Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

הלקוח ששילם 23% ממה שהיה חייב לנו

מאת אנג’לה טורס, בעלת סוכנות שיווק — דנוור, קולורדו

הקמתי את Torres Marketing בשנת 2016 עם שלושה לקוחות ורקע של פרילנס באסטרטגיית תוכן. חמש שנים לאחר מכן היו לי 11 עובדים, רשימת לקוחות מוצקה, ומצב חיוב שהרס בשקט את העסק.

בשנת 2021 עשיתי ביקורת מפורטת של חשבונות חייבים. המספרים היו רעים. היו לנו חשבוניות פתוחות בסך 84,000 דולר — חלקן בנות יותר מ-90 יום. לשלושה לקוחות היו יתרות פתוחות שעלו על 12,000 דולר כל אחת. אחד מהלקוחות האלה היה, לפי מספר החשבוניות, אחד הפעילים ביותר שלנו — הם פשוט לא שילמו את רוב מה שהיו חייבים.

כשפניתי לעורך דין והתחלתי הליך גבייה על היתרה הגדולה ביותר — 23,400 דולר — הלקוח ערער על 22 חשבוניות, בטענה שהעבודה לא נמסרה כפי שתוארה או שלא אושרה. הסתפקנו ב-5,422 דולר. עשרים ושלושה אחוזים ממה שהיו חייבים.

הסיבה השורשית לא הייתה חוסר תום הלב של הלקוח — אף כי היה גם מזה. הסיבה השורשית הייתה מבנה החיוב שלנו. חייבנו חודשית בדיעבד עבור שילוב של שירותים עם רמות אישור שונות, תהליכי אישור שונים, ואנשים שונים בארגון הלקוח. אף אחד מצידנו לא תיעד מה אושר. אף אחד מצידם לא יכול היה לאשר מה אושר.

בנינו מחדש את מודל החיוב מהיסוד.

מודל הריטיינר

השינוי המבני הראשון היה המרת כל מערכות היחסים המתמשכות עם לקוחות לריטיינרים. חיוב ריטיינר חודשי עם היקף שירותים מוגדר בבירור מבטל את הבהלה של סוף החודש לחיוב 23 שורות שונות על פני 6 קמפיינים שונים.

רמות ריטיינר חודשיות:

עמלת הריטיינר מחויבת בראשון של החודש. העבודה מתחילה כשהחשבונית משולמת.

חשבונית הריטיינר החודשית

עורך חשבוניות באפליקציית Invoice Flow של סוכנות שיווק — הריטיינר החודשי, הוצאות פרסום ב-Google וב-Meta כשורות מעבר, דמי ניהול של 15% ובונוס ביצועים
ריטיינר, הוצאות פרסום במעבר, עמלת 15% מפורטת — שקיפות שלקוחות סומכים עליה.

InvoiceFlow יוצר ושולח בראשון של כל חודש:

ריטיינר שיווק חודשי — [שם הלקוח] — [חודש שנה]:

תקציב הפרסום הממומן מופרד מעמלת הריטיינר. זה חשוב. הוצאת הפרסום משתנה מחודש לחודש. ערבובה עם עמלות הריטיינר יוצר מחלוקות על השאלה אם הלקוח מחויב על עמלות ניהול או על הוצאת מדיה.

עבודת פרויקט מחוץ להיקף הריטיינר

קמפיינים, השקות ותוצרים חד-פעמיים מחוץ להיקף הריטיינר מתומחרים בנפרד:

הצעת פרויקט — [שם הלקוח] — [תאריך]:

חיוב בשלושה שלבים לפרויקטים מגן על שני הצדדים. הלקוח לא משלם את הסכום המלא לפני שהוא רואה משהו. אנחנו לא מוסרים הכול לפני שקיבלנו תשלום כלשהו.

חשבוניות ניהול פרסום ממומן

חשבוניות חוזרות באפליקציית Invoice Flow של סוכנות שיווק — ריטיינרים של SEO, צמיחה וסושיאל בין לקוחות ב-USD ו-GBP
כל ריטיינר מחייב את עצמו ב-1 לחודש — אתה מאשר ושולח, לא בונה מאפס.

פרסום ממומן כולל שני זרמי חיוב נפרדים: עמלת הניהול והוצאת הפרסום בפועל. הם לעולם לא צריכים להיות על אותה חשבונית:

ניהול פרסום ממומן — [שם הלקוח] — [חודש שנה]:

התאמת הוצאת פרסום — [שם הלקוח] — [חודש שנה]:

מערכת שתי החשבוניות מונעת כל בלבול לגבי מה עמלת ניהול ומה הוצאת מדיה בפועל. הלקוח יכול לראות בדיוק מה הפלטפורמות גבו ובדיוק מה אנחנו מוסיפים על הניהול.

העסק אחרי בנייה מחדש של החיוב

שנתיים לאחר בניית מודל החיוב מחדש:

לא הייתה לנו מחלוקת חיוב במשך ארבעה עשר חודשים. לא מפני שהלקוחות נעשו שיתופיים יותר — אותם סוגי לקוחות ששירתנו קודם. אלא מפני שהחשבוניות מתעדות עכשיו מה סוכם, מה נמסר, ואיזה אישור תומך בחיוב.

מה InvoiceFlow עושה עבור סוכנויות שיווק

חיוב בסוכנות שיווק כולל ריטיינרים חודשיים עם תיעוד היקף ברור, חשבוניות נפרדות לעמלת ניהול פרסום ממומן ולהתאמת הוצאה, חיוב פרויקט קמפיין עם תשלומי אבני דרך, ושדות PO תאגידיים ללקוחות ארגוניים. InvoiceFlow מטפל בכל אלה מאפליקציית Android אחת — חשבוניות חוזרות הנוצרות אוטומטית בראשון, חיוב אבני דרך לפרויקט, והשדות המותאמים אישית שמחלקות הרכש התאגידיות דורשות.

הורידו את InvoiceFlow. המירו את מערכות היחסים המתמשכות עם לקוחות לריטיינרים חודשיים. הפרידו את חשבוניות הוצאת הפרסום שלכם מחשבוניות עמלת הניהול. בהירות החיוב מגנה גם על מערכות היחסים וגם על ההכנסות.

אנג’לה טורס היא בעלת Torres Marketing בדנוור, קולורדו, המספקת אסטרטגיית שיווק דיגיטלי, שיווק תוכן, ניהול מדיה חברתית, SEO ושירותי פרסום ממומן לעסקים בינוניים.