InvoiceFlow dla sprzedawców rękodzieła: kompletny przewodnik po fakturowaniu

Fakturowanie komisu, hurtu, zamówień na wymiar, targów rękodzieła i sprzedaży online

Sprzedawcy rękodzieła działają w większej liczbie modeli fakturowania niż niemal każda inna mała firma: rozliczenia komisowe z miesięczną inwentaryzacją zapasów, zamówienia hurtowe z polityką MAP i terminem 30 dni, zaliczki na zamówienia na wymiar z warunkami anulowania, paragony detaliczne z targów i dodatkowe faktury platformowe. InvoiceFlow obsługuje to wszystko z jednej aplikacji na Androida — z szablonami dla każdego typu fakturowania, śledzeniem zaliczek dla zamówień i formatem faktury hurtowej, którego wymagają kupujący detaliczni.

Faktury rozliczeń komisowych

Komis to układ, w którym Twoje produkty stoją w sklepie sprzedawcy, a Ty dostajesz zapłatę tylko wtedy, gdy się sprzedadzą. Miesięczne faktury rozliczeniowe śledzą, co się sprzedało, po jakiej cenie i jaki jest Twój udział.

Rozliczenie komisowe — [Nazwa sprzedawcy] — [Miesiąc rok]:

Dane konta:

• Sprzedawca: [Nazwa firmy] | Data umowy komisowej: [Data]
• Okres rozliczeniowy: [Data początkowa] – [Data końcowa]
• Warunki: [N]% dla twórcy | [N]% dla sprzedawcy (zazwyczaj 60/40 lub 50/50)

Sprzedaż w tym okresie: | Pozycja | Cena detaliczna | Ilość sprzedana | % twórcy | Za sztukę | Razem | | [Produkt 1] | [detal] | [N] | [N]% | [kwota] | [suma] | | [Produkt 2] | [detal] | [N] | [N]% | [kwota] | [suma] |

• Łączna wypłata w tym okresie: [suma]
• Zapas na koniec okresu: [N] sztuk (patrz załączony rejestr zapasów)
• Uwagi do zapasów: [Wszelkie uszkodzone, zwrócone lub brakujące sztuki]
• Płatność należna: w ciągu [N] dni od tego rozliczenia

Zawsze dołączaj rejestr zapasów. Rejestr powinien wymieniać każdą sztukę aktualnie w sklepie wg nazwy pozycji, SKU (jeśli ich używasz) i ceny detalicznej na metce. Bez dołączonego rejestru całkowicie ufasz liczeniu sprzedawcy.

Zarządzanie ryzykiem komisu

Komis zamraża kapitał w Twoim towarze na czas nieokreślony. Aby tym zarządzać:

• Ustal maksymalny okres komisu (np. 90 dni), po którym niesprzedane sztuki są zwracane na koszt sprzedawcy
• Udokumentuj politykę zwrotów w umowie komisowej i odwołuj się do niej na każdej fakturze rozliczeniowej
• Sfotografuj swój towar przed oddaniem w komis — dokumentacja stanu na wypadek roszczeń o uszkodzenia

Faktury zamówień hurtowych

Gdy sprzedawca komisowy udowodni sprzedawalność, przejście na hurt jest lepsze dla Twojego przepływu gotówki — dostajesz zapłatę niezależnie od tego, co się sprzeda.

Zamówienie hurtowe — [Nazwa sprzedawcy] — [Data]:

Dane konta:

• Klient: [Nazwa firmy] | Nr konta: [####]
• Numer zamówienia (PO): [PO-####]
• Zaświadczenie o odsprzedaży: w aktach | Nr zaświadczenia: [####] | Ważne do: [Data]
• Adres do faktury: [Adres] | Adres dostawy: [Adres]

Pozycje zamówienia:

• [Nazwa produktu] — [SKU, jeśli dotyczy] | Ilość: [N] | Cena hurtowa: [stawka] | Wartość: [suma]
• [Nazwa produktu] — [SKU] | Ilość: [N] | Cena hurtowa: [stawka] | Wartość: [suma]
• Suma częściowa: [suma]
• Wysyłka i obsługa: [kwota]
• VAT: [zgodnie z zasadami] (jeśli objęte zwolnieniem/odsprzedażą, wskaż podstawę)
• Suma zamówienia: [suma]

Warunki płatności: 30 dni Polityka MAP: Cena hurtowa zakłada, że produkty będą sprzedawane detalicznie po nie mniej niż [N]× ceny hurtowej (polityka minimalnej ceny reklamowanej). Naruszenia mogą skutkować utratą prawa do cen hurtowych.

