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Le client qui a payé 23 % de ce qu’il nous devait

Par Angela Torres, dirigeante d’agence de marketing — Denver, Colorado

J’ai fondé Torres Marketing en 2016 avec trois clients et un parcours de freelance en stratégie de contenu. Cinq ans plus tard, j’avais 11 salariés, un portefeuille de clients solide et une situation de facturation qui détruisait silencieusement l’entreprise.

En 2021, j’ai réalisé un audit détaillé des comptes clients. Les chiffres étaient mauvais. Nous avions 84 000 $ de factures impayées — certaines de plus de 90 jours. Trois clients avaient des soldes ouverts dépassant 12 000 $ chacun. L’un de ces clients était, au nombre de factures, l’un de nos plus actifs — il n’avait simplement pas payé la plus grande partie de ce qu’il devait.

Lorsque j’ai mandaté un avocat et engagé une procédure de recouvrement sur le plus gros solde — 23 400 $ — le client a contesté 22 factures, affirmant que le travail n’avait pas été livré comme décrit ou n’avait pas été autorisé. Nous avons transigé pour 5 422 $. Vingt-trois pour cent de ce qu’il devait.

La cause profonde n’était pas la mauvaise foi du client — même s’il y en avait un peu. La cause profonde était notre structure de facturation. Nous facturions mensuellement à terme échu un ensemble de prestations avec différents niveaux d’autorisation, différents circuits de validation et différents interlocuteurs dans l’organisation du client. Personne de notre côté n’avait documenté ce qui avait été autorisé. Personne de leur côté ne pouvait confirmer ce qui avait été approuvé.

Nous avons reconstruit le modèle de facturation de fond en comble.

Le modèle d’honoraires

Le premier changement structurel a été de convertir toutes les relations clients continues en honoraires. La facturation d’honoraires mensuels avec un périmètre de prestations clairement défini élimine la course de fin de mois pour facturer 23 lignes différentes réparties sur 6 campagnes différentes.

Formules d’honoraires mensuels :

Les honoraires sont facturés le premier du mois. Le travail commence lorsque la facture est payée.

La facture d’honoraires mensuels

Éditeur de facture de l'app Invoice Flow d'une agence marketing — le forfait mensuel, les dépenses publicitaires Google et Meta en lignes répercutées, des frais de gestion de 15 % et une prime de performance
Forfait, dépenses publicitaires répercutées, les frais de 15 % détaillés — une transparence qui inspire confiance aux clients.

InvoiceFlow génère et envoie le premier de chaque mois :

Honoraires marketing mensuels — [Nom du client] — [Mois Année] :

Le budget de publicité payante est séparé des honoraires. C’est important. Les dépenses publicitaires varient d’un mois à l’autre. Les confondre avec les honoraires crée des litiges sur la question de savoir si le client est facturé pour des frais de gestion ou pour des dépenses média.

Travail de projet hors du périmètre des honoraires

Les campagnes, les lancements et les livrables ponctuels hors du périmètre des honoraires sont chiffrés séparément :

Proposition de projet — [Nom du client] — [Date] :

La facturation en trois phases pour les projets protège les deux parties. Le client ne paie pas le montant total avant d’avoir rien vu. Nous ne livrons pas tout avant d’avoir été payés de quoi que ce soit.

Factures de gestion de la publicité payante

Factures récurrentes de l'app Invoice Flow d'une agence marketing — forfaits SEO, croissance et social pour des clients en USD et GBP
Chaque forfait se facture tout seul le 1er — vous approuvez et envoyez, sans repartir de zéro.

La publicité payante implique deux flux de facturation distincts : les frais de gestion et les dépenses publicitaires réelles. Ils ne devraient jamais figurer sur la même facture :

Gestion de la publicité payante — [Nom du client] — [Mois Année] :

Réconciliation des dépenses publicitaires — [Nom du client] — [Mois Année] :

Le système à deux factures évite toute confusion entre ce qui relève des frais de gestion et ce qui relève des dépenses média réelles. Le client peut voir exactement ce que les plateformes ont facturé et exactement ce que nous ajoutons pour la gestion.

L’entreprise après la refonte de la facturation

Deux ans après la refonte du modèle de facturation :

Nous n’avons pas eu un seul litige de facturation depuis quatorze mois. Non pas parce que les clients sont devenus plus coopératifs — ce sont les mêmes types de clients que nous servions auparavant. Mais parce que les factures documentent désormais ce qui a été convenu, ce qui a été livré et quelle autorisation justifie la facturation.

Ce qu’InvoiceFlow fait pour les agences de marketing

La facturation d’une agence de marketing implique des honoraires mensuels avec une documentation claire du périmètre, des factures distinctes de frais de gestion de la publicité payante et de réconciliation des dépenses, une facturation par jalons des campagnes de projet et des champs de bon de commande pour les clients grands comptes. InvoiceFlow gère tout cela depuis une seule application Android — factures récurrentes générées automatiquement le premier, facturation par jalons de projet et les champs personnalisés qu’exigent les services achats des grands comptes.

Téléchargez InvoiceFlow. Convertissez vos relations clients continues en honoraires mensuels. Séparez vos factures de dépenses publicitaires de vos factures de frais de gestion. La clarté de la facturation protège à la fois les relations et le chiffre d’affaires.

Angela Torres est la dirigeante de Torres Marketing à Denver, Colorado, offrant des services de stratégie de marketing digital, de marketing de contenu, de gestion des réseaux sociaux, de SEO et de publicité payante pour des entreprises de taille moyenne.