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Il contratto EAP che mi ha fatto ripensare l’intero studio

Di Dr.ssa Simone Hartley, LCSW — Chicago, IL

Lavoro in studio privato dal 2016. I primi quattro anni ero convenzionata con tre compagnie assicurative. Fatturavo tramite un modulo di fatturazione di un software clinico, gestivo le autorizzazioni preventive per qualsiasi cosa oltre le 12 sedute e incassavo in media 87 $ per seduta da 50 minuti dopo gli storni contrattuali.

Sono un’assistente sociale clinica abilitata con un dottorato di ricerca. Fatturavo a tariffe che farebbero arrossire un professionista al primo anno in un altro settore.

Nel 2020 sono passata al regime privato. Poi, nel 2021, una società di servizi finanziari di medie dimensioni mi ha contattata per un contratto aziendale di tipo EAP: 8 sedute per dipendente all’anno, disponibili per tutti i 220 dipendenti, fatturate mensilmente all’ufficio HR per le sedute utilizzate.

Quel solo contratto ha aggiunto in media circa 3.800 $/mese. E poiché era una fatturazione diretta all’azienda alla mia tariffa piena in regime privato — non un rimborso tramite una rete EAP di gestione assistita a 65 $/seduta — alla fine pagava davvero.

Costruire la struttura di fatturazione per quel contratto ha cambiato il modo in cui pensavo a ogni parte della mia fatturazione.

La fattura della seduta in regime privato

Le sedute di terapia in regime privato dovrebbero generare una fattura con possibilità di riepilogo dettagliato per i clienti che vogliono richiedere il rimborso fuori rete.

Seduta di terapia — [Nome cliente] — [Data]:

Riepilogo dettagliato per il rimborso fuori rete

Riepilogo dettagliato — [Nome cliente] — [Data del servizio]:

«Questo riepilogo è a fini di documentazione per il rimborso assicurativo del cliente. Non costituisce la presentazione di una richiesta a un assicuratore sanitario.»

Molti clienti di terapia in regime privato hanno un’assicurazione commerciale con benefit di salute mentale fuori rete. Un riepilogo dettagliato consente loro di richiedere un rimborso parziale. Lo genero automaticamente in InvoiceFlow a ogni seduta.

Codici prestazione comuni per la salute mentale

Sedute in telemedicina: aggiungi il modificatore 95 e indica il luogo del servizio come 02.

Fatture per pacchetti

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un terapeuta con studio privato — quattro sedute di psicoterapia da 50 minuti datate su un unico estratto con NPI, licenza e riferimento CPT
Quattro sedute datate, NPI, licenza, CPT — tutto ciò che chiede il modulo di rimborso dell'assicurazione.

Non offro pacchetti in senso tradizionale — la terapia non funziona su un modello a conteggio di sedute come il fitness. Ma offro programmi intensivi prepagati per interventi specifici.

Programma intensivo — [Nome cliente] — [Data]:

Questi sono programmi di trattamento strutturati di breve durata, non pacchetti a tempo indeterminato. La fattura documenta ciò che è incluso, le tempistiche e la struttura del pagamento.

Contratti aziendali di tipo EAP

I contratti aziendali diretti — che evitano le reti EAP della gestione assistita — pagano molto di più per seduta e danno ai clinici il controllo sull’approccio al trattamento e sui limiti di seduta.

Servizi di assistenza ai dipendenti — [Nome azienda] — [Mese Anno]:

Periodo di fatturazione: [Mese Anno] Servizi erogati:

Intestato a: Dr.ssa Simone Hartley, LCSW | Partita IVA: [XXXXXXXXXXX] Numero d’ordine: [PO-####] Termini di pagamento: 30 giorni Dati fiscali registrati

Nota sulla riservatezza (da includere su ogni fattura aziendale): «Il contenuto delle sedute è riservato. Questa fattura riporta solo il conteggio delle sedute. Nessuna informazione clinica è condivisa con il datore di lavoro.»

Questa nota non è solo una pratica etica — protegge i tuoi clienti e la tua relazione clinica. L’ufficio HR dovrebbe conoscere i numeri di utilizzo, non il contenuto clinico. Includere questa nota previene il problema prima ancora che l’HR lo sollevi.

Documentazione delle tariffe a scaglione e ridotte

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di un terapeuta — estratti mensili per terapia settimanale e fatturazione bisettimanale di teleterapia a tariffa modulata
Un estratto al mese invece di una fattura a seduta — la fatturazione resta fuori dalla stanza.

Per i clienti con tariffe ridotte, documento chiaramente l’accordo:

Accordo di tariffa ridotta — [Nome cliente] — [Data]:

Documentare la tariffa ridotta protegge entrambe le parti. Se in seguito un cliente contesta un addebito, l’accordo firmato è la prova.

Fatturazione della terapia di gruppo

Analytics dell'app Invoice Flow di uno studio terapeutico — reddito incassato da inizio anno e andamento dei ricavi mensili per le stime fiscali trimestrali
L'anno dello studio in numeri — le stime trimestrali smettono di essere a caso.

I gruppi richiedono fatture di seduta separate per partecipante.

Seduta di terapia di gruppo — [Nome cliente] — [Data]:

Ogni partecipante riceve la propria fattura con il proprio codice prestazione e la propria diagnosi. Non inserire mai più partecipanti su un’unica fattura — la seduta di ogni cliente è un servizio fatturabile separato.

Fatture per workshop e formazione

Periodicamente offro workshop di formazione continua per altri clinici e formazione aziendale sulla salute mentale.

Fattura workshop — [Organizzazione / Persona] — [Data]:

Sei anni in regime privato

Fatturato mensile attuale:

A 87 $/seduta tramite assicurazione, questo fatturato richiederebbe circa 300 sedute al mese. Io sono a circa 80 ore cliniche al mese.

Scarica InvoiceFlow. Crea il tuo template seduta + riepilogo con i campi CPT e ICD-10. Aggiungi Partita IVA e nota sulla riservatezza al template aziendale. Genera un riepilogo dettagliato a ogni seduta — i tuoi clienti hanno benefit fuori rete che non stanno usando.

La dott.ssa Simone Hartley è un’assistente sociale clinica abilitata a Chicago, Illinois, con uno studio privato che serve clienti individuali, account EAP aziendali, terapia di gruppo e supervisione clinica.