Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hämta appen
SV

Kunden som betalade 23 % av vad vi hade rätt till

Av Angela Torres, ägare av marknadsföringsbyrå — Denver, CO

Jag grundade Torres Marketing 2016 med tre kunder och en frilansbakgrund inom innehållsstrategi. Fem år senare hade jag 11 anställda, en gedigen kundstock och en faktureringssituation som i tysthet höll på att förstöra företaget.

År 2021 gjorde jag en detaljerad revision av kundfordringarna. Siffrorna var dåliga. Vi hade 84 000 dollar i utestående fakturor — vissa av dem mer än 90 dagar gamla. Tre kunder hade öppna saldon som översteg 12 000 dollar var. En av dessa kunder var, räknat i antal fakturor, en av våra mest aktiva — de hade bara inte betalat det mesta av vad de var skyldiga.

När jag anlitade en advokat och inledde en indrivningsprocess på det största saldot — 23 400 dollar — bestred kunden 22 fakturor och hävdade att arbetet inte hade levererats som beskrivet eller inte hade beställts. Vi förlikades för 5 422 dollar. Tjugotre procent av vad de var skyldiga.

Grundorsaken var inte kundens onda tro — även om det fanns lite av det. Grundorsaken var vår faktureringsstruktur. Vi hade fakturerat månadsvis i efterskott för en kombination av tjänster med olika behörighetsnivåer, olika godkännandeflöden och olika personer i kundorganisationen. Ingen på vår sida hade dokumenterat vad som var beställt. Ingen på deras sida kunde bekräfta vad som hade godkänts.

Vi byggde om faktureringsmodellen från grunden.

Retainer-modellen

Den första strukturella förändringen var att konvertera alla löpande kundrelationer till retainers. Månatlig retainer-fakturering med ett tydligt definierat tjänsteomfång eliminerar den stressiga jakten vid månadsslut att fakturera 23 olika rader spridda över 6 olika kampanjer.

Månatliga retainer-nivåer:

Retainer-arvodet faktureras den första i månaden. Arbetet börjar när fakturan är betald.

Den månatliga retainer-fakturan

Invoice Flow app fakturaredigerare för en marknadsföringsbyrå — det månatliga arvodet, annonskostnader för Google och Meta som genomströmmningsrader, en 15 % förvaltningsavgift och en resultatbonus
Arvode, annonskostnader genomströmmade, den 15 %-iga avgiften tydliggjord — transparens kunder litar på.

InvoiceFlow genererar och skickar den första varje månad:

Månatlig marknadsförings-retainer — [Kundnamn] — [Månad År]:

Budgeten för betald annonsering är separerad från retainer-arvodet. Detta är viktigt. Annonskostnaden varierar från månad till månad. Att blanda ihop den med retainer-arvoden skapar tvister om huruvida kunden debiteras för hanteringsarvoden eller mediebudget.

Projektarbete utanför retainer-omfattning

Kampanjer, lanseringar och engångsleveranser utanför retainer-omfattningen offereras separat:

Projektförslag — [Kundnamn] — [Datum]:

Trefasfakturering för projekt skyddar båda parter. Kunden betalar inte hela beloppet innan de sett något. Vi levererar inte allt innan vi fått betalt för något.

Fakturor för hantering av betald annonsering

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för en marknadsföringsbyrå — SEO-, tillväxt- och sociala retainers över kunder i USD och GBP
Varje retainer fakturerar sig själv den 1:a — du godkänner och skickar, bygger inte från noll.

Betald annonsering omfattar två separata faktureringsströmmar: hanteringsarvodet och den faktiska annonskostnaden. De bör aldrig ligga på samma faktura:

Hantering av betald annonsering — [Kundnamn] — [Månad År]:

Avstämning av annonskostnad — [Kundnamn] — [Månad År]:

Tvåfaktura-systemet förhindrar all förvirring om vad som är ett hanteringsarvode och vad som är faktisk mediebudget. Kunden kan se exakt vad plattformarna debiterade och exakt vad vi lägger på för hantering.

Verksamheten efter faktureringsombyggnaden

Två år efter ombyggnaden av faktureringsmodellen:

Vi har inte haft en enda faktureringstvist på fjorton månader. Inte för att kunderna blev mer samarbetsvilliga — det är samma typ av kunder vi hade tidigare. Utan för att fakturorna nu dokumenterar vad som avtalats, vad som levererats och vilken behörighet som ligger till grund för faktureringen.

Vad InvoiceFlow gör för marknadsföringsbyråer

Fakturering för marknadsföringsbyråer omfattar månatliga retainers med tydlig omfattningsdokumentation, separata fakturor för hanteringsarvoden och avstämning av betald annonsering, projektkampanjfakturering med delbetalningar samt fält för inköpsordernummer för enterprise-kunder. InvoiceFlow hanterar allt detta från en enda Android-app — återkommande fakturor som genereras automatiskt den första, projektbaserad delbetalningsfakturering och de anpassade fält som företagens inköpsavdelningar kräver.

Ladda ner InvoiceFlow. Konvertera dina löpande kundrelationer till månatliga retainers. Separera dina fakturor för annonskostnad från dina fakturor för hanteringsarvode. Tydligheten i faktureringen skyddar både relationer och intäkter.

Angela Torres är ägare av Torres Marketing i Denver, Colorado, och erbjuder digital marknadsstrategi, innehållsmarknadsföring, hantering av sociala medier, SEO och betald annonsering för medelstora företag.