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那个只付了欠款 23% 的客户

作者：Angela Torres，营销机构老板——科罗拉多州丹佛市

我在 2016 年创办了 Torres Marketing，当时只有三个客户，我自己有内容策略的自由职业背景。五年后，我有了 11 名员工、一份稳固的客户名单，以及一套正在悄悄毁掉这门生意的开票状况。

2021 年我做了一次详细的应收账款审计。数字很糟糕。我们有 84,000 美元的未付发票——其中一些已经超过 90 天。三个客户各自的未结余额都超过 12,000 美元。其中一个客户按发票数量算，是我们最活跃的客户之一——他们只是大部分欠款都没付。

当我聘请律师，并对最大一笔余额——23,400 美元——启动催收程序时，客户对其中 22 张发票提出异议，声称工作没有按描述交付，或者根本没有被授权。我们最终以 5,422 美元和解。相当于他们欠款的 23%。

根本原因并不是客户的恶意——尽管确实有一些。根本原因是我们的开票结构。我们一直在月末对一系列服务进行事后开票，而这些服务有不同的授权层级、不同的审批流程，涉及客户组织中不同的人。我们这边没有人记录哪些是被授权的。他们那边也没有人能确认哪些是被批准的。

我们从头重建了开票模式。

顾问费模式

第一个结构性改变，是把所有持续性的客户关系都转为顾问费模式。月度顾问费开票，配上明确定义的服务范围，消除了月末为 6 个不同活动中的 23 个不同明细项开票的手忙脚乱。

月度顾问费档位：

顾问费在每月第一天开票。付款到账后开始工作。

月度顾问费发票

Invoice Flow app 营销代理的发票编辑器——每月聘用费、作为转嫁项的 Google 和 Meta 广告投放、15% 管理费和一笔绩效奖金
聘用费、转嫁的广告投放、明列的 15% 费用——客户信赖的透明度。

InvoiceFlow 在每月第一天生成并发送：

月度营销顾问费——[客户名称]——[年月]：

付费广告预算与顾问费分开。这一点很重要。广告投放金额每月都在变化。把它和顾问费混在一起，会引发关于客户被收取的是管理费还是媒体投放费的争议。

顾问费范围之外的项目工作

顾问费范围之外的活动、发布和一次性交付另行报价：

项目提案——[客户名称]——[日期]：

项目的三阶段开票保护了双方。客户不必在看到任何成果之前就支付全款。我们也不必在收到任何款项之前就交付全部内容。

付费广告管理发票

Invoice Flow app 中营销机构的周期性发票——横跨 USD 和 GBP 客户的 SEO、增长和社媒顾问费
每份顾问费都在 1 日自动开票——你只需审批发送，无需从头制作。

付费广告涉及两条独立的开票流：管理费和实际广告投放费。它们绝不应出现在同一张发票上：

付费广告管理——[客户名称]——[年月]：

广告投放对账——[客户名称]——[年月]：

双发票系统避免了对哪部分是管理费、哪部分是实际媒体投放费的任何混淆。客户可以清楚地看到平台实际收取了多少，以及我们为管理加收了多少。

开票重建之后的业务状况

重建开票模式两年后：

我们已经 14 个月没有发生过开票争议。不是因为客户变得更配合了——我们服务的还是和以前一样的那类客户。而是因为现在的发票记录了双方约定的内容、交付的内容，以及支撑开票的授权依据。

InvoiceFlow 为营销机构做了什么

营销机构的开票涉及带有清晰范围说明的月度顾问费、独立的付费广告管理费和投放对账发票、带里程碑付款的项目活动开票，以及面向企业客户的采购订单（PO）字段。InvoiceFlow 通过一款 Android 应用即可处理所有这些——每月第一天自动生成周期性发票、项目里程碑开票，以及企业采购部门所需的自定义字段。

下载 InvoiceFlow。把你持续性的客户关系转为月度顾问费。把广告投放发票与管理费发票分开。开票的清晰既保护了关系，也保护了收入。

Angela Torres 是科罗拉多州丹佛市 Torres Marketing 的老板，为中型企业提供数字营销策略、内容营销、社交媒体管理、SEO 和付费广告服务。