InvoiceFlow за продавачи на ръчно изработени изделия: пълното ръководство за фактуриране

Фактуриране за консигнация, едро, поръчки по поръчка, занаятчийски базари и онлайн продажби

Продавачите на ръчно изработени изделия работят с повече модели на фактуриране от почти всеки друг малък бизнес: консигнационни отчети с месечна инвентаризация, поръчки на едро с MAP политики и net-30, депозити по поръчки с условия за анулиране, разписки за продажба на дребно на базари и допълнителни фактури от платформи. InvoiceFlow се справя с всички тях от едно Android приложение — с шаблони за всеки тип фактуриране, проследяване на депозити за поръчки и формата на фактурата на едро, който търговците на дребно изискват.

Консигнационни отчетни фактури

Консигнацията е споразумението, при което продуктите ви стоят в магазина на търговец и получавате плащане само когато изделията се продадат. Месечните отчетни фактури проследяват какво се е продало, на каква цена и какъв е вашият дял.

Консигнационен отчет — [Име на търговеца] — [Месец Година]:

Данни за клиента:

Търговец: [Име на бизнеса] | Дата на консигнационното споразумение: [Дата]
Отчетен период: [Начална дата] – [Крайна дата]
Условия: [N]% за майстора | [N]% за търговеца (обикновено 60/40 или 50/50)

Общо дължимо за периода: [обща сума] лв.
Стока в наличност в края на периода: [N] бройки (виж приложения инвентарен дневник)
Бележки за инвентара: [Всякакви повредени, върнати или липсващи бройки]
Дължимо плащане: в рамките на [N] дни от този отчет

Винаги прилагайте инвентарен дневник. Дневникът трябва да изброява всяка бройка, която в момента се намира в магазина, по име на изделието, SKU (ако използвате такива) и цената на дребно, посочена на етикета. Без приложен дневник разчитате изцяло на броенето на търговеца.

Управление на риска при консигнация

Консигнацията блокира капитала ви в стока за неопределено време. За да управлявате това:

Определете максимален консигнационен период (напр. 90 дни), след който непродадените изделия се връщат за сметка на търговеца
Документирайте политиката за връщане в консигнационното споразумение и я посочвайте във всяка отчетна фактура
Фотографирайте инвентара си преди консигнация — документация на състоянието за всякакви претенции за повреди

Фактури за поръчки на едро

Редактор на фактури в Invoice Flow app на производител на свещи — соеви свещи и дифузер с пръчици на едро с SKU и PO на купувача в персонализирани полета — SKU, единични цени, PO на купувача — системата на бутика го приема като на всеки доставчик.

След като консигнационен търговец е доказал добри продажби, преминаването към едро е по-добро за паричния ви поток — получавате плащане независимо какво се продава.

Поръчка на едро — [Име на търговеца] — [Дата]:

Данни за клиента:

Клиент: [Име на бизнеса] | Клиентски №: [####]
Номер на поръчка: [PO-####]
Сертификат за препродажба: наличен | Сертификат №: [####] | Изтича: [Дата]
Адрес за фактуриране: [Адрес] | Адрес за доставка: [Адрес]

Изделия в поръчката:

[Име на продукта] — [SKU, ако е приложимо] | Кол.: [N] | Цена на едро: [цена] лв. | Общо: [общо] лв.
[Име на продукта] — [SKU] | Кол.: [N] | Цена на едро: [цена] лв. | Общо: [общо] лв.
Междинна сума: [общо] лв.
Доставка и обработка: [сума] лв.
ДДС: 0,00 лв. (сертификат за препродажба наличен)
Обща сума на поръчката: [общо] лв.

Условия за плащане: Net-30 MAP политика: цената на едро предполага, че изделията ще се продават на дребно на не по-малко от [N]× цената на едро (политика за минимална обявена цена). Нарушенията могат да доведат до загуба на правото за покупка на едро.

