El plan de bienestar que reemplazó mi pesadilla de facturación con seguros

Por el Dr. Marcus Webb, DC — Austin, TX

Abrí mi consulta quiropráctica en 2017 recién salido de la universidad. Me inscribí en redes de seguros porque eso era lo que todos me decían que hiciera. Firmé con cuatro aseguradoras importantes de la zona de Austin.

Dos años después, tenía una lista de pacientes próspera y una operación de facturación que se estaba comiendo mi consulta viva.

Entre las cuatro aseguradoras, lidiaba con 14 tablas de tarifas distintas, requisitos de autorización previa variables para las radiografías, denegaciones rutinarias de la atención activa después de cierto umbral de visitas, y tasas de reembolso que iban de 28 a 61 dólares por ajuste según el código y la aseguradora. Mi facturadora dedicaba entre el 30 y el 40 % de su tiempo a apelaciones. Cancelábamos aproximadamente 2.100 dólares al mes en reclamaciones denegadas que no valía la pena apelar.

Ingreso neto medio por visita después de las cancelaciones y los costes de facturación: 44 dólares.

En 2019 añadí un plan de bienestar de pago directo (cash-pay) y empecé a salir de las redes. Para 2021 ya era 100 % de pago directo y mi ingreso neto por visita era de 78 dólares. El mismo ajuste, el doble de ingresos.

La factura quiropráctica de pago directo

La facturación quiropráctica de pago directo es sencilla: precio publicado, cobrado al momento de pagar, y comprobante detallado (superbill) entregado.

Sesión de quiropráctica — [Nombre del paciente] — [Fecha]:

• Profesional: Dr. Marcus Webb, DC | NPI: [XXXXXXXXXX] | Número de identificación fiscal: [XX-XXXXXXX]
• Fecha del servicio: [Fecha] | Duración: [N] min
• Servicio: [Examen inicial / Ajuste / Modalidad terapéutica / Reexamen]
• Código CPT: [98940 / 98941 / 98942 / 98943 / 97012 / 97014 / 97110]
• Tarifa del ajuste: $[importe]
• Servicios adicionales: $[importe]
• Total: $[importe]
• Pago: Pagado en su totalidad al momento del cobro (tarjeta / QR / enlace de pago mostrado en la factura)

Comprobante detallado (superbill) generado al momento del cobro. El paciente lo presenta a su seguro o a su cuenta HSA/FSA según corresponda.

Códigos CPT quiroprácticos comunes

• 98940: Tratamiento manipulativo quiropráctico, 1–2 regiones espinales
• 98941: 3–4 regiones espinales
• 98942: 5 regiones espinales
• 98943: Extraespinal (ajuste de extremidad)
• 97012: Tracción mecánica (sin asistencia)
• 97014: Electroestimulación (sin asistencia)
• 97110: Ejercicios terapéuticos (cronometrados, unidades de 15 min)
• 97140: Terapia manual / tejido blando (cronometrado)
• 72040–72110: Serie de radiografías (columna)

Facturas de membresía del plan de bienestar

El plan de bienestar fue el cambio estructural que estabilizó mi consulta.

En lugar de la facturación por visita, que crea un incentivo para facturar por frecuencia, un plan de bienestar mensual cobra una tarifa mensual fija por un número determinado de visitas y servicios. Los pacientes se comprometen por 3, 6 o 12 meses. Los ingresos son predecibles. El flujo de caja es estable.

Membresía del plan de bienestar — [Nombre del paciente] — [Fecha de inicio]:

• Plan: [Essential / Comprehensive / Premium]
• Incluye:
  • [N] ajustes espinales al mes
  • [N] sesiones de modalidad terapéutica (electroestimulación muscular, ultrasonido, tracción)
  • Revisión de bienestar mensual
  • [Programación prioritaria / Revisión de radiografías incluida]
• Tarifa mensual: $[importe]/mes
• Duración del plan: [3 meses / 6 meses / 12 meses]
• Facturación automática el día [N] de cada mes
• Pago mediante el método mostrado en la factura
• Cancelación: aviso por escrito con 30 días de antelación

Niveles del plan de bienestar

• Essential: [N] ajustes/mes. $[importe]/mes
• Comprehensive: [N] ajustes + [N] sesiones terapéuticas/mes. $[importe]/mes
• Premium: Ajustes ilimitados + [N] sesiones terapéuticas + programación prioritaria. $[importe]/mes

Crea una plantilla de InvoiceFlow independiente para cada nivel. Al inscribir al paciente, introduce su nombre y selecciona el plan: la tarifa mensual, la fecha de facturación y las condiciones se completan automáticamente. InvoiceFlow genera y envía la factura cada mes de forma automática.

