Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

Het EAP-contract dat me mijn hele praktijk deed heroverwegen

Door dr. Simone Hartley, LCSW — Chicago, IL

Ik heb sinds 2016 een eigen praktijk. De eerste vier jaar werkte ik samen met drie verzekeraars. Ik declareerde via een factuurmodule in een EPD, worstelde met voorafgaande toestemmingen voor alles boven de 12 sessies, en ontving gemiddeld $87 per sessie van 50 minuten na contractuele afboekingen.

Ik ben een gediplomeerd klinisch maatschappelijk werker met een doctorsgraad. Ik factureerde tegen tarieven waar een eerstejaars in een ander vakgebied zich voor zou schamen.

In 2020 stapte ik over op particulier betalen. Toen benaderde in 2021 een middelgroot financieel dienstverlener me over een zakelijk EAP-achtig contract: 8 sessies per werknemer per jaar, beschikbaar voor alle 220 medewerkers, maandelijks gefactureerd aan HR voor gebruikte sessies.

Dat ene contract leverde gemiddeld zo’n $3.800 per maand op. En omdat het directe facturatie aan het bedrijf was tegen mijn volle particuliere tarief — niet vergoeding via een beheerd EAP-netwerk tegen $65 per sessie — leverde het echt iets op.

Het opzetten van de factuurstructuur voor dat contract veranderde mijn kijk op elk onderdeel van mijn facturatie.

De factuur voor een particulier betaalde sessie

Particulier betaalde therapiesessies zouden een factuur moeten genereren met de mogelijkheid van een gespecificeerde nota voor cliënten die vergoeding buiten verzekeraarsverband willen aanvragen.

Therapiesessie — [Naam cliënt] — [Datum]:

Gespecificeerde nota voor vergoeding buiten verzekeraarsverband

Gespecificeerde nota — [Naam cliënt] — [Datum van dienst]:

“Deze gespecificeerde nota dient als documentatie voor de cliënt voor vergoeding door de zorgverzekeraar. Het vormt geen declaratie bij enige zorgverzekeraar.”

Veel particulier betalende therapiecliënten hebben een aanvullende verzekering met vergoeding voor ggz buiten verzekeraarsverband. Met een gespecificeerde nota kunnen ze een gedeeltelijke vergoeding aanvragen. Ik genereer deze automatisch in InvoiceFlow bij elke sessie.

Veelgebruikte ggz-behandelcodes (CPT)

Telehealth-sessies: voeg modifier 95 toe en noteer de plaats van dienstverlening als 02.

Pakketfacturen

Invoice Flow app factuureditor van een therapeut in eigen praktijk — vier gedateerde psychotherapiesessies van 50 minuten op één overzicht met NPI, licentie en CPT-referentie
Vier gedateerde sessies, NPI, licentie, CPT — alles wat het claimformulier van de verzekeraar vraagt.

Ik bied geen pakketten aan in de traditionele zin — therapie werkt niet op een model van sessieaantallen zoals fitness dat doet. Maar ik bied wel vooruitbetaalde intensieve programma’s voor specifieke interventies.

Intensief programma — [Naam cliënt] — [Datum]:

Dit zijn gestructureerde kortdurende behandelprogramma’s, geen open pakketten. De factuur documenteert wat inbegrepen is, de tijdlijn en de betalingsstructuur.

Zakelijke EAP-achtige contracten

Directe zakelijke contracten — buiten beheerde EAP-netwerken om — betalen aanzienlijk meer per sessie en geven clinici controle over de behandelaanpak en sessielimieten.

Zakelijke werknemersondersteuning — [Naam bedrijf] — [Maand jaar]:

Factuurperiode: [Maand jaar] Geleverde diensten:

Te betalen aan: Dr. Simone Hartley, LCSW | Btw-/KvK-nr.: [XXXXXXXXX] Inkoopordernummer: [PO-####] Betalingstermijn: 30 dagen Bedrijfsgegevens op bestand

Vertrouwelijkheidsnotitie (op elke zakelijke factuur opnemen): “De inhoud van sessies is vertrouwelijk. Deze factuur rapporteert uitsluitend het aantal sessies. Er wordt geen klinische informatie gedeeld met de werkgever.”

Deze notitie is niet alleen ethische praktijk — ze beschermt je cliënten en je klinische relatie. HR hoort de benuttingscijfers te kennen, niet de klinische inhoud. Door deze notitie op te nemen ondervang je de zorg voordat HR ernaar vraagt.

Documentatie van glijdende schaal en gereduceerde tarieven

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een therapeut — maandelijkse afschriften voor wekelijkse therapie en tweewekelijkse teletherapiefacturatie op glijdende schaal
Eén afschrift per maand in plaats van een factuur per sessie — factureren blijft buiten de kamer.

Voor cliënten met een gereduceerd tarief documenteer ik de afspraak helder:

Overeenkomst gereduceerd tarief — [Naam cliënt] — [Datum]:

Het documenteren van het gereduceerde tarief beschermt beide partijen. Betwist een cliënt later een bedrag, dan is de ondertekende overeenkomst het bewijsstuk.

Facturatie van groepstherapie

Invoice Flow app analyse van een therapiepraktijk — year-to-date geïnde inkomsten en maandelijkse omzettrend voor kwartaalbelastingschattingen
Het jaar van de praktijk in cijfers — kwartaalschattingen zijn geen giswerk meer.

Groepen vereisen aparte sessiefacturen per deelnemer.

Groepstherapiesessie — [Naam cliënt] — [Datum]:

Elke deelnemer krijgt een eigen factuur met een eigen behandelcode en diagnose. Zet nooit meerdere deelnemers op één factuur — de sessie van elke cliënt is een afzonderlijke factureerbare dienst.

Facturen voor workshops en trainingen

Ik bied periodiek bijscholingsworkshops aan voor andere clinici en zakelijke ggz-trainingen.

Workshopfactuur — [Organisatie / Individu] — [Datum]:

Zes jaar particulier betalend

Huidige maandomzet:

Tegen $87 per sessie via verzekeraars zou deze omzet ongeveer 300 sessies per maand vergen. Ik zit op ongeveer 80 klinische uren per maand.

Download InvoiceFlow. Bouw je sjabloon voor sessie + gespecificeerde nota met CPT- en ICD-10-velden. Voeg een btw-/KvK-nummer en vertrouwelijkheidsnotitie toe aan je zakelijke sjabloon. Genereer bij elke sessie een gespecificeerde nota — je cliënten hebben vergoedingsmogelijkheden buiten verzekeraarsverband die ze niet benutten.

Dr. Simone Hartley is een gediplomeerd klinisch maatschappelijk werker in Chicago, Illinois, met een eigen praktijk voor individuele cliënten, zakelijke EAP-accounts, groepstherapie en klinische supervisie.