Clientul care a plătit 23% din ceea ce ni se datora

De Angela Torres, proprietară de agenție de marketing — Denver, CO

Am fondat Torres Marketing în 2016 cu trei clienți și o experiență de freelancer în strategie de conținut. Cinci ani mai târziu aveam 11 angajați, o listă solidă de clienți și o situație a facturării care distrugea în liniște afacerea.

În 2021 am făcut un audit detaliat al creanțelor. Cifrele erau proaste. Aveam 84.000 $ în facturi restante — unele dintre ele mai vechi de 90 de zile. Trei clienți aveau solduri deschise care depășeau 12.000 $ fiecare. Unul dintre acei clienți era, după numărul de facturi, unul dintre cei mai activi — pur și simplu nu plătiseră cea mai mare parte din ceea ce datorau.

Când am angajat un avocat și am început un proces de recuperare a celui mai mare sold — 23.400 $ — clientul a contestat 22 de facturi, susținând că lucrarea nu fusese livrată așa cum a fost descrisă sau nu fusese autorizată. Ne-am înțeles pentru 5.422 $. Douăzeci și trei la sută din ceea ce datorau.

Cauza principală nu a fost reaua-credință a clientului — deși a existat și un pic din asta. Cauza principală a fost structura noastră de facturare. Facturaserăm lunar, în urmă, pentru o combinație de servicii cu niveluri de autorizare diferite, fluxuri de aprobare diferite și persoane diferite în organizația clientului. Nimeni de partea noastră nu documentase ce fusese autorizat. Nimeni de partea lor nu putea confirma ce fusese aprobat.

Am reconstruit modelul de facturare de la zero.

Modelul de abonament (retainer)

Prima schimbare structurală a fost convertirea tuturor relațiilor continue cu clienții în abonamente. Facturarea lunară prin abonament cu un domeniu de aplicare clar definit al serviciilor elimină alergătura de la sfârșitul lunii pentru a factura 23 de linii de articol diferite pentru 6 campanii diferite.

Niveluri de abonament lunar:

Foundation — 2.200 $/lună: Gestionarea calendarului de conținut, 8 postări sociale/săptămână, raport lunar de analiză
Growth — 4.800 $/lună: Blog optimizat SEO (4 postări/lună), social media, email (2/lună), panou de analiză
Full Service — 8.500 $/lună: Toate serviciile Growth + gestionare reclame plătite (cheltuieli de până la 15.000 $), apel lunar de strategie, raport competitiv
Enterprise — personalizat: Gestionarea completă a canalelor + director de cont dedicat

Tariful de abonament se facturează în prima zi a lunii. Munca începe când factura este plătită.

Factura de abonament lunar

Editorul de facturi al aplicației Invoice Flow al unei agenții de marketing — abonamentul lunar, cheltuielile de anunțuri Google și Meta ca linii de transfer, un comision de management de 15% și un bonus de performanță — Abonament, cheltuieli de anunțuri transferate, comisionul de 15% detaliat — transparența în care clienții au încredere.

InvoiceFlow generează și trimite în prima zi a fiecărei luni:

Abonament lunar de marketing — [Numele clientului] — [Luna Anul]:

Serviciu: Abonament de marketing [Numele nivelului]
Domeniu de aplicare: [Lista serviciilor incluse în nivel]
Raportare: Raport lunar de analiză livrat până la [Data]
Tarif lunar: 4.800,00 $
Termeni de plată: Net-15
Notă: Bugetul de publicitate plătită este facturat separat, în funcție de cheltuielile efective.

Bugetul de publicitate plătită este separat de tariful de abonament. Acest lucru este important. Cheltuielile publicitare variază de la lună la lună. Amestecarea lor cu tarifele de abonament creează dispute despre dacă clientul este taxat pentru comisioane de gestionare sau pentru cheltuieli media.