Planes de bienestar familiares

Los planes familiares son el producto de mayor retención en la quiropráctica. Una familia con un plan renueva a tasas más altas que los pacientes individuales.

Plan de bienestar familiar — [Titular principal de la cuenta] — [Fecha de inicio]:

• Plan: Familiar [Essential / Comprehensive]
• Miembros: [Nombre 1] + [Nombre 2] + [Hijo 1] + [Hijo 2] (enumerar todos)
• Incluye: [N] ajustes por miembro al mes + sesiones terapéuticas compartidas
• Tarifa familiar: $[importe]/mes
• Duración del plan: [6 meses / 12 meses]
• Facturación automática el día [N] | Pago mediante el método en la factura | Cancelación con 30 días de aviso

Contratos de bienestar corporativo

Varias grandes empresas de Austin tenían complejos de oficinas cerca de mi consulta. Me acerqué a tres de ellas para proponerles días de quiropráctica en sus instalaciones: acudir a su oficina un día por semana para ofrecer sesiones de bienestar a los empleados.

Servicios de bienestar corporativo — [Nombre de la empresa] — [Mes y año]:

Periodo de facturación: [Mes y año]

• Sesiones de quiropráctica in situ: [N] empleados × [N] sesiones × $[tarifa] = $[total]
• Evaluación ergonómica y recomendaciones: $[importe]
• Consulta de bienestar para empleados: $[importe]
• Total de la factura: $[total]

Pagar a: Dr. Marcus Webb, DC | EIN: [XX-XXXXXXX] Número de pedido (PO): [PO-####] Condiciones de pago: Neto a 30 días W-9 en archivo

Dos de las tres empresas dijeron que sí. En conjunto, añadieron aproximadamente 5.200 dólares al mes en ingresos predecibles a 30 días.

Paquetes de examen para pacientes nuevos y radiografías

Los pacientes nuevos requieren un examen completo antes de comenzar la atención. Combino el examen con las radiografías cuando están indicadas.

Paquete de examen para paciente nuevo — [Nombre del paciente] — [Fecha]:

• Examen quiropráctico completo (98941 + pruebas ortopédicas)
• Radiografías según indicación: [Serie cervical / Serie lumbar / Columna completa]
• Consulta de informe de hallazgos (30 min)
• Tarifa del paquete: $[importe]
• Pago: Debido en la cita (tarjeta / QR / enlace de pago mostrado en la factura)

El paquete para paciente nuevo tiene un precio fijo sin importar cuántas proyecciones radiográficas se tomen. Los pacientes entienden exactamente lo que pagan por adelantado. Sin facturas sorpresa.

Cinco años de pago directo

Ingresos mensuales actuales:

• Miembros de planes de bienestar individuales (88 activos): aproximadamente 11.200 $/mes
• Planes de bienestar familiares (24 familias): aproximadamente 6.100 $/mes
• Contratos de bienestar corporativo (2 empleadores): aproximadamente 5.200 $/mes
• Pacientes de pago directo por visita: aproximadamente 3.400 $/mes
• Exámenes de pacientes nuevos y paquetes de radiografías: aproximadamente 1.800 $/mes
• Ingresos mensuales totales: aproximadamente 27.700 $/mes

El sistema de facturación con seguros me pagaba 44 $ netos por visita. Los planes de bienestar de pago directo pagan el equivalente a más de 78 $ por visita, y la mayoría de las visitas están prefinanciadas por la membresía mensual.

Descarga InvoiceFlow. Crea plantillas de plan de bienestar para cada nivel con facturación automática mensual. Añade la documentación del comprobante detallado (superbill) a tu plantilla por visita. Configura las facturas corporativas con el EIN y el neto a 30 días. El paciente que se habría perdido en las autorizaciones del seguro ahora está en un plan de bienestar cuya factura se genera y se envía cada mes de forma automática.

El Dr. Marcus Webb es Doctor en Quiropráctica en Austin, Texas, y dirige una consulta quiropráctica de pago directo que atiende a miembros de planes de bienestar individuales, a familias y a cuentas de bienestar de empleadores corporativos.