Формула за ценообразуване на едро

Повечето производители на ръчна изработка използват формула на едро, базирана на разходите:

Разходи за материали × [множител] = производствена себестойност
Производствена себестойност × 2 = цена на едро
Цена на едро × 2–2,5 = цена на дребно

Ако цената ви на дребно е 120 лв., цената ви на едро е приблизително 56–60 лв., а материалите и трудът трябва да са 28–30 лв. или по-малко на бройка, за да поддържате маржа.

Документирайте ценообразуването в условията си за едро — не във фактурата, а в клиентското споразумение. Търговците оценяват разбирането защо цената ви е такава, каквато е.

Език на MAP политиката

Включвайте MAP политика във всяка фактура на едро:

„Цената на едро предполага, че изделията ще се продават на дребно на не по-малко от [N]× цената на едро. [Име на ателието] си запазва правото да прекрати ценообразуването на едро за клиенти, за които е установено, че продават на дребно под MAP.“

За онлайн търговци разширете политиката до цените на онлайн обявите: „Включва цените в онлайн/маркетплейс.“

Фактури за поръчки по поръчка

Поръчка по поръчка — [Име на клиента] — [Дата]:

Данни за поръчката:

Поръчка: [Описание — напр. комплект от 8 каменинови чинии за хранене, глазура celadon по поръчка, монограмен печат]
Спецификации: [Размери, цвят на глазурата, покритие, количество, специфични изисквания]
Референтни изображения: [Приложени или посочени]
Прогнозно завършване: [Времеви диапазон]
Доставка: [Вземане на място / изпращане до адрес]

Ценообразуване:

Такса за поръчка: [сума] лв.
Надбавка за спешност (завършване в рамките на [N] седмици): [сума] лв.
Доставка: [сума] лв.
Общо: [обща сума] лв.

График на плащане:

Депозит (50%, невъзстановим, дължим при потвърждаване на поръчката): [депозит] лв.
Остатък (дължим при завършване, преди вземане или изпращане): [остатък] лв.

Политика за анулиране:

Депозитът е невъзстановим след потвърждаване
Анулиране след започване на производството: начислява се пълната такса за поръчката
Изделията по поръчка могат да бъдат предложени за обща продажба, ако поръчката бъде анулирана след производството

Документиране на спецификациите на поръчката

Разделът със спецификации на фактурата за поръчка играе двойна роля и като производствен запис. Бъдете конкретни:

Име и референтен номер на глазурата (ако проследявате глазури)
Размери: височина × ширина в сантиметри
Температура на изпичане и конус (ако е от значение за покритието)
Всякакви приложени референции или вдъхновяващи изображения

Колкото по-конкретна е фактурата, толкова по-малко е мястото за несъгласие относно това дали готовото изделие съответства на поръчаното.

Разписки за продажба на дребно на занаятчийски базари и пазари

Документи в Invoice Flow app на продавач на ръчна изработка — поръчка за свещи на едро, персонализирана поръчка за сватбени сувенири с депозит, платена поръчка за корпоративни подаръци и чернова — На едро, персонализирана поръчка с депозит, партида корпоративни подаръци — хобито вече е бизнес.

Разписка за продажба на дребно — [Име на ателието] — [Дата]:

Събитие: [Име на занаятчийския базар, локация]
[Изделие]: [цена] лв.
[Изделие]: [цена] лв.
Общо: [цена] лв.
Плащане: [В брой / С карта / Превод]
Забележка: Ръчно изработено [материал] — [Име на ателието, град]
Контакт: [Уебсайт, имейл]

Изпращайте разписките на имейла на клиента незабавно. Интериорните дизайнери, купувачите на подаръци и бизнес купувачите често се нуждаят от разписки за разходни отчети.

