Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan apl
MS

Pelanggan yang Membayar 23% daripada Apa yang Terhutang kepada Kami

Oleh Angela Torres, Pemilik Agensi Pemasaran — Denver, CO

Saya mengasaskan Torres Marketing pada 2016 dengan tiga pelanggan dan latar belakang bebas dalam strategi kandungan. Lima tahun kemudian saya mempunyai 11 pekerja, senarai pelanggan yang kukuh, dan situasi pengebilan yang secara senyap memusnahkan perniagaan.

Pada 2021 saya membuat audit akaun belum terima yang terperinci. Angkanya teruk. Kami mempunyai $84,000 dalam invois tertunggak — sebahagiannya lebih 90 hari lamanya. Tiga pelanggan mempunyai baki terbuka melebihi $12,000 setiap satu. Salah seorang pelanggan itu, dari segi bilangan invois, adalah antara yang paling aktif — mereka cuma tidak membayar kebanyakan yang terhutang.

Apabila saya melibatkan seorang peguam dan memulakan proses kutipan pada baki terbesar — $23,400 — pelanggan itu mempertikaikan 22 invois, mendakwa kerja tidak dihantar seperti yang diterangkan atau tidak dibenarkan. Kami menyelesaikannya pada $5,422. Dua puluh tiga peratus daripada apa yang terhutang.

Punca utama bukan niat jahat pelanggan — walaupun ada sedikit sebanyak. Punca utama ialah struktur pengebilan kami. Kami telah mengeluarkan invois setiap bulan secara tunggakan untuk gabungan perkhidmatan dengan tahap kebenaran yang berbeza, aliran kerja kelulusan yang berbeza, dan individu berbeza dalam organisasi pelanggan. Tiada sesiapa di pihak kami mendokumentasikan apa yang dibenarkan. Tiada sesiapa di pihak mereka dapat mengesahkan apa yang telah diluluskan.

Kami membina semula model pengebilan dari asas.

Model Pengekalan

Perubahan struktur pertama ialah menukar semua hubungan pelanggan berterusan kepada pengekalan. Pengebilan pengekalan bulanan dengan skop perkhidmatan yang ditakrifkan dengan jelas menghapuskan kekalut hujung bulan untuk mengeluarkan invois bagi 23 item baris berbeza merentasi 6 kempen berbeza.

Peringkat Pengekalan Bulanan:

Yuran pengekalan dibilkan pada hari pertama bulan. Kerja bermula apabila invois dibayar.

Invois Pengekalan Bulanan

Penyunting invois Invoice Flow app sebuah agensi pemasaran — retainer bulanan, perbelanjaan iklan Google dan Meta sebagai baris alihan, yuran pengurusan 15% dan bonus prestasi
Retainer, perbelanjaan iklan dialih, yuran 15% dijelaskan — ketelusan yang dipercayai pelanggan.

InvoiceFlow menjana dan menghantar pada hari pertama setiap bulan:

Pengekalan Pemasaran Bulanan — [Nama Pelanggan] — [Bulan Tahun]:

Bajet pengiklanan berbayar diasingkan daripada yuran pengekalan. Ini penting. Perbelanjaan iklan berbeza dari bulan ke bulan. Menggabungkannya dengan yuran pengekalan mencipta pertikaian tentang sama ada pelanggan dicaj untuk yuran pengurusan atau perbelanjaan media.

Kerja Projek di Luar Skop Pengekalan

Kempen, pelancaran, dan penghantaran sekali sahaja di luar skop pengekalan disebut harga secara berasingan:

Cadangan Projek — [Nama Pelanggan] — [Tarikh]:

Pengebilan tiga fasa untuk projek melindungi kedua-dua pihak. Pelanggan tidak membayar jumlah penuh sebelum melihat apa-apa. Kami tidak menghantar segalanya sebelum dibayar apa-apa.

Invois Pengurusan Pengiklanan Berbayar

Invois berulang Invoice Flow app bagi agensi pemasaran — retainer SEO, pertumbuhan dan sosial merentas pelanggan USD dan GBP
Setiap retainer membil sendiri pada 1 haribulan — anda luluskan dan hantar, bukan bina dari mula.

Pengiklanan berbayar melibatkan dua aliran pengebilan berasingan: yuran pengurusan dan perbelanjaan iklan sebenar. Kedua-duanya tidak seharusnya berada pada invois yang sama:

Pengurusan Pengiklanan Berbayar — [Nama Pelanggan] — [Bulan Tahun]:

Penyelarasan Perbelanjaan Pengiklanan — [Nama Pelanggan] — [Bulan Tahun]:

Sistem dua invois mencegah sebarang kekeliruan tentang apa yang merupakan yuran pengurusan dan apa yang merupakan perbelanjaan media sebenar. Pelanggan dapat melihat dengan tepat apa yang dicaj oleh platform dan dengan tepat apa yang kami tambah untuk pengurusan.

Perniagaan Selepas Pembinaan Semula Pengebilan

Dua tahun selepas membina semula model pengebilan:

Kami tidak mempunyai pertikaian pengebilan selama empat belas bulan. Bukan kerana pelanggan menjadi lebih bekerjasama — jenis pelanggan yang sama yang kami layani sebelum ini. Kerana invois kini mendokumentasikan apa yang dipersetujui, apa yang dihantar, dan kebenaran apa yang menyokong pengebilan.

Apa yang InvoiceFlow Lakukan untuk Agensi Pemasaran

Pengebilan agensi pemasaran melibatkan pengekalan bulanan dengan dokumentasi skop yang jelas, invois yuran pengurusan pengiklanan berbayar dan penyelarasan perbelanjaan yang berasingan, pengebilan kempen projek dengan bayaran pencapaian, serta medan PO korporat untuk pelanggan enterprise. InvoiceFlow mengendalikan kesemuanya daripada satu aplikasi Android — invois berulang dijana secara automatik pada hari pertama, pengebilan pencapaian projek, dan medan tersuai yang diperlukan oleh jabatan perolehan korporat.

Muat turun InvoiceFlow. Tukar hubungan pelanggan berterusan anda kepada pengekalan bulanan. Asingkan invois perbelanjaan iklan anda daripada invois yuran pengurusan. Kejelasan pengebilan melindungi kedua-dua hubungan dan pendapatan.

Angela Torres ialah pemilik Torres Marketing di Denver, Colorado, menyediakan strategi pemasaran digital, pemasaran kandungan, pengurusan media sosial, SEO, dan perkhidmatan pengiklanan berbayar untuk perniagaan bersaiz sederhana.