Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hợp đồng EAP đã khiến tôi nghĩ lại về toàn bộ phòng khám của mình

Bởi Tiến sĩ Simone Hartley, LCSW — Chicago, IL

Tôi hành nghề tư từ năm 2016. Bốn năm đầu tôi tham gia mạng lưới của ba công ty bảo hiểm. Tôi lập hóa đơn qua một mô-đun thanh toán trong hệ thống hồ sơ y tế điện tử, xử lý các thủ tục xin phê duyệt trước cho bất cứ điều trị nào vượt quá 12 buổi, và thu về trung bình 87$ cho mỗi buổi 50 phút sau các khoản khấu trừ theo hợp đồng.

Tôi là nhân viên công tác xã hội lâm sàng có giấy phép với bằng tiến sĩ. Vậy mà tôi lập hóa đơn ở mức phí có thể khiến một người mới hành nghề năm đầu ở lĩnh vực khác cũng phải ngượng.

Năm 2020 tôi chuyển sang mô hình tự chi trả. Rồi năm 2021, một công ty dịch vụ tài chính cỡ vừa liên hệ về một hợp đồng kiểu EAP doanh nghiệp: 8 buổi mỗi nhân viên mỗi năm, dành cho toàn bộ 220 nhân viên, lập hóa đơn hàng tháng cho phòng Nhân sự theo số buổi đã dùng.

Chỉ riêng hợp đồng đó đã cộng thêm trung bình khoảng 3.800$/tháng. Và vì đó là lập hóa đơn trực tiếp cho công ty theo mức phí tự chi trả đầy đủ của tôi — chứ không phải bồi hoàn qua mạng lưới EAP quản lý ở mức 65$/buổi — nên nó thực sự có lời.

Việc xây dựng cấu trúc hóa đơn cho hợp đồng đó đã thay đổi cách tôi nghĩ về mọi phần trong việc lập hóa đơn của mình.

Hóa đơn buổi trị liệu tự chi trả

Các buổi trị liệu tự chi trả nên tạo ra một hóa đơn có khả năng làm superbill cho những khách hàng muốn xin bồi hoàn ngoài mạng lưới.

Buổi trị liệu — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Superbill để bồi hoàn ngoài mạng lưới

Superbill — [Tên khách hàng] — [Ngày cung cấp dịch vụ]:

“Superbill này là chứng từ để khách hàng đề nghị bồi hoàn bảo hiểm. Nó không cấu thành việc nộp yêu cầu bồi thường lên bất kỳ công ty bảo hiểm y tế nào.”

Nhiều khách hàng trị liệu tự chi trả có bảo hiểm thương mại với quyền lợi sức khỏe tâm thần ngoài mạng lưới. Một superbill cho phép họ nộp để được bồi hoàn một phần. Tôi tạo nó tự động trong InvoiceFlow ở mỗi buổi.

Các mã CPT sức khỏe tâm thần phổ biến

Buổi khám từ xa: thêm mã bổ nghĩa 95 và ghi nơi cung cấp dịch vụ là 02.

Hóa đơn gói dịch vụ

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một nhà trị liệu tư nhân — bốn buổi tâm lý trị liệu 50 phút có ghi ngày trên một bảng kê với NPI, giấy phép và tham chiếu CPT
Bốn buổi có ngày, NPI, giấy phép, CPT — mọi thứ mẫu yêu cầu bồi thường của hãng bảo hiểm cần.

Tôi không cung cấp gói theo nghĩa truyền thống — trị liệu không vận hành theo mô hình đếm số buổi như tập thể hình. Nhưng tôi có cung cấp các chương trình chuyên sâu trả trước cho những can thiệp cụ thể.

Chương trình chuyên sâu — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Đây là các chương trình điều trị ngắn hạn có cấu trúc, không phải gói mở không giới hạn. Hóa đơn ghi lại những gì bao gồm, dòng thời gian và cấu trúc thanh toán.

