Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

Клиент, который заплатил 23% того, что был должен

Анджела Торрес, владелица маркетингового агентства — Денвер, Колорадо

Я основала Torres Marketing в 2016 году с тремя клиентами и опытом фрилансера в контент-стратегии. Пять лет спустя у меня было 11 сотрудников, солидный список клиентов и ситуация с выставлением счетов, которая тихо разрушала бизнес.

В 2021 году я провела детальный аудит дебиторской задолженности. Цифры были плохими. У нас было $84 000 в неоплаченных счетах — некоторым из них было больше 90 дней. У трёх клиентов открытые балансы превышали $12 000 каждый. Один из этих клиентов был, по количеству счетов, одним из самых активных — он просто не оплатил большую часть того, что был должен.

Когда я привлекла юриста и начала процесс взыскания по самому крупному балансу — $23 400 — клиент оспорил 22 счёта, заявив, что работа не была выполнена так, как описано, или не была согласована. Мы урегулировали дело за $5 422. Двадцать три процента от того, что он был должен.

Первопричиной была не недобросовестность клиента — хотя и она присутствовала. Первопричиной была наша структура выставления счетов. Мы выставляли счета ежемесячно по факту за набор услуг с разными уровнями согласования, разными процессами утверждения и разными людьми в организации клиента. Никто с нашей стороны не задокументировал, что было согласовано. Никто с их стороны не мог подтвердить, что было утверждено.

Мы перестроили модель выставления счетов с нуля.

Модель ретейнера

Первым структурным изменением стал перевод всех текущих клиентских отношений на ретейнер. Ежемесячный биллинг по ретейнеру с чётко определённым объёмом услуг устраняет конце-месячную суету по выставлению счетов за 23 разные позиции по 6 разным кампаниям.

Уровни ежемесячного ретейнера:

Плата по ретейнеру выставляется первого числа месяца. Работа начинается после оплаты счёта.

Ежемесячный счёт по ретейнеру

Редактор счетов в приложении Invoice Flow у маркетингового агентства — ежемесячный ретейнер, рекламные бюджеты Google и Meta транзитными строками, комиссия за управление 15% и бонус за результат
Ретейнер, транзитный рекламный бюджет, прописанная комиссия 15% — прозрачность, которой доверяют клиенты.

InvoiceFlow создаёт и отправляет первого числа каждого месяца:

Ежемесячный маркетинговый ретейнер — [Имя клиента] — [Месяц Год]:

Бюджет на платную рекламу отделён от платы по ретейнеру. Это важно. Рекламные расходы меняются от месяца к месяцу. Их смешение с платой по ретейнеру порождает споры о том, берут ли с клиента плату за управление или за расходы на медиа.

Проектная работа вне рамок ретейнера

Кампании, запуски и разовые результаты вне объёма ретейнера оцениваются отдельно:

Коммерческое предложение по проекту — [Имя клиента] — [Дата]:

Трёхэтапная оплата проектов защищает обе стороны. Клиент не платит всю сумму, ничего не увидев. Мы не предоставляем всё, ничего не получив.

Счета за управление платной рекламой

Регулярные счета Invoice Flow app маркетингового агентства — SEO-, growth- и social-абоненты по клиентам в USD и GBP
Каждый абонент выставляет себя 1-го числа — вы утверждаете и отправляете, а не создаёте с нуля.

Платная реклама включает два отдельных потока биллинга: плата за управление и фактические расходы на рекламу. Они никогда не должны быть на одном счёте:

Управление платной рекламой — [Имя клиента] — [Месяц Год]:

Сверка рекламного бюджета — [Имя клиента] — [Месяц Год]:

Система из двух счетов исключает любую путаницу в том, что является платой за управление, а что — фактическими расходами на медиа. Клиент видит точно, сколько списали платформы, и точно, сколько мы добавляем за управление.

Бизнес после перестройки биллинга

Через два года после перестройки модели выставления счетов:

У нас не было ни одного спора по счетам в течение четырнадцати месяцев. Не потому, что клиенты стали сговорчивее — это те же типы клиентов, что и раньше. А потому, что счета теперь документируют, что было согласовано, что было выполнено и какое разрешение обосновывает биллинг.

Что InvoiceFlow делает для маркетинговых агентств

Выставление счетов в маркетинговом агентстве включает ежемесячные ретейнеры с чётким документированием объёма работ, отдельные счета за управление платной рекламой и сверку расходов, поэтапную оплату проектных кампаний и корпоративные поля PO для крупных клиентов. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного приложения для Android — регулярные счета с автосозданием первого числа, поэтапная оплата проектов и пользовательские поля, которые требуют корпоративные отделы закупок.

Скачайте InvoiceFlow. Переведите текущие клиентские отношения на ежемесячный ретейнер. Отделите счета за рекламный бюджет от счетов за плату за управление. Ясность в биллинге защищает и отношения, и доход.

Анджела Торрес — владелица Torres Marketing в Денвере, Колорадо, предоставляет услуги стратегии цифрового маркетинга, контент-маркетинга, ведения соцсетей, SEO и платной рекламы для среднего бизнеса.