Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

Asiakas, joka maksoi 23 % siitä, mitä olimme velkaa

Kirjoittanut Angela Torres, markkinointitoimiston omistaja — Denver, CO

Perustin Torres Marketingin vuonna 2016 kolmella asiakkaalla ja freelance-taustalla sisältöstrategiassa. Viisi vuotta myöhemmin minulla oli 11 työntekijää, vankka asiakaskunta ja laskutustilanne, joka hiljaa tuhosi liiketoimintaa.

Vuonna 2021 tein yksityiskohtaisen myyntisaamisten tarkastuksen. Luvut olivat huonoja. Meillä oli 84 000 € avoimia laskuja — osa niistä yli 90 päivää vanhoja. Kolmella asiakkaalla oli avoimia saldoja, jotka ylittivät 12 000 € kukin. Yksi niistä asiakkaista oli laskumäärältään yksi aktiivisimmistamme — he vain eivät olleet maksaneet suurinta osaa siitä, mitä olivat velkaa.

Kun palkkasin lakimiehen ja aloitin perintäprosessin suurimmasta saldosta — 23 400 € — asiakas riitautti 22 laskua väittäen, ettei työtä ollut toimitettu kuvatulla tavalla tai ettei sitä ollut valtuutettu. Sovimme 5 422 eurosta. Kaksikymmentäkolme prosenttia siitä, mitä he olivat velkaa.

Perimmäinen syy ei ollut asiakkaan vilpillisyys — vaikka sitäkin oli hieman. Perimmäinen syy oli laskutusrakenteemme. Olimme laskuttaneet kuukausittain jälkikäteen palvelukokonaisuudesta, jolla oli eri valtuutustasot, eri hyväksyntätyönkulut ja eri henkilöt asiakasorganisaatiossa. Kukaan meidän puolellamme ei ollut dokumentoinut, mitä oli valtuutettu. Kukaan heidän puolellaan ei voinut vahvistaa, mitä oli hyväksytty.

Rakensimme laskutusmallin uudelleen perustuksista lähtien.

Retainer-malli

Ensimmäinen rakenteellinen muutos oli kaikkien jatkuvien asiakassuhteiden muuttaminen retainer-malliin. Kuukausittainen retainer-laskutus selkeästi määritellyllä palvelusisällöllä poistaa kuukauden lopun kiireen laskuttaa 23 eri riviä 6 eri kampanjasta.

Kuukausittaiset retainer-tasot:

Retainer-palkkio laskutetaan kuun ensimmäisenä päivänä. Työ alkaa, kun lasku on maksettu.

Kuukausittainen retainer-lasku

Invoice Flow app -laskueditori markkinointitoimistolle — kuukausipalkkio, Googlen ja Metan mainoskulut läpilaskutusriveinä, 15 %:n hallinnointipalkkio ja tulospalkkio
Palkkio, läpilaskutetut mainoskulut, 15 %:n palkkio eriteltynä — läpinäkyvyyttä, johon asiakkaat luottavat.

InvoiceFlow muodostaa ja lähettää joka kuun ensimmäisenä päivänä:

Kuukausittainen markkinoinnin retainer — [Asiakkaan nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

Maksetun mainonnan budjetti on erotettu retainer-palkkiosta. Tämä on tärkeää. Mainoskulut vaihtelevat kuukausittain. Niiden yhdistäminen retainer-palkkioihin luo kiistoja siitä, veloitetaanko asiakkaalta hallinnointipalkkioita vai mediakuluja.

Projektityö retainer-sisällön ulkopuolella

Kampanjat, lanseeraukset ja kertaluontoiset toimitukset retainer-sisällön ulkopuolella tarjotaan erikseen:

Projektiehdotus — [Asiakkaan nimi] — [Päivä]:

Kolmivaiheinen laskutus projekteissa suojaa molempia osapuolia. Asiakas ei maksa koko summaa ennen kuin näkee mitään. Me emme toimita kaikkea ennen kuin saamme mitään maksua.

Maksetun mainonnan hallintalaskut

Invoice Flow app -toistuvat laskut markkinointitoimistolta — SEO-, kasvu- ja someretainerit USD- ja GBP-asiakkaille
Jokainen retaineri laskuttaa itsensä 1. päivänä — sinä hyväksyt ja lähetät, et rakenna alusta.

Maksettu mainonta sisältää kaksi erillistä laskutusvirtaa: hallinnointipalkkion ja varsinaisen mainoskulun. Niiden ei tulisi koskaan olla samalla laskulla:

Maksetun mainonnan hallinta — [Asiakkaan nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

Mainoskulujen täsmäytys — [Asiakkaan nimi] — [Kuukausi Vuosi]:

Kahden laskun järjestelmä estää sekaannuksen siitä, mikä on hallinnointipalkkio ja mikä varsinaista mediakulua. Asiakas näkee tarkalleen, mitä alustat veloittivat ja tarkalleen, mitä lisäämme hallinnasta.

Liiketoiminta laskutuksen uudistuksen jälkeen

Kaksi vuotta laskutusmallin uudistamisen jälkeen:

Meillä ei ole ollut laskutuskiistaa neljääntoista kuukauteen. Ei siksi, että asiakkaista tuli yhteistyöhaluisempia — samanlaisia asiakkaita kuin palvelimme ennenkin. Vaan siksi, että laskut nyt dokumentoivat, mitä sovittiin, mitä toimitettiin ja mikä valtuutus tukee laskutusta.

Mitä InvoiceFlow tekee markkinointitoimistoille

Markkinointitoimiston laskutus sisältää kuukausittaiset retainerit selkeine sisältödokumentaatioineen, erilliset maksetun mainonnan hallinnointipalkkio- ja kulutäsmäytyslaskut, projektikampanjoiden laskutuksen virstanpylväsmaksuineen sekä yritysasiakkaiden PO-kentät. InvoiceFlow hoitaa kaikki nämä yhdestä Android-sovelluksesta — toistuvat laskut muodostuvat automaattisesti kuun ensimmäisenä, projektin virstanpylväslaskutus sekä mukautetut kentät, joita yritysten hankintaosastot vaativat.

Lataa InvoiceFlow. Muuta jatkuvat asiakassuhteesi kuukausittaisiksi retainereiksi. Erota mainoskululaskusi hallinnointipalkkiolaskuistasi. Laskutuksen selkeys suojaa sekä asiakassuhteita että tuloja.

Angela Torres on Torres Marketingin omistaja Denverissä, Coloradossa. Yritys tarjoaa digimarkkinoinnin strategiaa, sisältömarkkinointia, sosiaalisen median hallintaa, SEO:ta ja maksetun mainonnan palveluita keskisuurille yrityksille.