Hợp đồng kiểu EAP doanh nghiệp

Các hợp đồng trực tiếp với doanh nghiệp — bỏ qua mạng lưới EAP quản lý — trả cao hơn đáng kể mỗi buổi và cho phép nhà lâm sàng kiểm soát phương pháp điều trị cũng như giới hạn số buổi.

Dịch vụ Hỗ trợ Nhân viên Doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Kỳ lập hóa đơn: [Tháng Năm] Dịch vụ đã cung cấp:

Thanh toán cho: Tiến sĩ Simone Hartley, LCSW | MST: [XX-XXXXXXX] Số đơn đặt hàng (PO): [PO-####] Điều khoản thanh toán: Trong 30 ngày (Net-30) Đã có hồ sơ thuế/W-9

Ghi chú bảo mật (đưa vào mọi hóa đơn doanh nghiệp): “Nội dung buổi trị liệu được bảo mật. Hóa đơn này chỉ báo cáo số buổi. Không có thông tin lâm sàng nào được chia sẻ với người sử dụng lao động.”

Ghi chú này không chỉ là hành nghề có đạo đức — nó bảo vệ khách hàng và mối quan hệ lâm sàng của bạn. Phòng Nhân sự nên biết con số về mức sử dụng, không phải nội dung lâm sàng. Việc đưa ghi chú này vào chủ động giải quyết mối lo trước khi phòng Nhân sự hỏi.

Chứng từ thang trượt và phí giảm

Hóa đơn định kỳ Invoice Flow app của một chuyên viên trị liệu — bảng kê hàng tháng cho trị liệu hàng tuần và tính phí trị liệu từ xa theo thang trượt hai tuần một lần
Một bảng kê mỗi tháng thay vì một hóa đơn mỗi buổi — việc thanh toán không bước vào phòng trị liệu.

Với khách hàng ở mức phí giảm, tôi ghi lại thỏa thuận một cách rõ ràng:

Thỏa thuận phí giảm — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Ghi lại phí giảm bảo vệ cả hai bên. Nếu sau này khách hàng tranh chấp một khoản phí, thỏa thuận đã ký chính là bằng chứng.

Lập hóa đơn trị liệu nhóm

Phân tích của Invoice Flow app của một phòng trị liệu — thu nhập đã thu lũy kế từ đầu năm và xu hướng doanh thu hàng tháng để ước tính thuế theo quý
Một năm của phòng khám bằng con số — ước tính theo quý không còn là phỏng đoán.

Nhóm cần hóa đơn buổi trị liệu riêng cho từng người tham gia.

Buổi trị liệu nhóm — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Mỗi người tham gia nhận hóa đơn riêng với mã CPT và chẩn đoán riêng của họ. Không bao giờ đặt nhiều người tham gia trên một hóa đơn — buổi trị liệu của mỗi khách hàng là một dịch vụ tính phí riêng.

Hóa đơn hội thảo và đào tạo

Tôi thỉnh thoảng tổ chức hội thảo cấp chứng chỉ đào tạo liên tục (CEU) cho các nhà lâm sàng khác và đào tạo sức khỏe tâm thần cho doanh nghiệp.

Hóa đơn hội thảo — [Tổ chức / Cá nhân] — [Ngày]:

Sáu năm tự chi trả

Doanh thu hàng tháng hiện tại:

Ở mức 87$/buổi qua bảo hiểm, doanh thu này sẽ cần khoảng 300 buổi mỗi tháng. Tôi đang ở mức khoảng 80 giờ lâm sàng mỗi tháng.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng mẫu buổi trị liệu + superbill với các trường CPT và ICD-10. Thêm MST và ghi chú bảo mật vào mẫu doanh nghiệp của bạn. Tạo một superbill ở mỗi buổi — khách hàng của bạn có quyền lợi ngoài mạng lưới mà họ chưa dùng đến.

Tiến sĩ Simone Hartley là nhân viên công tác xã hội lâm sàng có giấy phép tại Chicago, Illinois, với một phòng khám tư phục vụ khách hàng cá nhân, các tài khoản EAP doanh nghiệp, trị liệu nhóm và giám sát lâm sàng.