Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Kunden som betalte 23 % av det vi hadde til gode

Av Angela Torres, eier av markedsføringsbyrå — Denver, CO

Jeg grunnla Torres Marketing i 2016 med tre kunder og en frilansbakgrunn innen innholdsstrategi. Fem år senere hadde jeg 11 ansatte, en solid kundeportefølje og en faktureringssituasjon som stille og rolig holdt på å ødelegge virksomheten.

I 2021 gjennomførte jeg en detaljert revisjon av kundefordringene. Tallene var dårlige. Vi hadde 84 000 dollar i utestående fakturaer — noen av dem over 90 dager gamle. Tre kunder hadde åpne saldoer på over 12 000 dollar hver. En av disse kundene var, målt i antall fakturaer, en av våre mest aktive — de hadde bare ikke betalt det meste av det de skyldte.

Da jeg engasjerte en advokat og startet en inndrivelsesprosess på den største saldoen — 23 400 dollar — bestred kunden 22 fakturaer og hevdet at arbeidet ikke var levert som beskrevet eller ikke var godkjent. Vi forlikte for 5 422 dollar. Tjuetre prosent av det de skyldte.

Grunnårsaken var ikke kundens vonde vilje — selv om det var noe av det også. Grunnårsaken var vår faktureringsstruktur. Vi hadde fakturert månedlig etterskuddsvis for en kombinasjon av tjenester med ulike godkjenningsnivåer, ulike godkjenningsprosesser og ulike personer i kundens organisasjon. Ingen hos oss hadde dokumentert hva som var godkjent. Ingen hos dem kunne bekrefte hva som var blitt godkjent.

Vi bygget faktureringsmodellen opp fra grunnen av.

Retainermodellen

Den første strukturelle endringen var å konvertere alle løpende kundeforhold til retainere. Månedlig retainerfakturering med et tydelig definert tjenesteomfang eliminerer stresset ved månedsslutt med å fakturere 23 ulike linjer på tvers av 6 ulike kampanjer.

Månedlige retainernivåer:

Retainerhonoraret faktureres den første i måneden. Arbeidet starter når fakturaen er betalt.

Den månedlige retainerfakturaen

Invoice Flow app fakturaredigerer for et markedsføringsbyrå – det månedlige honoraret, Google- og Meta-annonseforbruk som viderefaktureringslinjer, et 15 % administrasjonshonorar og en resultatbonus
Honorar, annonseforbruk viderefakturert, det 15 % gebyret spesifisert – åpenhet kunder stoler på.

InvoiceFlow genererer og sender den første i hver måned:

Månedlig markedsføringsretainer — [Kundenavn] — [Måned år]:

Budsjettet for betalt annonsering er skilt fra retainerhonoraret. Dette er viktig. Annonseforbruk varierer fra måned til måned. Å blande det med retainerhonorarer skaper uenigheter om hvorvidt kunden belastes for administrasjonshonorarer eller mediekjøp.

Prosjektarbeid utenfor retaineromfanget

Kampanjer, lanseringer og engangsleveranser utenfor retaineromfanget prises separat:

Prosjektforslag — [Kundenavn] — [Dato]:

Trefaset fakturering for prosjekter beskytter begge parter. Kunden betaler ikke hele beløpet før de har sett noe. Vi leverer ikke alt før vi har fått betalt noe.

Fakturaer for administrasjon av betalt annonsering

Gjentakende fakturaer i Invoice Flow app for et markedsføringsbyrå — SEO-, vekst- og social-retainere på tvers av USD- og GBP-kunder
Hver retainer fakturerer seg selv den 1. — du godkjenner og sender, ikke bygger fra bunnen.

Betalt annonsering innebærer to separate faktureringsstrømmer: administrasjonshonoraret og det faktiske annonseforbruket. De bør aldri stå på samme faktura:

Administrasjon av betalt annonsering — [Kundenavn] — [Måned år]:

Avstemming av annonseforbruk — [Kundenavn] — [Måned år]:

Tofaktura-systemet forhindrer enhver forvirring om hva som er et administrasjonshonorar og hva som er faktisk mediekjøp. Kunden kan se nøyaktig hva plattformene fakturerte og nøyaktig hva vi legger til for administrasjon.

Virksomheten etter faktureringsombyggingen

To år etter ombyggingen av faktureringsmodellen:

Vi har ikke hatt en faktureringsuenighet på fjorten måneder. Ikke fordi kundene ble mer samarbeidsvillige — det er samme type kunder vi betjente før. Men fordi fakturaene nå dokumenterer hva som ble avtalt, hva som ble levert, og hvilken godkjenning som underbygger faktureringen.

Hva InvoiceFlow gjør for markedsføringsbyråer

Fakturering for markedsføringsbyråer innebærer månedlige retainere med tydelig dokumentasjon av omfang, separate fakturaer for administrasjonshonorar og forbruksavstemming for betalt annonsering, fakturering av prosjektkampanjer med milepælbetalinger, samt felter for bedrifts-PO for enterprisekunder. InvoiceFlow håndterer alt dette fra én Android-app — gjentakende fakturaer generert automatisk den første, milepælfakturering av prosjekter, og de egendefinerte feltene som bedrifters innkjøpsavdelinger krever.

Last ned InvoiceFlow. Konverter dine løpende kundeforhold til månedlige retainere. Hold annonseforbruksfakturaene atskilt fra administrasjonshonorarfakturaene. Faktureringstydeligheten beskytter både relasjoner og inntekt.

Angela Torres er eier av Torres Marketing i Denver, Colorado, og leverer digital markedsføringsstrategi, innholdsmarkedsføring, administrasjon av sosiale medier, SEO og betalte annonseringstjenester for mellomstore bedrifter.