Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan aplikasi
ID

Klien yang Membayar 23% dari yang Terutang kepada Kami

Oleh Angela Torres, Pemilik Agensi Pemasaran — Denver, CO

Saya mendirikan Torres Marketing pada 2016 dengan tiga klien dan latar belakang freelance di strategi konten. Lima tahun kemudian saya memiliki 11 karyawan, daftar klien yang solid, dan situasi penagihan yang diam-diam menghancurkan bisnis.

Pada 2021 saya melakukan audit piutang usaha secara rinci. Angkanya buruk. Kami memiliki Rp84.000.000 dalam faktur tertunggak — beberapa di antaranya lebih dari 90 hari. Tiga klien memiliki saldo terbuka melebihi Rp12.000.000 masing-masing. Salah satu klien tersebut, berdasarkan jumlah faktur, adalah salah satu yang paling aktif — mereka hanya belum membayar sebagian besar dari yang mereka utang.

Ketika saya melibatkan pengacara dan memulai proses penagihan pada saldo terbesar — Rp23.400.000 — klien menyengketakan 22 faktur, mengklaim pekerjaan tidak dikirimkan seperti yang dijelaskan atau tidak diotorisasi. Kami menyelesaikannya seharga Rp5.422.000. Dua puluh tiga persen dari yang mereka utang.

Akar penyebabnya bukan itikad buruk klien — meski ada sedikit dari itu. Akar penyebabnya adalah struktur penagihan kami. Kami telah menagih bulanan secara mundur untuk kombinasi layanan dengan tingkat otorisasi berbeda, alur persetujuan berbeda, dan individu berbeda di organisasi klien. Tidak ada di pihak kami yang mendokumentasikan apa yang diotorisasi. Tidak ada di pihak mereka yang bisa mengonfirmasi apa yang telah disetujui.

Kami membangun ulang model penagihan dari nol.

Model Retainer

Perubahan struktural pertama adalah mengonversi semua hubungan klien berkelanjutan menjadi retainer. Penagihan retainer bulanan dengan lingkup layanan yang terdefinisi jelas menghilangkan kerepotan akhir bulan untuk menagih 23 item baris berbeda di 6 kampanye berbeda.

Tingkat Retainer Bulanan:

Biaya retainer ditagih pada tanggal 1 setiap bulan. Pekerjaan dimulai saat faktur dibayar.

Faktur Retainer Bulanan

Editor faktur Invoice Flow app milik agensi pemasaran — retainer bulanan, belanja iklan Google dan Meta sebagai baris pass-through, biaya manajemen 15%, dan bonus performa
Retainer, belanja iklan diteruskan, biaya 15% dirinci — transparansi yang dipercaya klien.

InvoiceFlow membuat dan mengirim pada tanggal 1 setiap bulan:

Retainer Pemasaran Bulanan — [Nama Klien] — [Bulan Tahun]:

Anggaran iklan berbayar dipisahkan dari biaya retainer. Ini penting. Belanja iklan bervariasi dari bulan ke bulan. Menggabungkannya dengan biaya retainer menciptakan sengketa tentang apakah klien dibebani biaya manajemen atau belanja media.

Pekerjaan Proyek di Luar Lingkup Retainer

Kampanye, peluncuran, dan deliverable sekali jalan di luar lingkup retainer dikutip terpisah:

Proposal Proyek — [Nama Klien] — [Tanggal]:

Penagihan tiga fase untuk proyek melindungi kedua pihak. Klien tidak membayar jumlah penuh sebelum melihat apa pun. Kami tidak mengirimkan semuanya sebelum dibayar apa pun.

Faktur Manajemen Iklan Berbayar

Faktur berulang Invoice Flow app milik agensi pemasaran — retainer SEO, growth, dan sosial di klien USD dan GBP
Setiap retainer menagih dirinya sendiri pada tanggal 1 — Anda setujui dan kirim, bukan membuat dari nol.

Iklan berbayar melibatkan dua aliran penagihan terpisah: biaya manajemen dan belanja iklan aktual. Keduanya tidak boleh berada di faktur yang sama:

Manajemen Iklan Berbayar — [Nama Klien] — [Bulan Tahun]:

Rekonsiliasi Belanja Iklan — [Nama Klien] — [Bulan Tahun]:

Sistem dua faktur mencegah kebingungan tentang apa yang merupakan biaya manajemen dan apa yang merupakan belanja media aktual. Klien dapat melihat persis apa yang dibebankan platform dan persis apa yang kami tambahkan untuk manajemen.

Bisnis Setelah Membangun Ulang Penagihan

Dua tahun setelah membangun ulang model penagihan:

Kami tidak pernah mengalami sengketa penagihan selama empat belas bulan. Bukan karena klien menjadi lebih kooperatif — jenis klien yang sama seperti yang kami layani sebelumnya. Karena faktur sekarang mendokumentasikan apa yang disepakati, apa yang dikirimkan, dan otorisasi apa yang mendukung penagihan.

Apa yang Dilakukan InvoiceFlow untuk Agensi Pemasaran

Penagihan agensi pemasaran melibatkan retainer bulanan dengan dokumentasi lingkup yang jelas, faktur biaya manajemen iklan berbayar dan rekonsiliasi belanja terpisah, penagihan proyek kampanye dengan pembayaran milestone, dan kolom PO korporat untuk klien enterprise. InvoiceFlow menangani semua ini dari satu aplikasi Android — faktur berulang dibuat otomatis pada tanggal 1, penagihan milestone proyek, dan kolom khusus yang diperlukan departemen pengadaan korporat.

Unduh InvoiceFlow. Konversi hubungan klien berkelanjutan Anda menjadi retainer bulanan. Pisahkan faktur belanja iklan dari faktur biaya manajemen. Kejelasan penagihan melindungi hubungan sekaligus pendapatan.

Angela Torres adalah pemilik Torres Marketing di Denver, Colorado, menyediakan strategi pemasaran digital, pemasaran konten, manajemen media sosial, SEO, dan layanan iklan berbayar untuk bisnis menengah.