InvoiceFlow для юристов: полное руководство по выставлению счетов

Система выставления счетов, созданная для адвокатов-одиночек, небольших юридических фирм, юридических консультантов и независимых специалистов в области права

Юридический биллинг требует выставления счетов по каждому делу, отслеживания пополнения аванса (ретейнера), документирования издержек, разбиения фиксированного гонорара на части, реквизитов корпоративного заказа на покупку (PO) и итоговых расчётных ведомостей по делам с гонораром успеха. InvoiceFlow обеспечивает структуру счетов для всех этих случаев из одного приложения для Android.

Счета на пополнение аванса (ретейнера)

Для клиентов, поддерживающих авансовый ретейнер, ежемесячные счета показывают остаток аванса, начисления за период и запрос на пополнение:

«Счёт по делу — [Имя клиента] — [Месяц, год]: Дело: [Описание] — № дела/материала [Номер] Остаток аванса на начало периода: $4 200,00 Профессиональные услуги за период: [Дата] — [Описание задачи] — [X,X часов × $385/час]: $[Сумма] [Дата] — [Описание задачи] — [X,X часов × $385/час]: $[Сумма] Издержки: [Описание]: $[Сумма] Всего начислено за период: $[Итого] Остаток аванса после начислений: $[Остаток] Пополнение для восстановления минимума $4 000,00: $[Сумма] К оплате: $[Сумма]»

Сумма пополнения и остаток на каждом счёте устраняют у клиента путаницу относительно состояния аванса.

Счета по делам с почасовой оплатой

PDF счёта по юридическому делу, созданный Invoice Flow app с шаблоном Professional — фирменный бланк, время работы адвоката и помощника, судебные издержки и номер дела — То же дело как чистая выписка — номер дела, номер в реестре, издержки, готово для юротдела.

Для дел, оплачиваемых почасово без аванса:

«Счёт по делу — [Имя клиента] — [Месяц, год]: Дело: [Описание] Профессиональные услуги: [Дата] — [Задача]: [Часы] часов × $385/час: $[Сумма] [Дата] — [Задача]: [Часы] часов × $385/час: $[Сумма] Издержки: Госпошлина за подачу в суд: $350,00 [Другие расходы]: $[Сумма] Всего профессиональные гонорары: $[Сумма] Всего издержки: $[Сумма] Итого к оплате: $[Итого] Условия оплаты: Net-15»

Издержки отделены от профессиональных гонораров — клиенты понимают конкретные расходы, которые они узнают, без споров.

Счета по делам с фиксированным гонораром и разбивкой платежа

Наследственное планирование, учредительные документы и стандартные сделки с фиксированным гонораром:

«Юридические услуги с фиксированным гонораром — [Имя клиента] — [Дата]: Услуга: [Описание услуги] Объём: [Список включённых результатов] Фиксированный гонорар: $2 400,00 Аванс (50%, к оплате в начале работы): $1 200,00 Остаток (к оплате при [событии — например, подписании документов]): $1 200,00»

Определение объёма ограничивает «расползание» работ. Структура с разбивкой платежа более приемлема для клиентов, чем единый предоплатный платёж по делам с фиксированным гонораром.

Счета корпоративным клиентам с реквизитами PO

Редактор счетов в приложении Invoice Flow у частного адвоката — часы адвоката и помощника плюс судебная пошлина и курьерские издержки с номером дела и номером в коллегии в кастомных полях — Время адвоката и помощника плюс издержки — один счёт по делу, без отдельного запроса на возмещение.

Бизнес-клиенты с отделами закупок требуют:

«Юридические услуги — [Название компании] — [Месяц, год]: Дело: [Описание] | Номер дела: [MAT-Год-XXXX] Профессиональные услуги: [Часы] × $385/час: $[Сумма] Издержки: $[Сумма] Номер PO: [Номер PO] Контакт по биллингу: [Имя, отдел] Условия оплаты: Net-30»

Корпоративные клиенты обрабатывают счета быстрее, когда они соответствуют номеру PO. Указывайте и номер дела, и номер PO — финансовому отделу нужен PO, вашей картотеке нужен номер дела.

Итоговые расчётные ведомости по гонорару успеха

Документы юридической практики в приложении Invoice Flow — корпоративное дело по аренде, оплаченный абонемент по наследственному планированию, проверка контракта стартапа и оплаченное спорное дело — Дела, абонементы, споры — каждое со своим номером дела, без систем управления практикой.

Расчётные ведомости по распределению средств при закрытии дела:

«Ведомость по гонорару успеха — [Имя клиента] — [Дата]: Дело: [Описание] Сумма урегулирования: $85 000,00 Гонорар успеха ([%] от урегулирования): $[Сумма] Авансированные расходы (см. прилагаемую детализацию): $[Сумма] Чистая сумма клиенту: $[Сумма] Средства по урегулированию получены: [Дата] Выплата клиенту: в течение [N] рабочих дней с даты этой ведомости»

Всегда прилагайте детализированную смету расходов. Расчётная ведомость без детализации удержаний порождает вопросы клиента, которые затягивают выплату.

Что InvoiceFlow делает для юристов

Счета по авансу: показан остаток, применены начисления, чётко указана сумма пополнения
Счета по почасовым делам: позиции на уровне задач с отдельно вынесенными издержками
Разбивка фиксированного гонорара: аванс + остаток при наступлении события для наследственных и учредительных дел
Реквизиты корпоративного PO: номер PO, номер дела, контакт по биллингу, условия net-30
Итоговые ведомости по гонорару успеха: сумма урегулирования, гонорар, расходы и чистая сумма клиенту
Отслеживание оплат: просмотр непогашенных сумм по клиенту и делу

С чего начать

Создайте шаблон счёта по авансу с полями остатка, начислений и пополнения
Создайте шаблон почасового дела с позициями издержек
Настройте шаблон фиксированного гонорара со структурой «аванс 50% + остаток при событии»
Добавьте корпоративные пользовательские поля (номер PO, номер дела) в шаблон для корпоративных клиентов
Создайте шаблон итоговой ведомости по гонорару успеха с задокументированными расчётами урегулирования

Скачайте InvoiceFlow. Создайте шаблоны счетов на уровне дел. Отслеживание авансов и корпоративный биллинг с PO не требуют дорогого юридического биллингового ПО — им нужна правильная структура счёта, которую и предоставляет InvoiceFlow.

InvoiceFlow — это бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для независимых специалистов и владельцев малого бизнеса.