InvoiceFlow cho người bán đồ thủ công: Hướng dẫn lập hóa đơn toàn diện

Lập hóa đơn cho ký gửi, bán sỉ, đơn đặt riêng, hội chợ thủ công và bán hàng trực tuyến

Người bán đồ thủ công hoạt động với nhiều mô hình lập hóa đơn hơn gần như bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào khác: quyết toán ký gửi với đối chiếu tồn kho hằng tháng, đơn hàng sỉ với chính sách MAP và net-30, đặt cọc đơn đặt riêng với điều khoản hủy, biên nhận bán lẻ tại hội chợ thủ công, và hóa đơn bổ sung trên nền tảng. InvoiceFlow xử lý tất cả những việc này từ một ứng dụng Android — với mẫu cho từng loại hóa đơn, theo dõi đặt cọc cho đơn đặt riêng, và định dạng hóa đơn sỉ mà những người mua bán lẻ yêu cầu.

Hóa đơn quyết toán ký gửi

Ký gửi là hình thức mà sản phẩm của bạn nằm trong cửa hàng của nhà bán lẻ và bạn chỉ được trả tiền khi hàng bán được. Hóa đơn quyết toán hằng tháng theo dõi món nào đã bán, với giá bao nhiêu, và phần chia của bạn.

Quyết toán ký gửi — [Tên nhà bán lẻ] — [Tháng Năm]:

Chi tiết tài khoản:

• Nhà bán lẻ: [Tên doanh nghiệp] | Ngày ký hợp đồng ký gửi: [Ngày]
• Kỳ quyết toán: [Ngày bắt đầu] – [Ngày kết thúc]
• Điều khoản: [N]% cho người làm | [N]% cho nhà bán lẻ (thường là 60/40 hoặc 50/50)

Doanh số trong kỳ: | Món | Giá bán lẻ | SL bán | % người làm | Đơn giá/món | Tổng | | [Sản phẩm 1] | $[giá lẻ] | [N] | [N]% | $[số tiền] | $[tổng] | | [Sản phẩm 2] | $[giá lẻ] | [N] | [N]% | $[số tiền] | $[tổng] |

• Tổng số tiền chuyển trả trong kỳ: $[tổng]
• Hàng tồn cuối kỳ: [N] món (xem nhật ký tồn kho đính kèm)
• Ghi chú tồn kho: [Bất kỳ món nào hư hỏng, bị trả lại hoặc thất lạc]
• Hạn thanh toán: Trong vòng [N] ngày kể từ khi quyết toán

Luôn đính kèm một nhật ký tồn kho. Nhật ký nên liệt kê mọi món hiện có trong cửa hàng theo tên món, SKU (nếu bạn dùng), và giá bán lẻ ghi trên nhãn. Nếu không có nhật ký đính kèm, bạn đang hoàn toàn tin vào con số của nhà bán lẻ.

Quản lý rủi ro ký gửi

Ký gửi khiến vốn hàng tồn kho của bạn bị giữ vô thời hạn. Để quản lý việc này:

• Đặt thời hạn ký gửi tối đa (ví dụ: 90 ngày), sau đó các món chưa bán được sẽ được trả lại với chi phí do nhà bán lẻ chịu
• Ghi rõ chính sách trả hàng trong hợp đồng ký gửi và tham chiếu nó trên mọi hóa đơn quyết toán
• Chụp ảnh hàng tồn kho của bạn trước khi ký gửi — chứng từ tình trạng cho bất kỳ khiếu nại hư hỏng nào

Hóa đơn đơn hàng sỉ

Khi một nhà bán lẻ ký gửi đã chứng minh được khả năng bán chạy, chuyển sang bán sỉ sẽ tốt hơn cho dòng tiền của bạn — bạn được trả tiền bất kể món nào bán được.

Đơn hàng sỉ — [Tên nhà bán lẻ] — [Ngày]:

Chi tiết tài khoản:

• Khách hàng: [Tên doanh nghiệp] | Số tài khoản: [####]
• Số PO: [PO-####]
• Giấy chứng nhận bán lại: Đã lưu hồ sơ | Số giấy: [####] | Hết hạn: [Ngày]
• Địa chỉ xuất hóa đơn: [Địa chỉ] | Địa chỉ giao hàng: [Địa chỉ]

Các món trong đơn:

• [Tên sản phẩm] — [SKU nếu có] | SL: [N] | Giá sỉ: $[đơn giá] | Thành tiền: $[tổng]
• [Tên sản phẩm] — [SKU] | SL: [N] | Giá sỉ: $[đơn giá] | Thành tiền: $[tổng]
• Tạm tính: $[tổng]
• Vận chuyển và xử lý: $[số tiền]
• Thuế: $0,00 (đã lưu giấy chứng nhận bán lại)
• Tổng đơn hàng: $[tổng]

Điều khoản thanh toán: Net-30 Chính sách MAP: Giá sỉ giả định các món sẽ được bán lẻ với giá không thấp hơn [N]× giá sỉ (chính sách giá quảng cáo tối thiểu). Vi phạm có thể dẫn đến việc mất quyền mua sỉ.