Фактури за платформи и онлайн пазари

За Etsy, собствения ви уебсайт или други платформи понякога са необходими допълнителни фактури:

Международни купувачи (подкрепа за митническа декларация)
Бизнес купувачи (разходни отчети)
Запитвания за едро, инициирани през платформата

Фактура за онлайн продажба — [Клиент] — [Дата]:

Поръчка от платформата №: [####] | Платформа: [Etsy / Уебсайт]
Изделие: [Описание] — [сума] лв.
Доставка: [сума] лв. | Общо: [обща сума] лв.
Забележка: Тази фактура е за [митнически / разходни] цели. Записът на транзакцията в платформата е меродавен.

Използване на InvoiceFlow за фактуриране на ръчна изработка

Екран с продукти в Invoice Flow app на бизнес за свещи — свещи, кутии, восъчни блокчета, дифузери и подаръчни комплекти със SKU и проследяван наличен запас — Всеки ред със свой SKU и брой наличности — рафтът на студиото, дигитализиран.

Консигнационни шаблони: Изградете месечен отчетен шаблон с табличен формат изделие/цена/процент. Приложете инвентарния дневник като PDF или го посочете по дата. Функцията за повтарящи се фактури на InvoiceFlow може автоматично да генерира напомнянето за отчет на един и същ ден всеки месец.

Шаблони за едро: Изградете отделни шаблони за нивата на едро и дистрибуция. Заредете предварително MAP политиката в полето „Бележки“. Запазете датата на изтичане на сертификата за препродажба в бележките на клиента.

Проследяване на депозити за поръчки: Когато клиент плати 50% депозит, InvoiceFlow записва плащането и генерира фактура за остатъка с останалата сума. И двете фактури се позовават на един и същ идентификатор на поръчката.

Разписки за занаятчийски базари: Изградете прост шаблон за разписка за продажба на дребно в InvoiceFlow. На базара попълнете изделията и общата сума, изберете клиента (или го добавете на място) и изпратете по имейл. Тридесет секунди на транзакция.

Ръководство за ценообразуване и маржа за продавачите на ръчна изработка

Устойчивата формула за ценообразуване на ръчно изработени стоки:

Разходи за материали на бройка: проследявайте реалните разходи
Разходи за труд на бройка: вашата почасова ставка × часове на бройка
Режийни разходи на бройка: наем на ателие, комунални услуги, инструменти ÷ произведени бройки
Производствена себестойност = материали + труд + режийни

Ценови нива:

Цена на дребно = производствена себестойност × 4–6 (4 за големи обеми; 6 за премиум/лимитирани)
Цена на едро = дребно ÷ 2–2,5
Консигнационен дял = цена на дребно × вашия процент (обикновено 50–60%)

Ако цената на едро не покрива 2× производствената себестойност, цената на дребно е твърде ниска или производствените разходи са твърде високи.

Контролен списък за фактури на ръчна изработка

Преди да изпратите която и да е фактура на едро или консигнация:

Име на клиента и период/дата на поръчката
Номер на поръчка за клиенти на едро
Сертификат за препродажба наличен (потвърден и неизтекъл)
Изброени продукти с единични цени и количества
Бележка за MAP политика за поръчки на едро
Отчетен период, списък с изделия и изчисление на процента за консигнация
Приложен инвентарен дневник за консигнационни отчети
Сума на депозита и дата на дължимост на остатъка за поръчки

Изтеглете InvoiceFlow. Изградете шаблона си за консигнационен отчет с референция към инвентарния дневник. Изградете шаблона си за едро с MAP политика и условия net-30. Добавете структурата на депозита към фактурите за поръчки. Бутиковият клиент, който поръчва всяко тримесечие, осигурява доход в месеците, когато базарите са слаби.

InvoiceFlow е безплатно Android приложение за фактуриране, създадено за собственици на малък бизнес. Изпращайте професионални фактури, проследявайте консигнационни отчети, управлявайте клиенти на едро с MAP политики и обработвайте депозити по поръчки — всичко от вашия телефон.