Invoice Flow app icon Invoice Flow management Pobierz aplikację
PL

Kontrakt EAP, który skłonił mnie do przemyślenia całej mojej praktyki

Autor: Dr Simone Hartley, LCSW — Chicago, IL

Prowadzę prywatną praktykę od 2016 roku. Przez pierwsze cztery lata współpracowałam z trzema firmami ubezpieczeniowymi. Rozliczałam się przez moduł rozliczeniowy systemu EHR, zajmowałam się uprzednimi autoryzacjami dla wszystkiego powyżej 12 sesji i po umownych odpisach uzyskiwałam średnio 87 dolarów za 50-minutową sesję.

Jestem licencjonowaną kliniczną pracownicą socjalną ze stopniem doktorskim. Rozliczałam się według stawek, które zawstydziłyby początkującego praktyka w innej dziedzinie.

W 2020 roku przeszłam na płatności prywatne. Następnie w 2021 roku średniej wielkości firma z branży usług finansowych skontaktowała się w sprawie korporacyjnego kontraktu typu EAP: 8 sesji na pracownika rocznie, dostępnych dla wszystkich 220 pracowników, rozliczanych miesięcznie z działem HR za wykorzystane sesje.

Ten jeden kontrakt dodał średnio około 3800 dolarów miesięcznie. A ponieważ było to bezpośrednie rozliczenie z firmą według mojej pełnej prywatnej stawki — a nie zwrot kosztów przez sieć EAP zarządzanej opieki po 65 dolarów za sesję — faktycznie się opłacało.

Zbudowanie struktury faktur dla tego kontraktu zmieniło moje myślenie o każdym elemencie mojego fakturowania.

Faktura za sesję prywatną

Prywatne sesje terapeutyczne powinny generować fakturę z możliwością wystawienia szczegółowego rachunku dla klientów, którzy chcą ubiegać się o zwrot kosztów spoza sieci.

Sesja terapeutyczna — [Imię klienta] — [Data]:

Szczegółowy rachunek do zwrotu kosztów spoza sieci

Szczegółowy rachunek — [Imię klienta] — [Data świadczenia]:

„Ten szczegółowy rachunek stanowi dokumentację do zwrotu kosztów z ubezpieczenia klienta. Nie stanowi zgłoszenia roszczenia do żadnego ubezpieczyciela zdrowotnego.”

Wielu prywatnie płacących klientów terapii ma komercyjne ubezpieczenie ze świadczeniami zdrowia psychicznego poza siecią. Szczegółowy rachunek pozwala im ubiegać się o częściowy zwrot kosztów. Generuję go automatycznie w InvoiceFlow przy każdej sesji.

Typowe kody procedur w zdrowiu psychicznym

Sesje telemedyczne: dodaj modyfikator 95 i oznacz miejsce świadczenia jako 02.

Faktury pakietowe

Edytor faktur w aplikacji Invoice Flow terapeuty prywatnej praktyki — cztery datowane 50-minutowe sesje psychoterapii na jednym zestawieniu z NPI, licencją i odwołaniem do CPT
Cztery datowane sesje, NPI, licencja, CPT — wszystko, o co pyta formularz roszczenia ubezpieczyciela.

Nie oferuję pakietów w tradycyjnym sensie — terapia nie działa według modelu liczby sesji tak jak fitness. Oferuję jednak przedpłacone programy intensywne dla konkretnych interwencji.

Program intensywny — [Imię klienta] — [Data]:

To ustrukturyzowane, krótkoterminowe programy leczenia, a nie otwarte pakiety. Faktura dokumentuje, co jest zawarte, harmonogram i strukturę płatności.

Korporacyjne kontrakty typu EAP

Bezpośrednie kontrakty korporacyjne — z pominięciem sieci EAP zarządzanej opieki — płacą znacznie więcej za sesję i dają terapeutom kontrolę nad podejściem terapeutycznym i limitami sesji.

Korporacyjne usługi wsparcia pracowniczego — [Nazwa firmy] — [Miesiąc Rok]:

Okres rozliczeniowy: [Miesiąc Rok] Świadczone usługi:

Płatność na rzecz: Dr Simone Hartley, LCSW | NIP: [XXXXXXXXXX] Numer zamówienia: [PO-####] Warunki płatności: 30 dni Dane rejestrowe w aktach

Klauzula poufności (umieść na każdej fakturze korporacyjnej): „Treść sesji jest poufna. Ta faktura raportuje wyłącznie liczbę sesji. Żadne informacje kliniczne nie są udostępniane pracodawcy.”

Ta klauzula to nie tylko etyczna praktyka — chroni Twoich klientów i Twoją relację kliniczną. HR powinien znać liczby wykorzystania, a nie treść kliniczną. Umieszczenie tej klauzuli z wyprzedzeniem odpowiada na obawy, zanim HR zapyta.

Dokumentacja ruchomej skali i obniżonych opłat

Faktury cykliczne terapeuty w aplikacji Invoice Flow app — miesięczne zestawienia za cotygodniową terapię i rozliczanie teleterapii co dwa tygodnie w skali ruchomej
Jedno zestawienie miesięcznie zamiast faktury po każdej sesji — rozliczenia zostają poza gabinetem.

Dla klientów z obniżonymi opłatami wyraźnie dokumentuję ustalenia:

Umowa o obniżoną opłatę — [Imię klienta] — [Data]:

Udokumentowanie obniżonej opłaty chroni obie strony. Jeśli klient później zakwestionuje opłatę, podpisana umowa jest zapisem.

Rozliczanie terapii grupowej

Analityka gabinetu terapeutycznego w Invoice Flow app — przychód pobrany od początku roku i miesięczny trend przychodów do kwartalnych szacunków podatkowych
Rok praktyki w liczbach — kwartalne szacunki przestają być zgadywaniem.

Grupy wymagają oddzielnych faktur za sesje dla każdego uczestnika.

Sesja terapii grupowej — [Imię klienta] — [Data]:

Każdy uczestnik otrzymuje własną fakturę z własnym kodem procedury i diagnozą. Nigdy nie umieszczaj wielu uczestników na jednej fakturze — sesja każdego klienta to oddzielna usługa podlegająca rozliczeniu.

Faktury za warsztaty i szkolenia

Okresowo prowadzę warsztaty doskonalące dla innych terapeutów oraz korporacyjne szkolenia z zakresu zdrowia psychicznego.

Faktura za warsztaty — [Organizacja / Osoba] — [Data]:

Sześć lat płatności prywatnych

Obecny miesięczny przychód:

Przy 87 dolarach za sesję przez ubezpieczenie ten przychód wymagałby około 300 sesji miesięcznie. Ja mam około 80 godzin klinicznych miesięcznie.

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablon sesji + szczegółowego rachunku z polami kodów procedury i ICD-10. Dodaj NIP i klauzulę poufności do swojego szablonu korporacyjnego. Generuj szczegółowy rachunek przy każdej sesji — Twoi klienci mają świadczenia poza siecią, z których nie korzystają.

Dr Simone Hartley jest licencjonowaną kliniczną pracownicą socjalną w Chicago, Illinois, prowadzącą prywatną praktykę obsługującą klientów indywidualnych, korporacyjne konta EAP, terapię grupową i superwizję kliniczną.