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Le compte déjeuner d’entreprise qui a transformé mon activité de food truck

Par Marcus Chen, propriétaire de food truck — Austin, Texas

J’ai lancé Wok & Roll en 2018 avec un camion de 6 mètres, une carte de cuisine de rue taïwanaise et un emplacement sur un marché de producteurs le week-end. En 2020, j’assurais quatre à cinq journées de service par semaine — des créneaux déjeuner sur des chantiers et dans des parcs d’activités, des marchés le week-end, un festival de temps en temps. Le chiffre d’affaires était régulier, mais le plafond était évident : je ne pouvais être qu’à un seul endroit à la fois, et je ne pouvais servir que le nombre de clients capables de faire la queue en une heure de déjeuner.

Le tournant est arrivé en 2021, lorsqu’une entreprise de logiciels située à environ un kilomètre et demi de mon emplacement déjeuner habituel du mardi m’a appelé pour me demander si je pouvais assurer le traiteur de leur déjeuner hebdomadaire réunissant toute l’équipe. 80 employés, chaque jeudi, même formule. Ils voulaient payer mensuellement avec une carte d’entreprise.

C’est à ce moment-là que j’ai compris que j’avais complètement mal envisagé mon activité.

De la vente de rue aux comptes d’entreprise

L’entreprise de logiciels a été mon premier compte déjeuner d’entreprise. Ils payaient 1 400 $ par service du jeudi — 1 200 $ de nourriture plus 200 $ de frais de service pour l’arrivée anticipée et l’installation. Facture mensuelle : environ 5 600 $ pour quatre jeudis.

Ce seul compte équivalait à trois de mes meilleures journées de service habituelles — garanti, chaque mois, avec une seule facture. Aucune incertitude liée à la météo. Aucune journée à file d’attente clairsemée. Aucune concurrence avec le camion thaïlandais qui débarquait sur mon emplacement du mardi et anéantissait mes ventes de l’heure du déjeuner.

J’ai passé les six mois suivants à construire l’infrastructure de facturation nécessaire pour décrocher davantage de comptes d’entreprise. InvoiceFlow en a été une part importante.

La facture de compte traiteur d’entreprise

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un food truck — buffet de tacos par convive, options végétariennes, un stand de boissons et déplacement sur site avec événement et référence dans des champs personnalisés
Buffet par convive, le stand de boissons, déplacement — une prestation corporate que leur service comptable traite sans souci.

Les clients professionnels attendent une facture soignée comportant les informations de l’entreprise, la référence du bon de commande et une décomposition claire. Lorsque l’équipe financière de l’entreprise de logiciels m’a demandé de m’enregistrer comme fournisseur et d’envoyer des factures — et non des reçus Square — j’ai dû construire le format dont ils avaient besoin.

Traiteur d’entreprise — [Nom de l’entreprise] — [Mois Année] :

La mention « carte tournante confirmée 48 heures à l’avance » cadre les attentes sur le processus de commande. J’indique aussi le tarif par personne même s’il ne sert pas de base de facturation — les clients professionnels disposant d’un budget événementiel trouvent le coût par tête utile pour leur propre planification.

Factures d’événements et de festivals

Les événements privés — fêtes de bureau, réceptions de mariage, anniversaires — utilisent une facture forfaitaire par événement :

Prestation food truck événementielle — [Nom du client] — [Date] :

La politique d’annulation figurant sur la facture évite la situation où un client annule à la dernière minute et attend un remboursement intégral. Cela m’est arrivé deux fois en 2020. Désormais, c’est écrit sur la facture.

Redevance mensuelle d’emplacement en parc d’activités

Documents de l'app Invoice Flow d'un food truck — une réservation de déjeuner d'entreprise, une fête de remise de diplômes avec acompte, un accord pro forma de vendeur de festival et une prestation payée
Déjeuner d'entreprise, une fête avec acompte, un festival en pro forma — le calendrier, monétisé.

Certains emplacements me facturent une redevance mensuelle pour un accès régulier :

Licence d’emplacement mensuelle — [Nom du site] — [Mois Année] :

C’est une facturation inhabituelle pour un food truck, mais elle vaut la peine d’être mentionnée — certains parcs d’activités, complexes de bureaux et propriétaires privés facturent des redevances mensuelles pour les emplacements déjeuner de premier choix.

Factures de commandes de préparation de repas et de traiteur

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un food truck — un programme de déjeuner quotidien mensuel pour un parc de bureaux facturant automatiquement
Le programme de déjeuner du parc de bureaux se facture tout seul chaque mois — vous n'avez qu'à venir chaque jour.

Les commandes groupées pour les entreprises de préparation de repas, les programmes de restauration d’entreprise ou les grands événements traiteur :

Commande traiteur — [Nom du client/de l’entreprise] — [Date] :

Les commandes traiteur détaillées, avec les quantités et le prix par article, facilitent le rapprochement pour les clients disposant de gestionnaires de programmes de restauration. Ils doivent vérifier la commande par rapport à ce qui a été livré.

Cinq ans plus tard

Répartition actuelle de l’activité :

Première année (marché de producteurs + journées de service uniquement) : environ 72 000 $. Année en cours : en voie d’atteindre environ 310 000 $. Le camion est le même. La carte est meilleure, mais pas radicalement différente. C’est le modèle de facturation qui a ouvert la porte au chiffre d’affaires d’entreprise ayant transformé l’activité.

Ce qu’InvoiceFlow fait pour les food trucks

La facturation d’un food truck couvre les comptes traiteur d’entreprise mensuels avec champs de bon de commande, les factures d’événements privés avec acompte et politique d’annulation, les redevances de licence d’emplacement et les commandes traiteur groupées détaillées. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android.

Téléchargez InvoiceFlow. Construisez un modèle de facture de traiteur d’entreprise avec votre tarif par service, votre champ de bon de commande et vos conditions à 30 jours. Ajoutez l’acompte et la politique d’annulation à votre modèle de facture d’événement. Le compte d’entreprise qui paie mensuellement avec une seule facture vaut plus que trois journées de service en ventes au comptant — et tout commence par une facture soignée.

Marcus Chen est le propriétaire du food truck Wok & Roll à Austin, au Texas, qui propose de la cuisine de rue taïwanaise sur des emplacements de service réguliers, des comptes traiteur d’entreprise, des événements privés et des commandes traiteur groupées.