InvoiceFlow pro prodejce ručních výrobků: Kompletní průvodce fakturací

Fakturace pro komisní prodej, velkoobchod, zakázky, řemeslné trhy a online prodej

Prodejci ručních výrobků fungují ve více fakturačních modelech než téměř kterýkoli jiný malý podnik: komisní vyúčtování s měsíční inventurou skladu, velkoobchodní objednávky se zásadami MAP a splatností 30 dní, zálohy na zakázkové kusy se stornovacími podmínkami, maloobchodní doklady z řemeslných trhů a doplňkové faktury z platforem. InvoiceFlow to vše zvládá z jedné aplikace pro Android — se šablonami pro každý typ fakturace, sledováním záloh na zakázky a formátem velkoobchodní faktury, který maloobchodní kupující vyžadují.

Komisní vyúčtovací faktury

Komisní prodej je uspořádání, kdy vaše výrobky leží v obchodě maloobchodníka a zaplaceno dostanete až po prodeji. Měsíční vyúčtovací faktury sledují, co se prodalo, za jakou cenu a jaký je váš podíl.

Komisní vyúčtování — [Název maloobchodníka] — [Měsíc a rok]:

Údaje o účtu:

• Maloobchodník: [Název firmy] | Datum komisní smlouvy: [Datum]
• Zúčtovací období: [Datum od] – [Datum do]
• Podmínky: [N] % výrobci | [N] % maloobchodníkovi (obvykle 60/40 nebo 50/50)

Prodeje za období: | Položka | Maloobchodní cena | Prodané ks | % výrobce | Za kus | Celkem | | [Produkt 1] | [maloobch. cena] | [N] | [N] % | [částka] | [celkem] | | [Produkt 2] | [maloobch. cena] | [N] | [N] % | [částka] | [celkem] |

• Celková úhrada za období: [celkem]
• Zásoba na konci období: [N] kusů (viz přiložený skladový list)
• Poznámky ke skladu: [Případné poškozené, vrácené nebo chybějící kusy]
• Splatnost: do [N] dnů od tohoto vyúčtování

Vždy přiložte skladový list. List by měl uvádět každý kus aktuálně v obchodě podle názvu položky, SKU (pokud je používáte) a cenovky s maloobchodní cenou. Bez přiloženého listu se plně spoléháte na počet maloobchodníka.

Řízení rizika komisního prodeje

Komisní prodej váže váš kapitál v zásobách na neurčito. Jak toto řídit:

• Stanovte maximální dobu komise (např. 90 dní), po které se neprodané kusy vrátí na náklady maloobchodníka
• Zdokumentujte podmínky vrácení v komisní smlouvě a odkazujte na ně na každé vyúčtovací faktuře
• Vyfotografujte svou zásobu před předáním do komise — dokumentace stavu pro případné reklamace poškození

Velkoobchodní faktury za objednávky

Jakmile komisní maloobchodník prokáže dobrou prodejnost, přechod na velkoobchod je lepší pro váš peněžní tok — dostanete zaplaceno bez ohledu na to, co se prodá.

Velkoobchodní objednávka — [Název maloobchodníka] — [Datum]:

Údaje o účtu:

• Zákazník: [Název firmy] | Č. účtu: [####]
• Číslo objednávky: [PO-####]
• Osvědčení pro další prodej: v evidenci | Č. osvědčení: [####] | Platnost do: [Datum]
• Fakturační adresa: [Adresa] | Doručovací adresa: [Adresa]

Položky objednávky:

• [Název produktu] — [SKU pokud existuje] | Množství: [N] | Velkoobchodní cena: [sazba] | Celkem: [celkem]
• [Název produktu] — [SKU] | Množství: [N] | Velkoobchodní cena: [sazba] | Celkem: [celkem]
• Mezisoučet: [celkem]
• Doprava a balné: [částka]
• Daň: dle platných předpisů (osvědčení pro další prodej v evidenci)
• Celkem za objednávku: [celkem]

Platební podmínky: splatnost 30 dní Zásada MAP: Velkoobchodní cena předpokládá další prodej za nejméně [N]násobek velkoobchodní ceny (zásada minimální inzerované ceny). Porušení může vést ke ztrátě nároku na velkoobchodní podmínky.