Wzór ceny hurtowej

Większość twórców rękodzieła stosuje wzór hurtowy oparty na kosztach:

• Koszt materiałów × [mnożnik] = koszt produkcji
• Koszt produkcji × 2 = cena hurtowa
• Cena hurtowa × 2–2,5 = cena detaliczna

Jeśli Twoja cena detaliczna to 240 zł, hurt wynosi około 112–120 zł, a materiały i robocizna powinny wynosić 56–60 zł lub mniej za sztukę, aby utrzymać marżę.

Udokumentuj ceny w warunkach hurtowych — nie na fakturze, lecz w umowie konta. Sprzedawcy doceniają zrozumienie, dlaczego Twoje ceny są takie, jakie są.

Sformułowanie polityki MAP

Umieszczaj politykę MAP na każdej fakturze hurtowej:

„Cena hurtowa zakłada, że produkty będą sprzedawane detalicznie po nie mniej niż [N]× ceny hurtowej. [Nazwa pracowni] zastrzega sobie prawo do zaprzestania stosowania cen hurtowych wobec kont sprzedających poniżej MAP.”

Dla sprzedawców internetowych rozszerz politykę na ceny w ofertach online: „Obejmuje ceny w ofertach online/na platformach handlowych.”

Faktury za zamówienia na wymiar

Zamówienie na wymiar — [Nazwa klienta] — [Data]:

Szczegóły zamówienia:

• Zamówienie: [Opis — np. komplet 8 kamionkowych talerzy obiadowych, szkliwo celadon na zamówienie, pieczęć z monogramem]
• Specyfikacja: [Wymiary, kolor szkliwa, wykończenie, ilość, wymagania szczególne]
• Zdjęcia referencyjne: [Załączone lub wskazane]
• Szacowane ukończenie: [Zakres dat]
• Wysyłka: [Odbiór osobisty / wysyłka na adres]

Ceny:

• Opłata za zamówienie: [kwota]
• Dopłata za pilność (ukończenie w ciągu [N] tygodni): [kwota]
• Wysyłka: [kwota]
• Razem: [suma]

Harmonogram płatności:

• Zaliczka (50%, bezzwrotna, płatna przy potwierdzeniu zamówienia): [zaliczka]
• Reszta (płatna przy ukończeniu, przed odbiorem lub wysyłką): [saldo]

Polityka anulowania:

• Zaliczka bezzwrotna po potwierdzeniu
• Anulowanie po rozpoczęciu produkcji: naliczana pełna opłata za zamówienie
• Prace na wymiar mogą zostać wystawione do sprzedaży ogólnej, jeśli zamówienie zostanie anulowane po rozpoczęciu produkcji

Dokumentacja specyfikacji zamówienia

Sekcja specyfikacji na fakturze za zamówienie pełni jednocześnie rolę zapisu produkcyjnego. Bądź precyzyjny:

• Nazwa i numer referencyjny szkliwa (jeśli śledzisz szkliwa)
• Wymiary: wysokość × szerokość w centymetrach
• Temperatura i cone wypału (jeśli istotne dla wykończenia)
• Wszelkie załączone zdjęcia referencyjne lub inspiracyjne

Im bardziej precyzyjna faktura, tym mniej miejsca na spór o to, czy gotowa praca odpowiada zamówieniu.

Paragony detaliczne z targów i jarmarków

Paragon detaliczny — [Nazwa pracowni] — [Data]:

• Wydarzenie: [Nazwa targów rękodzieła, lokalizacja]
• Razem: [cena]
• Płatność: [Gotówka / Karta / Przelew]
• Uwaga: Ręcznie robione [medium] — [Nazwa pracowni, miasto, województwo]
• Kontakt: [Strona www, e-mail]

Wysyłaj paragony na e-mail klienta natychmiast. Projektanci wnętrz, kupujący prezenty i kupujący biznesowi często potrzebują paragonów do rozliczeń wydatków.