Công thức định giá sỉ

Hầu hết người làm đồ thủ công dùng công thức giá sỉ dựa trên chi phí:

• Chi phí nguyên vật liệu × [hệ số] = chi phí sản xuất
• Chi phí sản xuất × 2 = giá sỉ
• Giá sỉ × 2–2,5 = giá bán lẻ

Nếu giá bán lẻ của bạn là 60$, giá sỉ của bạn vào khoảng 28–30$, và nguyên vật liệu cùng công lao động nên ở mức 14–15$ hoặc thấp hơn mỗi món để giữ được biên lợi nhuận.

Ghi rõ cách định giá trong điều khoản bán sỉ của bạn — không phải trên hóa đơn, mà trong hợp đồng tài khoản. Nhà bán lẻ đánh giá cao việc hiểu vì sao giá của bạn là như vậy.

Câu chữ cho chính sách MAP

Ghi chính sách MAP trên mọi hóa đơn sỉ:

“Giá sỉ giả định các món sẽ được bán lẻ với giá không thấp hơn [N]× giá sỉ. [Tên studio] có quyền ngừng áp dụng giá sỉ cho các tài khoản bị phát hiện bán lẻ dưới mức MAP.”

Với nhà bán lẻ trực tuyến, mở rộng chính sách đến giá niêm yết trực tuyến: “Bao gồm giá trên trang trực tuyến/sàn thương mại.”

Hóa đơn đơn đặt riêng theo yêu cầu

Đơn đặt riêng — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

Chi tiết đặt hàng:

• Đặt hàng: [Mô tả — ví dụ: bộ 8 đĩa ăn bằng gốm đá, men celadon tùy chỉnh, khắc chữ lồng]
• Thông số kỹ thuật: [Kích thước, màu men, hoàn thiện, số lượng, yêu cầu cụ thể]
• Hình ảnh tham chiếu: [Đính kèm hoặc tham chiếu]
• Dự kiến hoàn thành: [Khoảng ngày]
• Vận chuyển: [Tự lấy / giao đến địa chỉ]

Định giá:

• Phí đặt riêng: $[số tiền]
• Phụ phí gấp (hoàn thành trong vòng [N] tuần): $[số tiền]
• Vận chuyển: $[số tiền]
• Tổng: $[tổng]

Lịch thanh toán:

• Đặt cọc (50%, không hoàn lại, thanh toán khi xác nhận đơn): $[tiền cọc]
• Số dư (thanh toán khi hoàn thành, trước khi tự lấy hoặc giao hàng): $[số dư]

Chính sách hủy đơn:

• Tiền cọc không hoàn lại khi đã xác nhận
• Hủy sau khi đã bắt đầu sản xuất: tính toàn bộ phí đặt riêng
• Các tác phẩm đặt riêng có thể được đưa ra bán chung nếu đơn đặt bị hủy sau khi đã sản xuất

Ghi chép thông số của đơn đặt riêng

Phần thông số kỹ thuật của hóa đơn đặt riêng đóng vai trò kép như bản ghi sản xuất. Hãy cụ thể:

• Tên men và số tham chiếu (nếu bạn theo dõi các loại men)
• Kích thước: cao × rộng (theo inch)
• Nhiệt độ nung và số cone (nếu liên quan đến độ hoàn thiện)
• Bất kỳ hình ảnh tham chiếu hay ý tưởng nào đính kèm

Hóa đơn càng cụ thể, càng ít khoảng trống cho tranh cãi về việc tác phẩm hoàn thành có khớp với những gì đã đặt hay không.

Biên nhận bán lẻ tại hội chợ thủ công và chợ phiên

Biên nhận bán lẻ — [Tên studio] — [Ngày]:

• Sự kiện: [Tên hội chợ thủ công, địa điểm]
• Tổng: $[giá]
• Thanh toán: [Tiền mặt / Thẻ / Ví điện tử]
• Ghi chú: Đồ [chất liệu] thủ công — [Tên studio, thành phố, bang]
• Liên hệ: [Website, email]

Gửi biên nhận đến email của khách ngay lập tức. Nhà thiết kế nội thất, người mua quà tặng và khách doanh nghiệp thường cần biên nhận để làm báo cáo chi phí.

