Invoice Flow app icon Invoice Flow management App downloaden
NL

De klant die 23% betaalde van wat we tegoed hadden

Door Angela Torres, eigenaar marketingbureau — Denver, CO

Ik richtte Torres Marketing op in 2016 met drie klanten en een freelanceachtergrond in contentstrategie. Vijf jaar later had ik 11 medewerkers, een solide klantenbestand en een facturatiesituatie die stilletjes de onderneming aan het slopen was.

In 2021 deed ik een grondige audit van de debiteuren. De cijfers waren slecht. We hadden € 84.000 aan openstaande facturen — sommige meer dan 90 dagen oud. Drie klanten hadden openstaande saldi van meer dan € 12.000 elk. Een van die klanten was, qua aantal facturen, een van onze meest actieve — ze hadden gewoon het grootste deel van wat ze schuldig waren niet betaald.

Toen ik een advocaat inschakelde en een incassoprocedure startte voor het grootste saldo — € 23.400 — betwistte de klant 22 facturen, met de bewering dat het werk niet was geleverd zoals omschreven of niet was geautoriseerd. We schikten voor € 5.422. Drieëntwintig procent van wat ze schuldig waren.

De grondoorzaak was niet de kwade trouw van de klant — al was daar wel iets van. De grondoorzaak was onze facturatiestructuur. We hadden maandelijks achteraf gefactureerd voor een combinatie van diensten met verschillende autorisatieniveaus, verschillende goedkeuringsprocessen en verschillende personen binnen de klantorganisatie. Niemand aan onze kant had gedocumenteerd wat er was geautoriseerd. Niemand aan hun kant kon bevestigen wat er was goedgekeurd.

We bouwden het facturatiemodel vanaf de grond opnieuw op.

Het retainermodel

De eerste structurele verandering was het omzetten van alle doorlopende klantrelaties naar retainers. Maandelijkse retainerfacturatie met een duidelijk afgebakende dienstenscope maakt een einde aan de maandeindrace om 23 verschillende factuurregels over 6 verschillende campagnes te factureren.

Maandelijkse retainertiers:

Het retainertarief wordt op de eerste van de maand gefactureerd. Het werk begint wanneer de factuur is betaald.

De maandelijkse retainerfactuur

Invoice Flow app factuureditor van een marketingbureau — de maandelijkse retainer, Google- en Meta-advertentiebesteding als doorbelaste regels, een beheervergoeding van 15% en een prestatiebonus
Retainer, doorbelaste advertentiebesteding, de 15%-vergoeding uitgeschreven — transparantie waar klanten op vertrouwen.

InvoiceFlow genereert en verstuurt op de eerste van elke maand:

Maandelijkse marketingretainer — [Klantnaam] — [Maand Jaar]:

Het budget voor betaalde advertenties is gescheiden van het retainertarief. Dit is belangrijk. Advertentie-uitgaven variëren per maand. Het samenvoegen met retainertarieven creëert discussies over de vraag of de klant in rekening wordt gebracht voor managementkosten of voor mediabudget.

Projectwerk buiten de retainerscope

Campagnes, lanceringen en eenmalige deliverables buiten de retainerscope worden apart geoffreerd:

Projectvoorstel — [Klantnaam] — [Datum]:

Facturatie in drie fasen voor projecten beschermt beide partijen. De klant betaalt niet het volledige bedrag voordat er iets te zien is. Wij leveren niet alles op voordat we ook maar iets betaald hebben gekregen.

Facturen voor beheer betaalde advertenties

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een marketingbureau — SEO-, growth- en socialretainers bij klanten in USD en GBP
Elke retainer factureert zichzelf op de 1e — jij keurt goed en verstuurt, niet vanaf nul opbouwen.

Betaalde advertenties omvatten twee aparte facturatiestromen: de managementkosten en de werkelijke advertentie-uitgaven. Ze horen nooit op dezelfde factuur:

Beheer betaalde advertenties — [Klantnaam] — [Maand Jaar]:

Afstemming advertentie-uitgaven — [Klantnaam] — [Maand Jaar]:

Het tweefacturensysteem voorkomt verwarring over wat managementkosten zijn en wat werkelijk mediabudget is. De klant kan precies zien wat de platforms in rekening brachten en precies wat wij voor beheer toevoegen.

De onderneming na de facturatieverbouwing

Twee jaar na het opnieuw opbouwen van het facturatiemodel:

We hebben in veertien maanden geen enkel facturatiegeschil gehad. Niet omdat klanten coöperatiever werden — het zijn dezelfde soort klanten als voorheen. Maar omdat de facturen nu documenteren wat is afgesproken, wat is geleverd en welke autorisatie de facturatie onderbouwt.

Wat InvoiceFlow voor marketingbureaus doet

Facturatie voor marketingbureaus omvat maandelijkse retainers met duidelijke scopedocumentatie, aparte facturen voor managementkosten van betaalde advertenties en de afstemming van uitgaven, projectcampagnefacturatie met mijlpaalbetalingen, en po-velden voor enterprise-klanten. InvoiceFlow regelt dit allemaal vanuit één Android-app — terugkerende facturen automatisch gegenereerd op de eerste, mijlpaalfacturatie voor projecten en de aangepaste velden die zakelijke inkoopafdelingen vereisen.

Download InvoiceFlow. Zet je doorlopende klantrelaties om naar maandelijkse retainers. Scheid je advertentie-uitgavenfacturen van je managementkostenfacturen. De facturatieduidelijkheid beschermt zowel relaties als omzet.

Angela Torres is eigenaar van Torres Marketing in Denver, Colorado, en levert digital-marketingstrategie, contentmarketing, social-mediabeheer, SEO en betaalde-advertentiediensten voor middelgrote bedrijven.