Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Клієнт, який заплатив 23% від того, що був нам винен

Анджела Торрес, власниця маркетингового агентства — Денвер, Колорадо

Я заснувала Torres Marketing у 2016 році з трьома клієнтами та фрилансерським досвідом у контент-стратегії. Через п’ять років у мене було 11 співробітників, солідний портфель клієнтів і ситуація з виставленням рахунків, яка тихо руйнувала бізнес.

У 2021 році я провела детальний аудит дебіторської заборгованості. Цифри були поганими. У нас було 84 000 $ непогашених рахунків — деякі з них старші за 90 днів. Три клієнти мали відкриті баланси, що перевищували 12 000 $ кожен. Один із цих клієнтів був, за кількістю рахунків, одним із найактивніших — він просто не оплатив більшість того, що був винен.

Коли я залучила юриста та почала процес стягнення найбільшого боргу — 23 400 $ — клієнт оскаржив 22 рахунки, стверджуючи, що роботу не було виконано так, як описано, або що вона не була погоджена. Ми уклали мирову на 5 422 $. Двадцять три відсотки від того, що вони були винні.

Корінна причина полягала не в недобросовісності клієнта — хоча й це було. Корінною причиною була наша структура виставлення рахунків. Ми виставляли рахунки щомісяця постфактум за комбінацію послуг із різними рівнями погодження, різними процесами затвердження та різними людьми в організації клієнта. Ніхто з нашого боку не задокументував, що було погоджено. Ніхто з їхнього боку не міг підтвердити, що було затверджено.

Ми перебудували модель білінгу з нуля.

Модель ретейнера

Першою структурною зміною було переведення всіх постійних стосунків із клієнтами на ретейнери. Щомісячний ретейнерний білінг із чітко визначеним обсягом послуг усуває наприкінці місяця гарячку з виставленням рахунків за 23 різні позиції в межах 6 різних кампаній.

Тарифи щомісячного ретейнера:

Гонорар ретейнера виставляється першого числа місяця. Робота починається, коли рахунок оплачено.

Щомісячний ретейнерний рахунок

Редактор рахунків застосунку Invoice Flow маркетингової агенції — щомісячний ретейнер, рекламний бюджет Google і Meta як транзитні позиції, 15% плата за управління та бонус за результат
Ретейнер, транзитний рекламний бюджет, розписана 15% плата — прозорість, якій довіряють клієнти.

InvoiceFlow формує та надсилає першого числа кожного місяця:

Щомісячний маркетинговий ретейнер — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]:

Бюджет на платну рекламу відокремлений від гонорару ретейнера. Це важливо. Рекламні витрати змінюються від місяця до місяця. Об’єднання їх із гонораром ретейнера створює суперечки про те, чи береться з клієнта плата за управління, чи за рекламний бюджет.

Проєктна робота поза обсягом ретейнера

Кампанії, запуски та разові результати поза обсягом ретейнера прораховуються окремо:

Проєктна пропозиція — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

Триетапне виставлення рахунків за проєкти захищає обидві сторони. Клієнт не сплачує всю суму, ще нічого не побачивши. Ми не здаємо все, не отримавши нічого.

Рахунки за управління платною рекламою

Регулярні рахунки Invoice Flow app маркетингової агенції — SEO, growth та social ретейнери для клієнтів у USD та GBP
Кожен ретейнер виставляє собі рахунок 1-го числа — ви лише затверджуєте й надсилаєте, а не створюєте з нуля.

Платна реклама передбачає два окремі потоки білінгу: гонорар за управління та фактичні рекламні витрати. Вони ніколи не повинні бути в одному рахунку:

Управління платною рекламою — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]:

Звірка рекламних витрат — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]:

Система з двох рахунків запобігає будь-якій плутанині щодо того, що є гонораром за управління, а що — фактичними рекламними витратами. Клієнт бачить точно, скільки списали платформи, і точно, скільки ми додаємо за управління.

Бізнес після перебудови білінгу

Через два роки після перебудови моделі виставлення рахунків:

У нас не було жодної суперечки щодо рахунків за чотирнадцять місяців. Не тому, що клієнти стали більш поступливими — це ті самі типи клієнтів, яких ми обслуговували раніше. А тому, що рахунки тепер документують, про що домовилися, що було здано і яке погодження підтверджує білінг.

Що InvoiceFlow робить для маркетингових агентств

Виставлення рахунків у маркетинговому агентстві передбачає щомісячні ретейнери з чітким документуванням обсягу робіт, окремі рахунки за управління платною рекламою та звірку витрат, поетапне виставлення рахунків за проєктні кампанії та корпоративні поля PO для великих клієнтів. InvoiceFlow опрацьовує все це в одному Android-застосунку — регулярні рахунки, що автоматично формуються першого числа, поетапне виставлення рахунків за проєкти та кастомні поля, які вимагають корпоративні відділи закупівель.

Завантажте InvoiceFlow. Переведіть свої постійні стосунки з клієнтами на щомісячні ретейнери. Відокремте рахунки за рекламні витрати від рахунків за гонорар з управління. Ясність білінгу захищає і стосунки, і дохід.

Анджела Торрес — власниця Torres Marketing у Денвері, Колорадо; надає послуги digital-маркетингової стратегії, контент-маркетингу, ведення соцмереж, SEO та платної реклами для середнього бізнесу.