Vzorec pro stanovení velkoobchodní ceny

Většina výrobců ručních výrobků používá nákladový velkoobchodní vzorec:

• Náklady na materiál × [násobitel] = výrobní náklady
• Výrobní náklady × 2 = velkoobchodní cena
• Velkoobchodní cena × 2–2,5 = maloobchodní cena

Pokud je vaše maloobchodní cena 1 500 Kč, velkoobchodní je přibližně 700–750 Kč a náklady na materiál a práci by měly být 350–375 Kč nebo méně na kus, abyste udrželi marži.

Cenotvorbu zdokumentujte ve svých velkoobchodních podmínkách — ne na faktuře, ale ve smlouvě k účtu. Maloobchodníci ocení pochopení toho, proč je vaše cena taková, jaká je.

Formulace zásady MAP

Uvádějte zásadu MAP na každé velkoobchodní faktuře:

„Velkoobchodní cena předpokládá další prodej za nejméně [N]násobek velkoobchodní ceny. [Název ateliéru] si vyhrazuje právo ukončit velkoobchodní podmínky pro účty, u nichž zjistí prodej pod hranicí MAP.“

U online maloobchodníků rozšiřte zásadu i na ceny online nabídek: „Zahrnuje ceny na internetu/tržištích.“

Faktury za zakázkové kusy

Zakázka — [Jméno klienta] — [Datum]:

Údaje o zakázce:

• Zakázka: [Popis — např. sada 8 kameninových talířů, vlastní celadonová glazura, monogramové razítko]
• Specifikace: [Rozměry, barva glazury, povrchová úprava, množství, konkrétní požadavky]
• Referenční obrázky: [Přiloženy nebo odkázány]
• Odhadované dokončení: [Rozmezí termínů]
• Doprava: [Osobní odběr / odesláno na adresu]

Ceny:

• Cena zakázky: [částka]
• Příplatek za expresní zpracování (dokončení do [N] týdnů): [částka]
• Doprava: [částka]
• Celkem: [celkem]

Platební harmonogram:

• Záloha (50 %, nevratná, splatná při potvrzení objednávky): [záloha]
• Doplatek (splatný při dokončení, před odběrem nebo odesláním): [doplatek]

Stornovací podmínky:

• Záloha je při potvrzení nevratná
• Zrušení po zahájení výroby: účtuje se plná cena zakázky
• Zakázkové kusy mohou být nabídnuty k běžnému prodeji, pokud je zakázka zrušena po zahájení výroby

Dokumentace specifikací zakázky

Sekce specifikací na zakázkové faktuře slouží zároveň jako výrobní záznam. Buďte konkrétní:

• Název a referenční číslo glazury (pokud glazury evidujete)
• Rozměry: výška × šířka v centimetrech
• Teplota výpalu a žárový segment (je-li relevantní pro finiš)
• Případné reference nebo inspirační obrázky v příloze

Čím konkrétnější faktura, tím méně prostoru pro spory o tom, zda hotový kus odpovídá objednávce.

Maloobchodní doklady z řemeslných trhů

Maloobchodní doklad — [Název ateliéru] — [Datum]:

• Akce: [Název řemeslného trhu, místo]
• Celkem: [cena]
• Platba: [Hotově / Kartou / Převodem]
• Poznámka: Ruční [materiál] — [Název ateliéru, město]
• Kontakt: [Web, e-mail]

Posílejte doklady na e-mail zákazníka ihned. Bytoví designéři, kupující dárků a firemní kupující často potřebují doklady pro vyúčtování nákladů.

