Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descargar la app
ES

El cliente que pagó el 23% de lo que nos debía

Por Angela Torres, propietaria de agencia de marketing — Denver, CO

Fundé Torres Marketing en 2016 con tres clientes y una trayectoria freelance en estrategia de contenidos. Cinco años después tenía 11 empleados, una sólida cartera de clientes y una situación de facturación que estaba destruyendo el negocio en silencio.

En 2021 hice una auditoría detallada de cuentas por cobrar. Los números eran malos. Teníamos $84.000 en facturas pendientes — algunas con más de 90 días de antigüedad. Tres clientes tenían saldos abiertos que superaban los $12.000 cada uno. Uno de esos clientes era, por número de facturas, uno de los más activos — simplemente no había pagado la mayor parte de lo que debía.

Cuando contraté a un abogado e inicié un proceso de cobro sobre el mayor saldo — $23.400 — el cliente disputó 22 facturas, alegando que el trabajo no se había entregado como se describía o que no había sido autorizado. Llegamos a un acuerdo por $5.422. El veintitrés por ciento de lo que debía.

La causa raíz no fue la mala fe del cliente — aunque algo hubo de eso. La causa raíz fue nuestra estructura de facturación. Habíamos estado facturando mensualmente a mes vencido por una combinación de servicios con distintos niveles de autorización, distintos flujos de aprobación y distintas personas dentro de la organización del cliente. Nadie por nuestro lado había documentado qué estaba autorizado. Nadie por su lado podía confirmar qué se había aprobado.

Reconstruimos el modelo de facturación desde cero.

El modelo de retainer

El primer cambio estructural fue convertir todas las relaciones continuas con clientes en retainers. La facturación mensual por retainer con un alcance de servicios claramente definido elimina la carrera de fin de mes para facturar 23 conceptos distintos repartidos en 6 campañas diferentes.

Niveles de retainer mensual:

La cuota del retainer se factura el primer día del mes. El trabajo comienza cuando la factura está pagada.

La factura mensual de retainer

Editor de facturas de Invoice Flow app de una agencia de marketing — la iguala mensual, la inversión publicitaria de Google y Meta como líneas de traspaso, una comisión de gestión del 15% y un bono por resultados
Iguala, inversión publicitaria traspasada, la comisión del 15% desglosada — transparencia en la que los clientes confían.

InvoiceFlow genera y envía el primer día de cada mes:

Retainer mensual de marketing — [Nombre del cliente] — [Mes Año]:

El presupuesto de publicidad pagada está separado de la cuota del retainer. Esto es importante. La inversión publicitaria varía de mes a mes. Mezclarla con la cuota del retainer genera disputas sobre si se le está cobrando al cliente por honorarios de gestión o por inversión en medios.

Trabajo de proyecto fuera del alcance del retainer

Las campañas, lanzamientos y entregables puntuales fuera del alcance del retainer se cotizan por separado:

Propuesta de proyecto — [Nombre del cliente] — [Fecha]:

La facturación en tres fases para proyectos protege a ambas partes. El cliente no paga el importe completo antes de ver nada. Nosotros no entregamos todo antes de recibir nada.

Facturas de gestión de publicidad pagada

Facturas recurrentes de Invoice Flow app de una agencia de marketing — igualas de SEO, growth y social entre clientes en USD y GBP
Cada iguala se factura sola el día 1 — tú apruebas y envías, no creas desde cero.

La publicidad pagada implica dos flujos de facturación separados: el honorario de gestión y la inversión publicitaria real. Nunca deberían estar en la misma factura:

Gestión de publicidad pagada — [Nombre del cliente] — [Mes Año]:

Conciliación de inversión publicitaria — [Nombre del cliente] — [Mes Año]:

El sistema de dos facturas evita cualquier confusión sobre qué es un honorario de gestión y qué es inversión real en medios. El cliente puede ver exactamente lo que cobraron las plataformas y exactamente lo que añadimos por la gestión.

El negocio después de reconstruir la facturación

Dos años después de reconstruir el modelo de facturación:

No hemos tenido una disputa de facturación en catorce meses. No porque los clientes se hayan vuelto más cooperativos — son el mismo tipo de clientes que atendíamos antes. Sino porque las facturas ahora documentan lo que se acordó, lo que se entregó y qué autorización respalda la facturación.

Lo que InvoiceFlow hace por las agencias de marketing

La facturación de una agencia de marketing implica retainers mensuales con documentación clara del alcance, facturas separadas de honorarios de gestión de publicidad pagada y de conciliación de inversión, facturación de campañas de proyecto con pagos por hitos, y campos de orden de compra corporativa para clientes empresariales. InvoiceFlow gestiona todo esto desde una sola app de Android — facturas recurrentes generadas automáticamente el día 1, facturación por hitos de proyecto y los campos personalizados que exigen los departamentos de compras corporativos.

Descarga InvoiceFlow. Convierte tus relaciones continuas con clientes en retainers mensuales. Separa tus facturas de inversión publicitaria de tus facturas de honorarios de gestión. La claridad en la facturación protege tanto las relaciones como los ingresos.

Angela Torres es la propietaria de Torres Marketing en Denver, Colorado, que ofrece estrategia de marketing digital, marketing de contenidos, gestión de redes sociales, SEO y servicios de publicidad pagada para empresas medianas.