Munca pe proiect în afara domeniului de aplicare al abonamentului

Campaniile, lansările și livrabilele unice, în afara domeniului de aplicare al abonamentului, sunt cotate separat:

Propunere de proiect — [Numele clientului] — [Data]:

Proiect: Campanie de lansare de produs T4
Domeniul de aplicare al lucrării: Design pagină de destinație, secvență de email (5 email-uri), campanie socială (plătită + organică), creație publicitară (3 variante), monitorizare săptămâna de lansare
Interval de timp: [Data de început] – [Data de sfârșit]
Etapa 1 (Strategie și dezvoltare creativă, 30%): 3.600,00 $ — scadentă la începutul proiectului
Etapa 2 (Lansarea și gestionarea campaniei, 50%): 6.000,00 $ — scadentă la lansarea campaniei
Etapa 3 (Raportare și analiză, 20%): 2.400,00 $ — scadentă la finalizarea proiectului
Tarif total al proiectului: 12.000,00 $

Facturarea în trei etape pentru proiecte protejează ambele părți. Clientul nu plătește suma integrală înainte de a vedea ceva. Noi nu livrăm totul înainte de a fi plătiți cu ceva.

Facturi de gestionare a publicității plătite

Facturile recurente din Invoice Flow app ale unei agenții de marketing — contracte de SEO, creștere și social media pentru clienți în USD și GBP — Fiecare contract se facturează singur pe 1 — tu aprobi și trimiți, nu construiești de la zero.

Publicitatea plătită implică două fluxuri de facturare separate: comisionul de gestionare și cheltuiala publicitară efectivă. Ele nu ar trebui să fie niciodată pe aceeași factură:

Gestionare publicitate plătită — [Numele clientului] — [Luna Anul]:

Serviciu: Gestionare publicitate Paid Social + Search
Canale: Meta (Facebook/Instagram), Google Search
Comision de gestionare: 15% din cheltuielile gestionate
Cheltuieli gestionate în această perioadă: 18.400,00 $
Comision de gestionare (15%): 2.760,00 $
Notă: Cheltuielile publicitare sunt facturate separat prin conturile platformelor de publicitate
Termeni de plată: Net-15

Reconciliere cheltuieli publicitare — [Numele clientului] — [Luna Anul]:

Platformă: Meta Business Manager | Cont: [ID cont]
Cheltuieli brute: 11.200,00 $ | Procesare card de credit: 0,00 $
Cheltuieli nete facturate clientului: 11.200,00 $
Platformă: Google Ads | Cont: [ID cont]
Cheltuieli brute: 7.200,00 $ | Cheltuieli nete: 7.200,00 $
Total cheltuieli publicitare facturate: 18.400,00 $
Documentație justificativă: Capturi de ecran atașate
Termeni de plată: Net-15

Sistemul cu două facturi previne orice confuzie cu privire la ce este un comision de gestionare și ce este o cheltuială media efectivă. Clientul poate vedea exact ce au perceput platformele și exact ce adăugăm noi pentru gestionare.

Afacerea după reconstruirea facturării

La doi ani după reconstruirea modelului de facturare:

9 clienți activi cu abonament: 2.200 $ + 2.200 $ + 4.800 $ + 4.800 $ + 4.800 $ + 8.500 $ + 8.500 $ + personalizat + personalizat = aproximativ 52.000 $/lună recurent
Angajamente de proiect: aproximativ 18.000 $/lună
Comisioane de gestionare a publicității plătite: aproximativ 11.200 $/lună
Creanțe restante: sub 8.000 $ în orice moment — față de 84.000 $ înainte

Nu am avut o dispută de facturare de paisprezece luni. Nu pentru că clienții au devenit mai cooperanți — sunt aceleași tipuri de clienți pe care i-am servit înainte. Ci pentru că facturile documentează acum ceea ce a fost convenit, ceea ce a fost livrat și ce autorizare susține facturarea.

Ce face InvoiceFlow pentru agențiile de marketing

Facturarea agențiilor de marketing implică abonamente lunare cu documentarea clară a domeniului de aplicare, facturi separate pentru comisionul de gestionare a publicității plătite și reconcilierea cheltuielilor, facturarea campaniilor de proiect cu plăți pe etape și câmpuri PO corporative pentru clienții enterprise. InvoiceFlow gestionează toate acestea dintr-o singură aplicație Android — facturi recurente generate automat pe data de 1, facturare pe etape de proiect și câmpurile personalizate pe care le solicită departamentele de achiziții corporative.

Descărcați InvoiceFlow. Convertiți relațiile voastre continue cu clienții în abonamente lunare. Separați facturile pentru cheltuielile publicitare de facturile cu comisionul de gestionare. Claritatea facturării protejează atât relațiile, cât și veniturile.

Angela Torres este proprietara Torres Marketing din Denver, Colorado, oferind strategie de marketing digital, content marketing, gestionare social media, SEO și servicii de publicitate plătită pentru afaceri de dimensiuni medii.