Faktury z platforem a online tržišť

Pro Etsy, vlastní web nebo jiné platformy jsou někdy potřeba doplňkové faktury:

• Zahraniční kupující (podpora celní deklarace)
• Firemní kupující (vykazování nákladů)
• Velkoobchodní poptávky iniciované přes platformu

Faktura za online prodej — [Zákazník] — [Datum]:

• Č. objednávky platformy: [####] | Platforma: [Etsy / Web]
• Položka: [Popis] — [částka]
• Doprava: [částka] | Celkem: [celkem]
• Poznámka: Tato faktura slouží pro [celní / nákladové] účely. Rozhodujícím záznamem je transakce na platformě.

Používání InvoiceFlow pro fakturaci ručních výrobků

Komisní šablony: Vytvořte měsíční vyúčtovací šablonu s formátem tabulky položka/cena/procento. Přiložte skladový list jako PDF nebo na něj odkažte datem. Funkce opakovaných faktur v InvoiceFlow umí automaticky vygenerovat připomínku vyúčtování ve stejný den každý měsíc.

Velkoobchodní šablony: Vytvořte samostatné šablony pro velkoobchodní a distribuční úrovně. Předvyplňte zásadu MAP do pole Poznámky. Uložte datum platnosti osvědčení pro další prodej do poznámek účtu klienta.

Sledování záloh na zakázky: Když klient zaplatí 50% zálohu, InvoiceFlow platbu zaznamená a vygeneruje fakturu na doplatek se zbývající částkou. Obě faktury odkazují na stejné ID zakázky.

Doklady z řemeslných trhů: Vytvořte v InvoiceFlow jednoduchou šablonu maloobchodního dokladu. Na trhu vyplňte položky a celkovou částku, vyberte zákazníka (nebo jej přidejte na místě) a odešlete e-mailem. Třicet sekund na transakci.

Průvodce cenotvorbou a marží pro prodejce ručních výrobků

Udržitelný vzorec pro cenotvorbu ručních výrobků:

• Náklady na materiál na kus: sledujte skutečné výdaje
• Náklady na práci na kus: vaše hodinová sazba × hodiny na kus
• Režijní náklady na kus: nájem ateliéru, energie, nástroje ÷ počet vyrobených kusů
• Výrobní náklady = materiál + práce + režie

Cenové úrovně:

• Maloobchodní cena = výrobní náklady × 4–6 (4 při vysokém objemu; 6 pro prémiové/limitované)
• Velkoobchodní cena = maloobchodní ÷ 2–2,5
• Komisní podíl = maloobchodní cena × vaše procento (obvykle 50–60 %)

Pokud velkoobchodní cena nepokryje 2× výrobní náklady, je maloobchodní cena příliš nízká nebo jsou výrobní náklady příliš vysoké.

Kontrolní seznam faktury pro ruční výrobky

Před odesláním jakékoli velkoobchodní nebo komisní faktury:

• Název účtu a datum období/objednávky
• Číslo objednávky pro velkoobchodní účty
• Osvědčení pro další prodej v evidenci (potvrzeno a s platností)
• Rozepsané produkty s jednotkovými cenami a množstvím
• Poznámka o zásadě MAP u velkoobchodních objednávek
• Zúčtovací období, seznam položek a výpočet procent u komisního prodeje
• Přiložený skladový list u komisních vyúčtování
• Výše zálohy a datum splatnosti doplatku u zakázkových objednávek

Stáhněte si InvoiceFlow. Vytvořte si šablonu komisního vyúčtování s odkazem na skladový list. Vytvořte velkoobchodní šablonu se zásadou MAP a splatností 30 dní. Přidejte strukturu záloh k zakázkovým fakturám. Butikový účet, který si objednává každé čtvrtletí, poskytuje příjem v měsících, kdy jsou trhy slabé.

InvoiceFlow je bezplatná fakturační aplikace pro Android vytvořená pro majitele malých firem. Odesílejte profesionální faktury, sledujte komisní vyúčtování, spravujte velkoobchodní účty se zásadami MAP a řešte zálohy na zakázkové kusy — vše z vašeho telefonu.