Faktury z platform i marketplace’ów online

Dla Etsy, własnej strony lub innych platform czasem potrzebne są dodatkowe faktury:

• Kupujący z zagranicy (wsparcie deklaracji celnej)
• Kupujący biznesowi (rozliczenie wydatków)
• Zapytania hurtowe zainicjowane przez platformę

Faktura sprzedaży online — [Klient] — [Data]:

• Nr zamówienia platformy: [####] | Platforma: [Etsy / Strona www]
• Pozycja: [Opis] — [kwota]
• Wysyłka: [kwota] | Razem: [suma]
• Uwaga: Ta faktura jest do celów [celnych / rozliczenia wydatków]. Zapis transakcji na platformie jest wiążący.

Korzystanie z InvoiceFlow do fakturowania rękodzieła

Szablony komisowe: Zbuduj szablon miesięcznego rozliczenia z formatem tabeli pozycja/cena/procent. Dołącz rejestr zapasów jako PDF lub odwołaj się do niego wg daty. Funkcja faktur cyklicznych w InvoiceFlow może automatycznie generować przypomnienie o rozliczeniu tego samego dnia każdego miesiąca.

Szablony hurtowe: Zbuduj osobne szablony dla poziomów hurtowego i dystrybucyjnego. Wgraj wstępnie politykę MAP w pole Notatki. Zapisz datę wygaśnięcia zaświadczenia o odsprzedaży w notatkach konta klienta.

Śledzenie zaliczek na zamówienia: Gdy klient wpłaci 50% zaliczki, InvoiceFlow rejestruje płatność i generuje fakturę na resztę z pozostałą kwotą. Obie faktury odwołują się do tego samego identyfikatora zamówienia.

Paragony z targów: Zbuduj prosty szablon paragonu detalicznego w InvoiceFlow. Na targach wypełnij pozycje i sumę, wybierz klienta (lub dodaj go na miejscu) i wyślij e-mailem. Trzydzieści sekund na transakcję.

Przewodnik po cenach i marżach dla sprzedawców rękodzieła

Zrównoważony wzór cenowy dla wyrobów ręcznych:

• Koszt materiałów na sztukę: śledź faktyczne wydatki
• Koszt robocizny na sztukę: Twoja stawka godzinowa × godziny na sztukę
• Koszt ogólny na sztukę: czynsz pracowni, media, narzędzia ÷ liczba wyprodukowanych sztuk
• Koszt produkcji = materiały + robocizna + koszty ogólne

Poziomy cenowe:

• Cena detaliczna = koszt produkcji × 4–6 (4 dla dużego wolumenu; 6 dla premium/limitowanych)
• Cena hurtowa = detal ÷ 2–2,5
• Udział komisowy = cena detaliczna × Twój procent (zazwyczaj 50–60%)

Jeśli cena hurtowa nie pokrywa 2× kosztu produkcji, cena detaliczna jest za niska lub koszty produkcji są za wysokie.

Lista kontrolna faktury rękodzieła

Przed wysłaniem jakiejkolwiek faktury hurtowej lub komisowej:

• Nazwa konta i data okresu/zamówienia
• Numer PO dla kont hurtowych
• Zaświadczenie o odsprzedaży w aktach (potwierdzone i nieprzeterminowane)
• Wyszczególnione produkty z cenami jednostkowymi i ilościami
• Notatka o polityce MAP dla zamówień hurtowych
• Okres rozliczeniowy, lista pozycji i obliczenie procentowe dla komisu
• Rejestr zapasów dołączony do rozliczeń komisowych
• Kwota zaliczki i termin płatności reszty dla zamówień na wymiar

Pobierz InvoiceFlow. Zbuduj szablon rozliczenia komisowego z odwołaniem do rejestru zapasów. Zbuduj szablon hurtowy z polityką MAP i terminem 30 dni. Dodaj strukturę zaliczki do faktur za zamówienia na wymiar. Konto butikowe zamawiające co kwartał zapewnia dochód w miesiącach, gdy targi idą słabo.

InvoiceFlow to darmowa aplikacja do fakturowania na Androida stworzona dla właścicieli małych firm. Wysyłaj profesjonalne faktury, śledź rozliczenia komisowe, zarządzaj kontami hurtowymi z polityką MAP i obsługuj zaliczki na zamówienia na wymiar — wszystko z telefonu.