Invoice Flow app icon Invoice Flow management App holen
DE

Der EAP-Vertrag, der mich meine ganze Praxis überdenken ließ

Von Dr. Simone Hartley, LCSW — Chicago, IL

Ich bin seit 2016 in eigener Praxis tätig. In den ersten vier Jahren war ich mit drei Krankenversicherungen unter Vertrag. Ich rechnete über ein Abrechnungsmodul einer Praxissoftware ab, kämpfte mit Vorabgenehmigungen für alles über 12 Sitzungen hinaus und erhielt nach vertraglichen Abschlägen im Schnitt 87 $ pro 50-minütiger Sitzung.

Ich bin eine approbierte klinische Sozialarbeiterin mit Doktortitel. Ich rechnete zu Sätzen ab, die einem Berufsanfänger in einem anderen Fach peinlich wären.

2020 stellte ich auf Selbstzahler um. Dann meldete sich 2021 ein mittelgroßes Finanzdienstleistungsunternehmen wegen eines betrieblichen EAP-ähnlichen Vertrags: 8 Sitzungen pro Mitarbeiter und Jahr, verfügbar für alle 220 Mitarbeiter, monatlich nach genutzten Sitzungen an die Personalabteilung abgerechnet.

Dieser eine Vertrag brachte im Schnitt rund 3.800 $/Monat zusätzlich. Und weil es sich um eine direkte Abrechnung mit dem Unternehmen zu meinem vollen Selbstzahler-Honorar handelte — nicht um eine Erstattung über ein verwaltetes EAP-Netzwerk zu 65 $/Sitzung — hat es sich tatsächlich gelohnt.

Der Aufbau der Rechnungsstruktur für diesen Vertrag hat verändert, wie ich über jeden Teil meiner Abrechnung denke.

Die Rechnung für Selbstzahler-Sitzungen

Selbstzahler-Therapiesitzungen sollten eine Rechnung mit Beleg-Funktion für Klienten erzeugen, die eine Kostenerstattung anstreben möchten.

Therapiesitzung — [Name des Klienten] — [Datum]:

Beleg für die Kostenerstattung

Behandlungsbeleg — [Name des Klienten] — [Leistungsdatum]:

„Dieser Beleg dient der Dokumentation zur Kostenerstattung durch den Klienten. Er stellt keine Einreichung eines Antrags bei einer Krankenversicherung dar.”

Viele Selbstzahler-Klienten in der Therapie haben eine private Krankenversicherung mit Leistungen für die Erstattung psychotherapeutischer Behandlungen. Ein Beleg ermöglicht ihnen, eine anteilige Erstattung zu beantragen. Ich erstelle ihn bei jeder Sitzung automatisch in InvoiceFlow.

Häufige Leistungsziffern in der Psychotherapie

Videositzungen: Kennzeichnen Sie die Leistung entsprechend als Telemedizin.

Paket-Rechnungen

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Therapeutin in eigener Praxis — vier datierte 50-minütige Psychotherapiesitzungen auf einer Abrechnung mit NPI, Lizenz und CPT-Referenz
Vier datierte Sitzungen, NPI, Lizenz, CPT — alles, was das Antragsformular der Versicherung verlangt.

Ich biete keine Pakete im klassischen Sinn an — Therapie funktioniert nicht nach einem Sitzungszähler-Modell wie Fitness. Aber ich biete vorausbezahlte Intensivprogramme für bestimmte Interventionen an.

Intensivprogramm — [Name des Klienten] — [Datum]:

Dies sind strukturierte Kurzzeit-Behandlungsprogramme, keine offenen Pakete. Die Rechnung dokumentiert, was enthalten ist, den Zeitplan und die Zahlungsstruktur.

Betriebliche EAP-ähnliche Verträge

Direkte betriebliche Verträge — unter Umgehung verwalteter EAP-Netzwerke — vergüten deutlich mehr pro Sitzung und geben den Behandlern die Kontrolle über den Behandlungsansatz und die Sitzungsgrenzen.

