Invoice Flow app icon Invoice Flow management Uygulamayı edin
TR

Bize Borçlu Olduğunun Yalnızca %23’ünü Ödeyen Müşteri

Angela Torres, Pazarlama Ajansı Sahibi — Denver, CO tarafından

Torres Marketing’i 2016’da üç müşteri ve içerik stratejisinde serbest çalışma geçmişimle kurdum. Beş yıl sonra 11 çalışanım, sağlam bir müşteri portföyüm ve sessizce işi yok eden bir faturalandırma durumum vardı.

2021’de ayrıntılı bir alacak hesapları denetimi yaptım. Rakamlar kötüydü. Ödenmemiş faturalarda 84.000 dolarımız vardı — bazıları 90 günden eskiydi. Üç müşterinin her birinin 12.000 doları aşan açık bakiyesi vardı. Bu müşterilerden biri, fatura sayısına göre en aktif müşterilerimizden biriydi — sadece borçlarının çoğunu ödememişlerdi.

Bir avukatla anlaşıp en büyük bakiye — 23.400 dolar — için tahsilat sürecine başladığımda, müşteri 22 faturaya itiraz etti; işin tarif edildiği gibi teslim edilmediğini ya da yetkilendirilmediğini iddia etti. 5.422 dolara anlaştık. Borçlarının yüzde yirmi üçü.

Kök neden müşterinin kötü niyeti değildi — biraz da o vardı. Kök neden bizim faturalandırma yapımızdı. Farklı yetkilendirme seviyeleri, farklı onay iş akışları ve müşteri organizasyonundaki farklı kişiler için bir hizmet karışımını aylık olarak dönem sonunda faturalandırıyorduk. Bizim tarafımızdan kimse neyin yetkilendirildiğini belgelememişti. Onların tarafından kimse neyin onaylandığını doğrulayamıyordu.

Faturalandırma modelini sıfırdan yeniden kurduk.

Retainer Modeli

İlk yapısal değişiklik, tüm devam eden müşteri ilişkilerini retainer’a (aylık danışmanlık ücreti) çevirmekti. Net tanımlanmış bir hizmet kapsamı olan aylık retainer faturalandırması, 6 farklı kampanyada 23 farklı kalem için ay sonu telaşını ortadan kaldırır.

Aylık Retainer Kademeleri:

Retainer ücreti ayın ilk günü faturalandırılır. Fatura ödendiğinde çalışma başlar.

Aylık Retainer Faturası

Bir pazarlama ajansının Invoice Flow app fatura editörü — aylık ücret, geçiş kalemleri olarak Google ve Meta reklam harcaması, %15 yönetim ücreti ve bir performans primi
Ücret, yansıtılan reklam harcaması, açıkça belirtilen %15 ücret — müşterilerin güvendiği şeffaflık.

InvoiceFlow her ayın ilk günü oluşturur ve gönderir:

Aylık Pazarlama Retainer’ı — [Müşteri Adı] — [Ay Yıl]:

Ücretli reklam bütçesi retainer ücretinden ayrılır. Bu önemlidir. Reklam harcaması aydan aya değişir. Bunu retainer ücretiyle birleştirmek, müşteriden yönetim ücreti mi yoksa medya harcaması mı alındığına dair anlaşmazlıklar yaratır.

Retainer Kapsamı Dışındaki Proje Çalışmaları

Retainer kapsamı dışındaki kampanyalar, lansmanlar ve tek seferlik teslimatlar ayrıca fiyatlandırılır:

Proje Teklifi — [Müşteri Adı] — [Tarih]:

Projeler için üç aşamalı faturalandırma her iki tarafı da korur. Müşteri hiçbir şey görmeden tüm tutarı ödemez. Biz de hiçbir ödeme almadan her şeyi teslim etmeyiz.

Ücretli Reklam Yönetimi Faturaları

Invoice Flow app'te bir pazarlama ajansının tekrarlayan faturaları — USD ve GBP müşterileri genelinde SEO, büyüme ve sosyal medya sabit ücretleri
Her sabit ücret ayın 1'inde kendini faturalıyor — sıfırdan oluşturmuyorsunuz, onaylayıp gönderiyorsunuz.

Ücretli reklam iki ayrı faturalandırma akışı içerir: yönetim ücreti ve gerçek reklam harcaması. Bunlar asla aynı faturada olmamalıdır:

Ücretli Reklam Yönetimi — [Müşteri Adı] — [Ay Yıl]:

Reklam Harcaması Mutabakatı — [Müşteri Adı] — [Ay Yıl]:

İki faturalı sistem, neyin yönetim ücreti neyin gerçek medya harcaması olduğu konusundaki her türlü karışıklığı önler. Müşteri, platformların tam olarak ne kadar ücretlendirdiğini ve bizim yönetim için tam olarak ne eklediğimizi görebilir.

Faturalandırma Yeniden Yapılandırıldıktan Sonra İş

Faturalandırma modelini yeniden kurduktan iki yıl sonra:

On dört aydır bir faturalandırma anlaşmazlığı yaşamadık. Müşteriler daha işbirlikçi olduğu için değil — daha önce hizmet verdiğimiz aynı tür müşteriler. Çünkü faturalar artık neyin kararlaştırıldığını, neyin teslim edildiğini ve faturalandırmanın hangi yetkiye dayandığını belgeliyor.

InvoiceFlow Pazarlama Ajansları için Ne Yapar

Pazarlama ajansı faturalandırması; net kapsam belgesiyle aylık retainer’ları, ayrı ücretli reklam yönetim ücreti ve harcama mutabakat faturalarını, kilometre taşı ödemeli proje kampanyası faturalandırmasını ve kurumsal müşteriler için satın alma emri (PO) alanlarını içerir. InvoiceFlow bunların tümünü tek bir Android uygulamasından yönetir — ayın ilk günü otomatik oluşturulan yinelenen faturalar, proje kilometre taşı faturalandırması ve kurumsal satın alma departmanlarının gerektirdiği özel alanlar.

InvoiceFlow’u indirin. Devam eden müşteri ilişkilerinizi aylık retainer’a çevirin. Reklam harcaması faturalarınızı yönetim ücreti faturalarınızdan ayırın. Faturalandırma netliği hem ilişkileri hem geliri korur.

Angela Torres, Denver, Colorado’daki Torres Marketing’in sahibidir; orta ölçekli işletmeler için dijital pazarlama stratejisi, içerik pazarlaması, sosyal medya yönetimi, SEO ve ücretli reklam hizmetleri sunar.