Invoice Flow app icon Invoice Flow management Stáhnout aplikaci
CS

Klient, který zaplatil 23 % toho, co nám dlužil

Angela Torres, majitelka marketingové agentury — Denver, Colorado

Torres Marketing jsem založila v roce 2016 se třemi klienty a zkušeností freelancerky v obsahové strategii. O pět let později jsem měla 11 zaměstnanců, solidní portfolio klientů a fakturační situaci, která tiše ničila celý byznys.

V roce 2021 jsem provedla podrobný audit pohledávek. Čísla byla špatná. Měli jsme 84 000 $ v nezaplacených fakturách — některé z nich starší než 90 dní. Tři klienti měli otevřené zůstatky přesahující 12 000 $ každý. Jeden z těchto klientů byl podle počtu faktur jedním z nejaktivnějších — jen prostě nezaplatil většinu toho, co dlužil.

Když jsem najala advokáta a zahájila vymáhací proces u největšího zůstatku — 23 400 $ — klient rozporoval 22 faktur s tvrzením, že práce nebyla dodána tak, jak byla popsána, nebo nebyla schválena. Vyrovnali jsme se na 5 422 $. Dvacet tři procent toho, co dlužil.

Základní příčinou nebyla klientova zlá vůle — i když trocha jí tam byla. Základní příčinou byla naše fakturační struktura. Fakturovali jsme měsíčně zpětně za kombinaci služeb s různými úrovněmi schvalování, různými schvalovacími procesy a různými lidmi v organizaci klienta. Nikdo na naší straně nezdokumentoval, co bylo schváleno. Nikdo na jejich straně nedokázal potvrdit, co bylo odsouhlaseno.

Přestavěli jsme fakturační model od základů.

Paušální model

První strukturální změnou bylo převedení všech probíhajících vztahů s klienty na paušály. Měsíční paušální fakturace s jasně definovaným rozsahem služeb odstraňuje shon na konci měsíce s fakturací za 23 různých položek napříč 6 různými kampaněmi.

Úrovně měsíčních paušálů:

Paušální odměna se fakturuje prvního dne v měsíci. Práce začíná po zaplacení faktury.

Měsíční paušální faktura

Editor faktury v aplikaci Invoice Flow app u marketingové agentury — měsíční paušál, výdaje na reklamu Google a Meta jako přeúčtované položky, 15% poplatek za správu a výkonnostní bonus
Paušál, přeúčtované výdaje na reklamu, jasně uvedený 15% poplatek — transparentnost, které klienti věří.

InvoiceFlow generuje a odesílá prvního dne každého měsíce:

Měsíční marketingový paušál — [Jméno klienta] — [Měsíc rok]:

Rozpočet na placenou reklamu je oddělen od paušální odměny. To je důležité. Výdaje na reklamu se měsíc od měsíce liší. Jejich spojení s paušální odměnou vytváří spory o tom, zda je klientovi účtována odměna za správu, nebo mediální výdaje.

Projektová práce mimo rozsah paušálu

Kampaně, spuštění a jednorázové výstupy mimo rozsah paušálu se cenují samostatně:

Nabídka projektu — [Jméno klienta] — [Datum]:

Třífázová fakturace projektů chrání obě strany. Klient neplatí celou částku, než něco uvidí. My nedodáme vše, než dostaneme cokoli zaplaceno.

Faktury za správu placené reklamy

Opakované faktury v Invoice Flow app pro marketingovou agenturu — SEO, growth a social paušály napříč klienty v USD a GBP
Každý paušál se fakturuje sám 1. dne — vy schválíte a odešlete, nestavíte od nuly.

Placená reklama zahrnuje dva samostatné fakturační toky: odměnu za správu a skutečné výdaje na reklamu. Nikdy by neměly být na stejné faktuře:

Správa placené reklamy — [Jméno klienta] — [Měsíc rok]:

Vyúčtování výdajů na reklamu — [Jméno klienta] — [Měsíc rok]:

Systém dvou faktur zabraňuje jakémukoli zmatku ohledně toho, co je odměna za správu a co skutečné mediální výdaje. Klient přesně vidí, co si platformy naúčtovaly, a přesně, co k tomu přidáváme za správu.

Byznys po přestavbě fakturace

Dva roky po přestavbě fakturačního modelu:

Čtrnáct měsíců jsme neměli fakturační spor. Ne proto, že by se klienti stali vstřícnějšími — jsou to stejné typy klientů, jaké jsme obsluhovali dříve. Ale protože faktury nyní dokumentují, co bylo dohodnuto, co bylo dodáno a jaké schválení fakturaci podporuje.

Co InvoiceFlow dělá pro marketingové agentury

Fakturace marketingové agentury zahrnuje měsíční paušály s jasnou dokumentací rozsahu, oddělené faktury za odměnu za správu placené reklamy a za vyúčtování výdajů, projektovou fakturaci kampaní s platbami po milnících a pole pro firemní objednávky (PO) u enterprise klientů. InvoiceFlow to vše zvládá z jedné aplikace pro Android — opakované faktury automaticky generované prvního dne, fakturace po milnících projektu a vlastní pole, která vyžadují firemní nákupní oddělení.

Stáhněte si InvoiceFlow. Převeďte své probíhající vztahy s klienty na měsíční paušály. Oddělte faktury za výdaje na reklamu od faktur za odměnu za správu. Jasnost ve fakturaci chrání jak vztahy, tak příjmy.

Angela Torres je majitelkou Torres Marketing v Denveru v Coloradu, poskytující digitální marketingovou strategii, obsahový marketing, správu sociálních sítí, SEO a služby placené reklamy pro střední firmy.