Invoice Flow app icon Invoice Flow management حمّل التطبيق
AR

العميل الذي دفع 23% مما كان مستحقًا لنا

بقلم أنجيلا توريس، صاحبة وكالة تسويق — دنفر، كولورادو

أسّست Torres Marketing عام 2016 بثلاثة عملاء وخلفية مستقلة في استراتيجية المحتوى. بعد خمس سنوات كان لديّ 11 موظفًا، وقائمة عملاء متينة، ووضع فوترة كان يدمّر العمل بهدوء.

في عام 2021 أجريت تدقيقًا تفصيليًا للذمم المدينة. كانت الأرقام سيئة. كان لدينا 84,000 دولار في فواتير مستحقة — بعضها مضى عليه أكثر من 90 يومًا. ثلاثة عملاء لديهم أرصدة مفتوحة تتجاوز 12,000 دولار لكل منهم. وكان أحد هؤلاء العملاء، من حيث عدد الفواتير، من أكثر عملائنا نشاطًا — إلا أنهم لم يدفعوا معظم ما كانوا مدينين به.

حين استعنت بمحامٍ وبدأت إجراء تحصيل على أكبر رصيد — 23,400 دولار — نازع العميل في 22 فاتورة، مدّعيًا أن العمل لم يُسلَّم كما وُصف أو لم يكن مُصرّحًا به. تسوّينا على 5,422 دولارًا. ثلاثة وعشرون في المئة مما كانوا مدينين به.

لم يكن السبب الجذري سوء نية العميل — رغم وجود شيء من ذلك. كان السبب الجذري هو بنية فوترتنا. كنا نصدر الفواتير شهريًا بأثر رجعي لمجموعة من الخدمات ذات مستويات تصريح مختلفة، وسير عمل موافقات مختلف، وأفراد مختلفين داخل مؤسسة العميل. لم يوثّق أحد من جهتنا ما كان مصرّحًا به. ولم يستطع أحد من جهتهم تأكيد ما كان قد أُقرّ.

أعدنا بناء نموذج الفوترة من الأساس.

نموذج الرسوم الثابتة

كان أول تغيير هيكلي هو تحويل جميع علاقات العملاء المستمرة إلى رسوم ثابتة. فالفوترة الشهرية بالرسوم الثابتة مع نطاق خدمات محدد بوضوح تلغي التدافع في نهاية الشهر لفوترة 23 بندًا مختلفًا عبر 6 حملات مختلفة.

فئات الرسوم الشهرية الثابتة:

تُفوتر الرسوم الثابتة في اليوم الأول من الشهر. ويبدأ العمل عند دفع الفاتورة.

فاتورة الرسوم الشهرية الثابتة

محرر الفواتير في تطبيق Invoice Flow لوكالة تسويق — الأتعاب الشهرية، وإنفاق إعلانات Google وMeta كبنود تمرير، ورسوم إدارة 15%، ومكافأة أداء
الأتعاب، وإنفاق الإعلانات المُمرَّر، ورسوم 15% موضّحة — شفافية يثق بها العملاء.

يُنشئ InvoiceFlow ويرسل في اليوم الأول من كل شهر:

رسوم تسويقية شهرية ثابتة — [اسم العميل] — [الشهر والسنة]:

تُفصل ميزانية الإعلانات المدفوعة عن الرسوم الثابتة. وهذا أمر مهم. فالإنفاق الإعلاني يتفاوت من شهر لآخر. ودمجه مع الرسوم الثابتة يخلق نزاعات حول ما إذا كان العميل يُحاسب على رسوم إدارة أم على إنفاق إعلامي.

أعمال المشاريع خارج نطاق الرسوم الثابتة

الحملات والإطلاقات والمخرجات لمرة واحدة خارج نطاق الرسوم الثابتة يُسعّر لها بشكل منفصل:

عرض مشروع — [اسم العميل] — [التاريخ]:

الفوترة على ثلاث مراحل للمشاريع تحمي الطرفين. فالعميل لا يدفع المبلغ كاملاً قبل أن يرى شيئًا. ونحن لا نُسلّم كل شيء قبل أن نتقاضى شيئًا.

فواتير إدارة الإعلانات المدفوعة

الفواتير المتكررة في تطبيق Invoice Flow لوكالة تسويق — عقود SEO ونمو ووسائل تواصل اجتماعي عبر عملاء بعملتي USD وGBP
كل عقد يُفوتر نفسه في الأول — أنتَ تعتمد وترسل، لا تبني من الصفر.

تنطوي الإعلانات المدفوعة على مسارين منفصلين للفوترة: رسوم الإدارة والإنفاق الإعلاني الفعلي. ولا ينبغي أن يكونا على الفاتورة نفسها أبدًا:

إدارة الإعلانات المدفوعة — [اسم العميل] — [الشهر والسنة]:

تسوية الإنفاق الإعلاني — [اسم العميل] — [الشهر والسنة]:

نظام الفاتورتين يمنع أي التباس حول ما هو رسوم إدارة وما هو إنفاق إعلامي فعلي. يستطيع العميل أن يرى بدقة ما تقاضته المنصات وبدقة ما نضيفه مقابل الإدارة.

العمل بعد إعادة بناء الفوترة

بعد عامين من إعادة بناء نموذج الفوترة:

لم يكن لدينا نزاع فوترة واحد منذ أربعة عشر شهرًا. ليس لأن العملاء أصبحوا أكثر تعاونًا — فهم النوع نفسه من العملاء الذين خدمناهم من قبل. بل لأن الفواتير الآن توثّق ما اتُّفق عليه، وما سُلّم، وما التصريح الذي يدعم الفوترة.

ماذا يفعل InvoiceFlow لوكالات التسويق

تنطوي فوترة وكالات التسويق على رسوم شهرية ثابتة مع توثيق واضح للنطاق، وفواتير منفصلة لرسوم إدارة الإعلانات المدفوعة وتسوية الإنفاق، وفوترة مشاريع الحملات بمدفوعات على مراحل، وحقول أوامر الشراء لعملاء المؤسسات. يتولى InvoiceFlow كل ذلك من تطبيق Android واحد — فواتير متكررة تُنشأ تلقائيًا في اليوم الأول، وفوترة مراحل المشاريع، والحقول المخصصة التي تطلبها أقسام مشتريات الشركات.

نزّل InvoiceFlow. حوّل علاقات عملائك المستمرة إلى رسوم شهرية ثابتة. افصل فواتير إنفاقك الإعلاني عن فواتير رسوم الإدارة. وضوح الفوترة يحمي كلاً من العلاقات والإيرادات.

أنجيلا توريس هي صاحبة Torres Marketing في دنفر، كولورادو، وتقدّم خدمات استراتيجية التسويق الرقمي، والتسويق بالمحتوى، وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي، وتحسين محركات البحث، والإعلانات المدفوعة للشركات المتوسطة.