Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Contractul EAP care m-a făcut să-mi regândesc întregul cabinet

De Dr. Simone Hartley, LCSW — Chicago, IL

Am cabinet privat din 2016. În primii patru ani am fost în rețeaua a trei companii de asigurări. Facturam printr-un modul de facturare al unui sistem EHR, mă ocupam de autorizări prealabile pentru orice depășea 12 ședințe și încasam în medie 87 USD per ședință de 50 de minute după deducerile contractuale.

Sunt asistent social clinic autorizat, cu titlu de doctor. Facturam la tarife care ar face de rușine un practician la primul an de activitate dintr-un alt domeniu.

În 2020 am trecut la plată privată. Apoi, în 2021, o companie de servicii financiare de dimensiune medie m-a contactat pentru un contract corporativ de tip EAP: 8 ședințe per angajat pe an, disponibile tuturor celor 220 de angajați, facturate lunar către HR pentru ședințele utilizate.

Acel singur contract a adăugat aproximativ 3.800 USD/lună în medie. Și, pentru că era facturare directă către companie la tariful meu integral de plată privată — nu rambursare printr-o rețea EAP administrată la 65 USD/ședință — chiar era rentabil.

Construirea structurii de facturare pentru acel contract mi-a schimbat modul în care gândeam despre fiecare parte a facturării mele.

Factura pentru ședința cu plată privată

Ședințele de terapie cu plată privată ar trebui să genereze o factură cu posibilitate de bon detaliat pentru clienții care doresc să solicite rambursarea din afara rețelei.

Ședință de terapie — [Nume client] — [Dată]:

Bon detaliat pentru rambursarea din afara rețelei

Bon detaliat — [Nume client] — [Data serviciului]:

„Acest bon detaliat servește ca documentație pentru rambursarea de la asigurarea clientului. Nu constituie o cerere de decontare depusă către vreun asigurător de sănătate.”

Mulți clienți de terapie cu plată privată au asigurare comercială cu beneficii de sănătate mintală din afara rețelei. Un bon detaliat le permite să solicite rambursarea parțială. Îl generez automat în InvoiceFlow la fiecare ședință.

Coduri uzuale de procedură în sănătatea mintală

Ședințe de telesănătate: adaugă modificatorul 95 și notează locul serviciului ca 02.

Facturi pentru pachete

Editorul de facturi al aplicației Invoice Flow al unui terapeut în cabinet privat — patru sesiuni de psihoterapie de 50 de minute datate pe un singur extras cu referință NPI, licență și CPT
Patru sesiuni datate, NPI, licență, CPT — tot ce cere formularul de decontare al asiguratorului.

Nu ofer pachete în sensul tradițional — terapia nu funcționează pe un model bazat pe numărul de ședințe așa cum funcționează fitnessul. Dar ofer programe intensive plătite în avans pentru intervenții specifice.

Program intensiv — [Nume client] — [Dată]:

Acestea sunt programe de tratament structurate pe termen scurt, nu pachete cu durată nedeterminată. Factura documentează ce este inclus, calendarul și structura plății.

Contracte corporative de tip EAP

Contractele corporative directe — care ocolesc rețelele EAP administrate — plătesc semnificativ mai mult per ședință și oferă clinicienilor control asupra abordării terapeutice și a limitelor de ședințe.

Servicii corporative de asistență a angajaților — [Nume companie] — [Luna Anul]:

Perioada de facturare: [Luna Anul] Servicii furnizate:

Plată către: Dr. Simone Hartley, LCSW | CUI/CIF: [XXXXXXXX] Număr comandă: [PO-####] Termen de plată: Net-30 Date fiscale la dosar

Notă de confidențialitate (de inclus pe fiecare factură corporativă): „Conținutul ședințelor este confidențial. Această factură raportează doar numărul de ședințe. Nicio informație clinică nu este comunicată angajatorului.”

Această notă nu este doar practică etică — îți protejează clienții și relația clinică. HR trebuie să cunoască cifrele de utilizare, nu conținutul clinic. Includerea acestei note abordează preventiv preocuparea înainte ca HR să întrebe.

Documentarea onorariilor pe scală variabilă și a celor reduse

Facturile recurente din Invoice Flow app ale unui terapeut — extrase lunare pentru terapie săptămânală și facturare de teleterapie la două săptămâni cu tarif ajustabil
Un extras pe lună în loc de o factură la fiecare sesiune — facturarea rămâne în afara cabinetului.

Pentru clienții cu onorarii reduse, documentez aranjamentul clar:

Acord de onorariu redus — [Nume client] — [Dată]:

Documentarea onorariului redus protejează ambele părți. Dacă un client contestă ulterior o sumă, acordul semnat este dovada.

Facturarea terapiei de grup

Analizele din Invoice Flow app ale unui cabinet de terapie — venituri încasate de la începutul anului și tendința lunară de venituri pentru estimările fiscale trimestriale
Anul cabinetului în cifre — estimările trimestriale nu mai sunt ghicit.

Grupurile necesită facturi de ședință separate pentru fiecare participant.

Ședință de terapie de grup — [Nume client] — [Dată]:

Fiecare participant primește propria factură, cu propriul cod de procedură și diagnostic. Nu pune niciodată mai mulți participanți pe o singură factură — ședința fiecărui client este un serviciu facturabil separat.

Facturi pentru ateliere și traininguri

Ofer periodic ateliere de formare continuă pentru alți clinicieni și traininguri corporative de sănătate mintală.

Factură atelier — [Organizație / Persoană] — [Dată]:

Șase ani cu plată privată

Venit lunar actual:

La 87 USD/ședință prin asigurare, acest venit ar necesita aproximativ 300 de ședințe pe lună. Eu sunt la aproximativ 80 de ore clinice pe lună.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește șablonul de ședință + bon detaliat cu câmpuri pentru codul de procedură și ICD-10. Adaugă CUI/CIF și nota de confidențialitate în șablonul tău corporativ. Generează un bon detaliat la fiecare ședință — clienții tăi au beneficii din afara rețelei pe care nu le folosesc.

Dr. Simone Hartley este asistent social clinic autorizat în Chicago, Illinois, cu un cabinet privat care deservește clienți individuali, conturi corporative EAP, terapie de grup și supervizare clinică.