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Le contrat PAE qui m’a fait repenser tout mon cabinet

Par la Dre Simone Hartley, LCSW — Chicago, Illinois

J’exerce en cabinet privé depuis 2016. Les quatre premières années, j’étais conventionnée avec trois compagnies d’assurance. Je facturais via le module de facturation d’un dossier médical informatisé, je gérais les accords préalables pour tout ce qui dépassait 12 séances, et j’encaissais en moyenne 87 $ par séance de 50 minutes après les abattements contractuels.

Je suis travailleuse sociale clinique agréée avec un doctorat. Je facturais à des tarifs qui feraient honte à un débutant dans un autre domaine.

En 2020, je suis passée au paiement direct. Puis, en 2021, une entreprise de services financiers de taille moyenne m’a contactée au sujet d’un contrat de type PAE d’entreprise : 8 séances par employé et par an, accessibles à l’ensemble des 220 employés, facturées mensuellement aux RH pour les séances utilisées.

Ce seul contrat a ajouté environ 3 800 $/mois en moyenne. Et comme il s’agissait d’une facturation directe à l’entreprise à mon tarif plein de paiement direct — et non d’un remboursement via un réseau de PAE géré à 65 $/séance — il était réellement rentable.

Construire la structure de facturation de ce contrat a changé ma façon de concevoir chaque aspect de ma facturation.

La facture de séance en paiement direct

Les séances de thérapie en paiement direct devraient générer une facture avec la possibilité d’une feuille de soins détaillée pour les clients qui souhaitent demander un remboursement hors réseau.

Séance de thérapie — [Nom du client] — [Date] :

Feuille de soins détaillée pour le remboursement hors réseau

Feuille de soins détaillée — [Nom du client] — [Date de la prestation] :

« Cette feuille de soins détaillée sert de justificatif pour le remboursement par l’assurance du client. Elle ne constitue pas une déclaration de sinistre auprès d’un assureur santé. »

De nombreux clients en thérapie en paiement direct disposent d’une assurance privée avec des garanties hors réseau pour la santé mentale. Une feuille de soins détaillée leur permet de demander un remboursement partiel. Je la génère automatiquement dans InvoiceFlow à chaque séance.

Codes d’actes courants en santé mentale

Séances en téléconsultation : ajoutez le modificateur 95 et indiquez le lieu de la prestation comme 02.

Factures de forfaits

Éditeur de facture de l'app Invoice Flow d'un thérapeute en cabinet privé — quatre séances de psychothérapie datées de 50 minutes sur un même relevé avec NPI, licence et référence CPT
Quatre séances datées, NPI, licence, CPT — tout ce que demande le formulaire de remboursement de l'assureur.

Je ne propose pas de forfaits au sens traditionnel — la thérapie ne fonctionne pas sur un modèle de nombre de séances comme le fitness. En revanche, je propose bien des programmes intensifs prépayés pour des interventions spécifiques.

Programme intensif — [Nom du client] — [Date] :

Ce sont des programmes de traitement structurés de courte durée, et non des forfaits sans échéance. La facture précise ce qui est inclus, le calendrier et la structure de paiement.

Contrats de type PAE d’entreprise

Les contrats directs avec les entreprises — qui contournent les réseaux de PAE gérés — versent nettement plus par séance et donnent aux cliniciens le contrôle sur l’approche thérapeutique et le nombre de séances.

Services d’aide aux employés — [Nom de l’entreprise] — [Mois Année] :

Période de facturation : [Mois Année] Prestations fournies :

À régler à : Dre Simone Hartley, LCSW | Numéro fiscal : [XX-XXXXXXX] Numéro de bon de commande : [BC-####] Conditions de paiement : Net à 30 jours Justificatifs fiscaux au dossier

Mention de confidentialité (à inclure sur chaque facture d’entreprise) : « Le contenu des séances est confidentiel. Cette facture ne rapporte que le nombre de séances. Aucune information clinique n’est communiquée à l’employeur. »

Cette mention n’est pas qu’une bonne pratique déontologique — elle protège vos clients et votre relation clinique. Les RH doivent connaître les chiffres d’utilisation, pas le contenu clinique. Inclure cette mention répond par anticipation à la préoccupation avant même que les RH ne la soulèvent.

Documentation des honoraires modulés et réduits

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'un thérapeute — relevés mensuels de thérapie hebdomadaire et facturation bimensuelle de téléthérapie à tarif dégressif
Un relevé par mois au lieu d'une facture par séance — la facturation reste hors de la pièce.

Pour les clients bénéficiant d’honoraires réduits, je consigne clairement l’accord :

Accord d’honoraires réduits — [Nom du client] — [Date] :

Consigner les honoraires réduits protège les deux parties. Si un client conteste ultérieurement une facturation, l’accord signé fait foi.

Facturation de la thérapie de groupe

Analyses de l'app Invoice Flow d'un cabinet de thérapie — revenus encaissés cumulés de l'année et tendance de revenus mensuelle pour les estimations fiscales trimestrielles
L'année du cabinet en chiffres — les estimations trimestrielles cessent d'être des devinettes.

Les groupes nécessitent des factures de séance distinctes par participant.

Séance de thérapie de groupe — [Nom du client] — [Date] :

Chaque participant reçoit sa propre facture avec son propre code d’acte et son propre diagnostic. Ne regroupez jamais plusieurs participants sur une seule facture — la séance de chaque client est une prestation facturable distincte.

Factures d’ateliers et de formations

Je propose régulièrement des ateliers de formation continue pour d’autres cliniciens ainsi que des formations en santé mentale pour les entreprises.

Facture d’atelier — [Organisation / Particulier] — [Date] :

Six ans en paiement direct

Revenu mensuel actuel :

À 87 $/séance via l’assurance, ce revenu exigerait environ 300 séances par mois. Je suis à environ 80 heures cliniques par mois.

Téléchargez InvoiceFlow. Créez votre modèle séance + feuille de soins avec des champs de codes d’acte et CIM-10. Ajoutez le numéro fiscal et la mention de confidentialité à votre modèle d’entreprise. Générez une feuille de soins détaillée à chaque séance — vos clients disposent de garanties hors réseau qu’ils n’utilisent pas.

La Dre Simone Hartley est travailleuse sociale clinique agréée à Chicago, Illinois, avec un cabinet privé au service de clients individuels, de comptes PAE d’entreprise, de thérapie de groupe et de supervision clinique.