Invoice Flow app icon Invoice Flow management Obter a app
PT

O Cliente Que Pagou 23% do Que Nos Devia

Por Angela Torres, Proprietária de Agência de Marketing — Denver, CO

Fundei a Torres Marketing em 2016 com três clientes e um percurso de freelancer em estratégia de conteúdo. Cinco anos depois tinha 11 colaboradores, uma carteira de clientes sólida e uma situação de faturação que estava, silenciosamente, a destruir o negócio.

Em 2021 fiz uma auditoria detalhada às contas a receber. Os números eram maus. Tínhamos 84.000 € em faturas por cobrar — algumas com mais de 90 dias. Três clientes tinham saldos em aberto superiores a 12.000 € cada. Um desses clientes era, pelo número de faturas, um dos mais ativos — simplesmente não tinha pago a maior parte do que devia.

Quando contratei um advogado e iniciei um processo de cobrança sobre o maior saldo — 23.400 € — o cliente contestou 22 faturas, alegando que o trabalho não tinha sido entregue conforme descrito ou não tinha sido autorizado. Chegámos a acordo por 5.422 €. Vinte e três por cento do que deviam.

A causa raiz não foi a má-fé do cliente — embora houvesse alguma. A causa raiz foi a nossa estrutura de faturação. Estávamos a faturar mensalmente em regime de acerto por uma combinação de serviços com diferentes níveis de autorização, diferentes fluxos de aprovação e diferentes pessoas na organização do cliente. Do nosso lado, ninguém tinha documentado o que estava autorizado. Do lado deles, ninguém conseguia confirmar o que tinha sido aprovado.

Reconstruímos o modelo de faturação de raiz.

O Modelo de Avença

A primeira mudança estrutural foi converter todas as relações contínuas com clientes em avenças. A faturação mensal por avença, com um âmbito de serviços claramente definido, elimina a correria de fim de mês para faturar 23 linhas diferentes em 6 campanhas distintas.

Níveis de Avença Mensal:

O valor da avença é faturado no primeiro dia do mês. O trabalho começa quando a fatura é paga.

A Fatura Mensal de Avença

Editor de faturas do Invoice Flow app de uma agência de marketing — o contrato mensal, verba de anúncios do Google e Meta como linhas de repasse, uma taxa de gestão de 15% e um bônus por desempenho
Contrato, verba de anúncios repassada, a taxa de 15% detalhada — a transparência em que os clientes confiam.

O InvoiceFlow gera e envia no primeiro dia de cada mês:

Avença Mensal de Marketing — [Nome do Cliente] — [Mês Ano]:

O orçamento de publicidade paga está separado do valor da avença. Isto é importante. O investimento em anúncios varia de mês para mês. Misturá-lo com os valores de avença cria disputas sobre se o cliente está a ser cobrado por taxas de gestão ou por investimento em media.

Trabalho de Projeto Fora do Âmbito da Avença

Campanhas, lançamentos e entregáveis pontuais fora do âmbito da avença são orçamentados separadamente:

Proposta de Projeto — [Nome do Cliente] — [Data]:

A faturação em três fases para projetos protege ambas as partes. O cliente não paga o valor total antes de ver nada. Nós não entregamos tudo antes de recebermos nada.

Faturas de Gestão de Publicidade Paga

Faturas recorrentes do Invoice Flow app de uma agência de marketing — retainers de SEO, growth e social entre clientes em USD e GBP
Cada retainer se fatura sozinho no dia 1º — você aprova e envia, não cria do zero.

A publicidade paga envolve dois fluxos de faturação distintos: a taxa de gestão e o investimento real em anúncios. Nunca devem estar na mesma fatura:

Gestão de Publicidade Paga — [Nome do Cliente] — [Mês Ano]:

Reconciliação de Investimento em Publicidade — [Nome do Cliente] — [Mês Ano]:

O sistema de duas faturas evita qualquer confusão sobre o que é taxa de gestão e o que é investimento real em media. O cliente consegue ver exatamente o que as plataformas cobraram e exatamente o que estamos a acrescentar pela gestão.

O Negócio Após a Reconstrução da Faturação

Dois anos depois de reconstruir o modelo de faturação:

Não tivemos uma disputa de faturação em catorze meses. Não porque os clientes se tornaram mais cooperantes — são o mesmo tipo de clientes que servíamos antes. Mas porque as faturas agora documentam o que foi acordado, o que foi entregue e que autorização suporta a faturação.

O Que o InvoiceFlow Faz pelas Agências de Marketing

A faturação de uma agência de marketing envolve avenças mensais com documentação clara do âmbito, faturas separadas de taxa de gestão de publicidade paga e de reconciliação de investimento, faturação por marcos de campanhas de projeto e campos de PO para clientes empresariais. O InvoiceFlow trata de tudo isto a partir de uma única aplicação Android — faturas recorrentes geradas automaticamente no dia 1, faturação por marcos de projeto e os campos personalizados que os departamentos de compras corporativos exigem.

Descarregue o InvoiceFlow. Converta as suas relações contínuas com clientes em avenças mensais. Separe as suas faturas de investimento em anúncios das faturas de taxa de gestão. A clareza na faturação protege tanto as relações como a receita.

Angela Torres é a proprietária da Torres Marketing em Denver, Colorado, fornecendo estratégia de marketing digital, marketing de conteúdo, gestão de redes sociais, SEO e serviços de publicidade paga para empresas de média dimensão.