Hóa đơn nền tảng và sàn thương mại trực tuyến

Với Etsy, website riêng của bạn, hay các nền tảng khác, đôi khi cần hóa đơn bổ sung:

• Khách quốc tế (hỗ trợ khai báo hải quan)
• Khách doanh nghiệp (kê khai chi phí)
• Yêu cầu mua sỉ khởi phát từ nền tảng

Hóa đơn bán hàng trực tuyến — [Khách hàng] — [Ngày]:

• Đơn số trên nền tảng: [####] | Nền tảng: [Etsy / Website]
• Món: [Mô tả] — $[số tiền]
• Vận chuyển: $[số tiền] | Tổng: $[tổng]
• Ghi chú: Hóa đơn này phục vụ mục đích [hải quan / kê khai chi phí]. Bản ghi giao dịch trên nền tảng là bản có giá trị chính thức.

Dùng InvoiceFlow để lập hóa đơn cho đồ thủ công

Mẫu ký gửi: Dựng một mẫu quyết toán hằng tháng theo định dạng bảng món/giá/phần trăm. Đính kèm nhật ký tồn kho dưới dạng PDF hoặc tham chiếu theo ngày. Tính năng hóa đơn định kỳ của InvoiceFlow có thể tự động tạo lời nhắc quyết toán vào cùng một ngày mỗi tháng.

Mẫu bán sỉ: Dựng các mẫu riêng cho bậc bán sỉ và bậc phân phối. Nạp sẵn chính sách MAP vào trường Ghi chú. Lưu ngày hết hạn giấy chứng nhận bán lại trong phần ghi chú tài khoản khách hàng.

Theo dõi đặt cọc đơn đặt riêng: Khi khách thanh toán khoản đặt cọc 50%, InvoiceFlow ghi nhận khoản thanh toán và tạo hóa đơn số dư với số tiền còn lại. Cả hai hóa đơn đều tham chiếu cùng một mã đơn đặt riêng.

Biên nhận hội chợ thủ công: Dựng một mẫu biên nhận bán lẻ đơn giản trong InvoiceFlow. Tại hội chợ, điền các món và tổng tiền, chọn khách hàng (hoặc thêm ngay tại chỗ), và gửi qua email. Ba mươi giây mỗi giao dịch.

Hướng dẫn về giá và biên lợi nhuận cho người bán đồ thủ công

Công thức định giá bền vững cho hàng thủ công:

• Chi phí nguyên vật liệu mỗi món: theo dõi chi tiêu thực tế
• Chi phí lao động mỗi món: mức thù lao theo giờ × số giờ mỗi món
• Chi phí chung mỗi món: tiền thuê studio, tiện ích, dụng cụ ÷ số món sản xuất
• Chi phí sản xuất = nguyên vật liệu + lao động + chi phí chung

Các bậc giá:

• Giá bán lẻ = chi phí sản xuất × 4–6 (4 cho hàng số lượng lớn; 6 cho hàng cao cấp/giới hạn)
• Giá sỉ = giá bán lẻ ÷ 2–2,5
• Phần chia ký gửi = giá bán lẻ × phần trăm của bạn (thường 50–60%)

Nếu giá sỉ không bù được 2× chi phí sản xuất, thì giá bán lẻ quá thấp hoặc chi phí sản xuất quá cao.

Danh sách kiểm tra hóa đơn đồ thủ công

Trước khi gửi bất kỳ hóa đơn sỉ hay ký gửi nào:

• Tên tài khoản và ngày kỳ/ngày đơn hàng
• Số PO cho các tài khoản sỉ
• Giấy chứng nhận bán lại đã lưu (đã xác nhận và chưa hết hạn)
• Liệt kê chi tiết sản phẩm với đơn giá và số lượng
• Ghi chú chính sách MAP cho đơn hàng sỉ
• Kỳ quyết toán, danh sách món và tính toán phần trăm cho ký gửi
• Nhật ký tồn kho đính kèm cho các lần quyết toán ký gửi
• Số tiền đặt cọc và hạn thanh toán số dư cho đơn đặt riêng

Tải InvoiceFlow. Dựng mẫu quyết toán ký gửi với phần tham chiếu nhật ký tồn kho. Dựng mẫu bán sỉ với chính sách MAP và điều khoản net-30. Thêm cấu trúc đặt cọc vào hóa đơn đơn đặt riêng. Tài khoản boutique đặt lại hàng hằng quý mang lại thu nhập trong những tháng hội chợ ế ẩm.

InvoiceFlow là một ứng dụng lập hóa đơn miễn phí trên Android được xây dựng cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Gửi hóa đơn chuyên nghiệp, theo dõi quyết toán ký gửi, quản lý tài khoản sỉ với chính sách MAP, và xử lý đặt cọc đơn đặt riêng — tất cả từ điện thoại của bạn.