Betriebliche Mitarbeiterunterstützung — [Firmenname] — [Monat Jahr]:

Abrechnungszeitraum: [Monat Jahr] Erbrachte Leistungen:

Zahlungsempfänger: Dr. Simone Hartley, LCSW | Steuernummer/USt-IdNr.: [XX-XXXXXXX] Bestellnummer: [PO-####] Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto Unterlagen liegen vor

Vertraulichkeitshinweis (auf jeder betrieblichen Rechnung angeben): „Der Inhalt der Sitzungen ist vertraulich. Diese Rechnung weist ausschließlich die Anzahl der Sitzungen aus. Es werden keine klinischen Informationen an den Arbeitgeber weitergegeben.”

Dieser Hinweis ist nicht nur ethisch korrekt — er schützt Ihre Klienten und Ihre klinische Beziehung. Die Personalabteilung soll Nutzungszahlen kennen, nicht klinische Inhalte. Die Aufnahme dieses Hinweises beantwortet das Anliegen vorab, bevor die Personalabteilung fragt.

Dokumentation gestaffelter und reduzierter Honorare

Wiederkehrende Rechnungen eines Therapeuten in der Invoice Flow app – monatliche Abrechnungen bei wöchentlicher Therapie und zweiwöchentliche Teletherapie nach Sozialtarif
Eine Abrechnung pro Monat statt einer Rechnung pro Sitzung – die Abrechnung bleibt draußen aus dem Raum.

Für Klienten mit reduzierten Honoraren dokumentiere ich die Vereinbarung klar:

Vereinbarung über reduziertes Honorar — [Name des Klienten] — [Datum]:

Die Dokumentation des reduzierten Honorars schützt beide Parteien. Bestreitet ein Klient später eine Abrechnung, ist die unterzeichnete Vereinbarung der Nachweis.

Abrechnung von Gruppentherapie

Invoice Flow app Analytics einer Therapiepraxis – bisher eingenommenes Jahres-Einkommen und monatlicher Umsatztrend für vierteljährliche Steuerschätzungen
Das Praxisjahr in Zahlen – Quartalsschätzungen sind kein Ratespiel mehr.

Gruppen erfordern separate Sitzungsrechnungen pro Teilnehmer.

Gruppentherapie-Sitzung — [Name des Klienten] — [Datum]:

Jeder Teilnehmer erhält seine eigene Rechnung mit eigener Leistungsziffer und eigener Diagnose. Setzen Sie niemals mehrere Teilnehmer auf eine Rechnung — die Sitzung jedes Klienten ist eine eigenständige abrechenbare Leistung.

Rechnungen für Workshops und Fortbildungen

Ich biete regelmäßig Fortbildungs-Workshops für andere Behandler sowie betriebliche Schulungen zur psychischen Gesundheit an.

Workshop-Rechnung — [Organisation / Einzelperson] — [Datum]:

Sechs Jahre Selbstzahler

Aktueller Monatsumsatz:

Bei 87 $/Sitzung über die Versicherung würde dieser Umsatz etwa 300 Sitzungen pro Monat erfordern. Ich liege bei etwa 80 klinischen Stunden pro Monat.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie Ihre Sitzungs- + Belegvorlage mit Feldern für Leistungsziffer und ICD-10. Ergänzen Sie Steuernummer/USt-IdNr. und Vertraulichkeitshinweis in Ihrer betrieblichen Vorlage. Erstellen Sie bei jeder Sitzung einen Beleg — Ihre Klienten haben Erstattungsansprüche, die sie nicht nutzen.

Dr. Simone Hartley ist eine approbierte klinische Sozialarbeiterin in Chicago, Illinois, mit einer Privatpraxis für Einzelklienten, betriebliche EAP-Verträge, Gruppentherapie und klinische Supervision.