InvoiceFlow voor advocaten: complete facturatiegids

Het facturatiesysteem gebouwd voor zelfstandige advocaten, kleine advocatenkantoren, juridisch adviseurs en onafhankelijke juridische professionals

Juridische facturatie vereist facturatie per zaak, het bijhouden van voorschotaanvullingen, documentatie van verschotten, gesplitste betaling bij vaste tarieven, inkoopordervelden voor zakelijke cliënten en eindafrekeningen bij no cure no pay. InvoiceFlow verwerkt de facturatiestructuur voor al deze gevallen vanuit één Android-app.

Facturen voor voorschotaanvulling

Voor cliënten die een voorschot in stand houden, tonen maandelijkse facturen het voorschotsaldo, de facturatie over de periode en het aanvullingsverzoek:

“Zaakfactuur — [Naam cliënt] — [Maand jaar]: Zaak: [Beschrijving] — Dossier-/zaaknr. [Nummer] Voorschotsaldo bij aanvang van de periode: € 4.200,00 Professionele diensten deze periode: [Datum] — [Taakbeschrijving] — [X,X uur × € 385/uur]: € [Bedrag] [Datum] — [Taakbeschrijving] — [X,X uur × € 385/uur]: € [Bedrag] Verschotten: [Beschrijving]: € [Bedrag] Totaal gefactureerd deze periode: € [Totaal] Voorschotsaldo na facturatie: € [Resterend] Aanvulling om minimum van € 4.000,00 te herstellen: € [Bedrag] Gelieve te voldoen: € [Bedrag]”

Het aanvullingsbedrag en het resterende saldo op elke factuur voorkomen verwarring bij de cliënt over de stand van het voorschot.

Facturen per zaak op uurbasis

Juridische zaakfactuur als PDF gegenereerd door de Invoice Flow app met de Professional-template — kantoorbriefhoofd, tijd van advocaat en paralegal, gerechtelijke voorschotten en het zaaknummer — Dezelfde zaak als een net afschrift — zaaknummer, balienummer, voorschotten, klaar voor het kantoor van de bedrijfsjurist.

Voor zaken die op uurbasis worden gefactureerd zonder voorschot:

“Zaakfactuur — [Naam cliënt] — [Maand jaar]: Zaak: [Beschrijving] Professionele diensten: [Datum] — [Taak]: [Uren] uur × € 385/uur: € [Bedrag] [Datum] — [Taak]: [Uren] uur × € 385/uur: € [Bedrag] Verschotten: Griffierecht: € 350,00 [Andere kosten]: € [Bedrag] Totaal honorarium: € [Bedrag] Totaal verschotten: € [Bedrag] Totaal verschuldigd: € [Totaal] Betalingsvoorwaarden: Netto 15 dagen”

Verschotten gescheiden van het honorarium — cliënten begrijpen specifieke kosten die ze herkennen, zonder discussie.

Facturen voor vaste-tariefzaken met gesplitste betaling

Estate planning, oprichtingsdocumenten en standaardtransactiezaken tegen een vast tarief:

“Juridische diensten tegen vast tarief — [Naam cliënt] — [Datum]: Dienst: [Dienstomschrijving] Omvang: [Lijst met inbegrepen leverbare resultaten] Vast tarief: € 2.400,00 Aanbetaling (50%, verschuldigd bij aanvang opdracht): € 1.200,00 Restbedrag (verschuldigd bij [mijlpaal — bijv. ondertekening documenten]): € 1.200,00”

De omvangsdefinitie beperkt uitloop. De gesplitste betalingsstructuur is voor cliënten aangenamer dan één betaling vooraf bij vaste-tariefzaken.

Facturen voor zakelijke cliënten met inkoopordervelden

Invoice Flow app factuureditor van een zelfstandig advocaat — uren van advocaat en paralegal plus verschotten voor griffierecht en koerier met zaaknummer en balienummer in aangepaste velden — Tijd van advocaat en paralegal plus verschotten — één zaakfactuur, geen apart verzoek om vergoeding.

Zakelijke cliënten met inkoopafdelingen vereisen:

“Juridische diensten — [Bedrijfsnaam] — [Maand jaar]: Zaak: [Beschrijving] | Zaaknummer: [MAT-Jaar-XXXX] Professionele diensten: [Uren] × € 385/uur: € [Bedrag] Verschotten: € [Bedrag] Inkoopordernummer: [PO-nummer] Factuurcontact: [Naam, afdeling] Betalingsvoorwaarden: Netto 30 dagen”

Zakelijke cliënten verwerken facturen sneller wanneer deze overeenkomen met een inkoopordernummer. Vermeld zowel het zaaknummer als het inkoopordernummer — de financiële afdeling heeft de PO nodig, uw dossier heeft het zaaknummer nodig.

Eindafrekeningen bij no cure no pay

Invoice Flow app documenten van een advocatenpraktijk — een zakelijke huurzaak, een betaalde estate-planning-retainer, een startup-contractbeoordeling en een betaalde geschilzaak — Zaken, retainers, geschillen — elk met zijn zaaknummer, geen praktijkbeheersuite nodig.

Afrekeningen van schikkingsuitkeringen bij afsluiting van de zaak:

“Afrekening no cure no pay-honorarium — [Naam cliënt] — [Datum]: Zaak: [Beschrijving] Schikkingsbedrag: € 85.000,00 Honorarium ([%] van schikking): € [Bedrag] Voorgeschoten kosten (zie bijgevoegde gespecificeerde opgave): € [Bedrag] Netto voor cliënt: € [Bedrag] Schikkingsgelden ontvangen: [Datum] Uitkering aan cliënt: binnen [N] werkdagen na deze afrekening”

Voeg altijd de gespecificeerde kostenopgave toe. Een eindafrekening zonder gespecificeerde aftrekposten levert vragen van de cliënt op die de uitkering vertragen.

Wat InvoiceFlow doet voor advocaten

Voorschotfacturen: saldo getoond, facturatie toegepast, aanvullingsbedrag duidelijk vermeld
Facturen per zaak op uurbasis: regelitems op taakniveau met verschotten apart
Gesplitste betaling bij vast tarief: aanbetaling + restbedrag bij mijlpaal voor estate- en oprichtingszaken
Inkoopordervelden voor zakelijke cliënten: PO-nummer, zaaknummer, factuurcontact, netto 30-voorwaarden
Eindafrekeningen no cure no pay: schikkingsbedrag, honorarium, kosten en netto voor cliënt
Betalingsregistratie: zie openstaande bedragen per cliënt en zaak

Aan de slag

Bouw een voorschotfactuursjabloon met velden voor saldo, facturatie en aanvulling
Maak een sjabloon voor zaken op uurbasis met regelitems voor verschotten
Stel een vaste-tariefsjabloon op met een structuur van 50% aanbetaling + restbedrag bij mijlpaal
Voeg zakelijke aangepaste velden (PO-nummer, zaaknummer) toe aan uw sjabloon voor zakelijke cliënten
Bouw een sjabloon voor de eindafrekening no cure no pay met de schikkingsberekening gedocumenteerd

Download InvoiceFlow. Bouw uw factuursjablonen op zaakniveau. Het bijhouden van voorschotten en zakelijke PO-facturatie vereist geen dure juridische facturatiesoftware — het vereist de juiste factuurstructuur, die InvoiceFlow biedt.

InvoiceFlow is een gratis facturatie-app voor Android, ontworpen voor zelfstandige professionals en kleine ondernemers.