie procesate în zece zile lucrătoare, fără nicio urmărire suplimentară.

Facturi pentru abonați individuali

Înainte de contul corporate, clienții mei individuali plăteau prin transfer, fără factură formală. După onboarding-ul contului corporate, am formalizat toată facturarea.

Meal prep săptămânal — [Numele abonatului] — Săptămâna [Data]:

Factura recurentă trimisă automat a fost schimbarea de facturare care a scalat partea de abonați individuali a afacerii. Când ceream plata manual clienților în fiecare săptămână, plățile întârziate și cele uitate erau constante. O factură care iese automat înainte de livrare — cu metoda mea de plată chiar pe ea — a eliminat ambele probleme.

Facturi pentru abonamente lunare

Facturile recurente din Invoice Flow app ale unei firme de meal-prep — planuri de familie, hiperproteic, vegetarian, keto și pentru sportivi plus un program corporativ pentru angajați
Fiecare plan pe propriul ciclu săptămânal — întregul portofoliu de clienți se facturează singur.

Clienții cu volum mare — oameni care fac meal prep în fiecare săptămână fără excepție — se convertesc la abonamente lunare cu o mică reducere.

Abonament lunar de meal prep — [Numele abonatului] — [Luna Anul]:

Abonații lunari reprezintă în prezent aproximativ 65% din baza mea de clienți individuali. O factură pe lună, trimisă automat. Fără facturare manuală săptămânală.

Planuri de mese pentru diete specifice

Planurile specializate — keto, pe bază de plante, optimizate pe macro, cu restricții pentru alergii — au prețuri premium din cauza complexității aprovizionării.

Meal prep specializat — [Numele abonatului] — Săptămâna [Data]:

Taxa de aprovizionare cu ingrediente specializate — separată de tariful per masă — a fost o lecție pe care am învățat-o de la o clientă care dorea totul organic, cu sursă unică, pentru o dietă de eliminare supravegheată medical. Doar costurile ei cu ingredientele erau aproape duble față de clienții standard. Pierdeam bani cu această colaborare până când am adăugat linia de aprovizionare specializată.

Factură lunară pentru programul corporate de wellness

Editorul de facturi al aplicației Invoice Flow al unui serviciu de meal-prep — livrări săptămânale pentru 12 angajați, adaptări dietetice și livrare cu referință de program în câmpuri personalizate
12 angajați, adaptări dietetice, livrare — un extras de program lunar pe care HR-ul doar îl arhivează.

Clienții corporate mari, cu număr stabil de participanți săptămânali, primesc facturi lunare consolidate.

Meal prep de wellness corporate — [Numele companiei] — [Luna Anul]:

Jurnalul de participare anexat la factura lunară este instrumentul clientului corporate pentru alocarea costurilor între departamente. Prima companie pentru care l-am adăugat mi-a spus că le-a economisit echipei de HR două ore de reconciliere pe lună. Acel detaliu menține contul greu de înlocuit.

Precomenzi de kituri de mese (clienți ocazionali)

Unii clienți nu vor un abonament — vor să comande ocazional, de obicei înainte de o vacanță sau o perioadă aglomerată.

Precomandă kit de mese — [Numele clientului] — [Data]:

Precomenzile se plătesc înainte de preparare — nu la livrare. Este același principiu ca modelul de plată înainte de livrare pentru abonații săptămânali: nu cumpăr ingrediente pentru care nu am fost plătit.

Afacerea după patru ani

Defalcarea actuală a veniturilor:

Venitul din activitatea secundară în 2020: aproximativ 1.840 USD/lună de la patru clienți. În prezent: pe cale să ating aproximativ 482.000 USD anul acesta.

Contul corporate nu a adăugat doar un client. M-a obligat să construiesc infrastructura de afaceri pe care ar fi trebuit să o am de la început — o entitate corectă, cont bancar de afaceri și facturare profesională. InvoiceFlow a fost piesa de facturare din toate acestea.

Ce face InvoiceFlow pentru serviciile de meal prep

Facturarea de meal prep acoperă facturi individuale săptămânale trimise automat înainte de livrare, facturare pentru abonamente lunare, facturi pentru programe corporate de wellness cu câmpuri PO și jurnale de participare, facturare pentru planuri specializate cu taxe de aprovizionare și facturi ocazionale de precomandă. InvoiceFlow gestionează toate acestea dintr-o singură aplicație Android — facturi recurente individuale și corporate, generare automată, urmărirea avansurilor și a plăților anticipate, precum și câmpurile pentru cod fiscal și PO pe care departamentele corporate de contabilitate le solicită.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește șablonul de meal prep corporate cu câmp PO, cod fiscal și condiții de 15 zile net. Setează abonații individuali la facturare recurentă automată săptămânală. Convertește clienții tăi săptămânali regulați la abonamente lunare. Contul corporate care plătește la 15 zile net pentru un program săptămânal este cel mai stabil venit din afacerea de meal prep — și începe cu o factură pe care un departament de contabilitate o poate procesa efectiv.

Nathan Brooks este proprietarul Nashville Meal Prep Co. din Nashville, Tennessee, oferind abonamente săptămânale individuale de meal prep, programe corporate de wellness cu mese, planuri alimentare specializate și precomenzi ocazionale de kituri de mese.